契約DXの最初の一歩に？株式会社Holmes、契約書の電子化代行サービス「ホームズクラウドSCAN」をリリース

最終更新日：2021-08-23（記事の情報は現在から1277日前のものです）

契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」を提供する株式会社Holmesが、契約書のスキャンと電子化を代行する「ホームズクラウドSCAN」をリリースしました。紙の契約書をまとめて郵送するだけで、スキャニングとPDFファイル化、「ホームズクラウド」へのデータ取り込みなどを代行してくれるそうです。

「ホームズクラウドSCAN」公式資料より

契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」を提供する株式会社Holmes^※は3月、契約書のスキャンと電子化を代行する「ホームズクラウドSCAN」をリリースしました。

※株式会社Holmesは、2021年8月21日にContractS株式会社へと社名変更

「ホームズクラウドSCAN」は、紙の契約書スキャンと電子化移行をフルサポートするサービスです。紙の契約書をまとめて郵送するだけで、スキャニングとPDFファイル化、自社が提供する契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」へのデータ取り込みを代行します。

さらに、契約管理台帳の作成、導入後の活用方法のミーティングサポートに至るまでをお任せできるそうです。

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ハードルの高い契約書の電子化

ペーパーレス化を目指すうえで、高いハードルとなるのが準備作業です。同社の安養寺鉄彦執行役員COOによると、これまでの契約書のスキャンや電子化のサポートは、依頼前の準備に手間暇がかかったり、入力項目にも制限があったりと、使い勝手の悪いサービスが多かったそう。

そのため、電子化への意欲はあっても、最終的にサービス依頼そのもののハードルが高くなっていました。「ホームズクラウドSCAN」は、そうした契約書のスキャンと電子化の負担を軽減するサービスとしてリリースされました。

契約書の電子化にあたって重要なセキュリティ面では、同社が情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS/ISO27001:2013)の認証を取得するとともに、ISMS、Pマーク（プライバシーマーク）を取得している機密書類・文書の廃棄や保管の専門業者である日本パープルと提携。

機密保持を担保しつつ、まとめて送られてきた契約書のホッチキスや付箋を取り外し、スキャンを重ねていく作業を可能にしました。

「ホームズクラウドSCAN」サービス資料より

電子化とともに紙の契約書を倉庫に保管

契約書を電子化した後も、紙の契約書は保存しておくのが一般的です。また、電子契約書として扱われるためには、電子帳簿保存法で定められた条件を満たす必要があります。

安養寺COOは「原本を破棄する場合、さまざまな法令上の要件を満たす必要があるなど、一定のハードルがあるのが現状です。裁判などが起きる場合に備えて、原本は残しておいた方がよいです」と話します。

そこで、「ホームズクラウドSCAN」では日本パープルと提携を行い、紙の契約書を保管するサービスも用意しました。日本パープルのセキュリティを強化した外部倉庫に、紙の契約書を保管することも可能です。

電子化によって現場の作業が煩雑に？

安養寺COOは「今は“DX”という言葉が一人歩きをしていますが、実現可能なDXは世の中にまだまだ少ないと感じています。リモートワークの普及によって部分的にDXツールを入れたり、一部に電子契約を取り入れたことで、紙と電子の両方を管理しなければならなくなり、逆に困っている現場も少なくありません」と話します。

そのうえで、「契約のDX化に向けて、一つひとつのペインを取り除き、最適なトータルシステムを提供していきたい。『ホームズクラウドSCAN』は、一度外部の電子化サービスの利用を検討したがある企業ほど、有用性を実感してもらえるはず」と自信をのぞかせていました。