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2018-08-03

クラウド型文書管理システムおすすめ徹底比較21選!

文書管理をクラウド化することによるメリットとは?クラウド型文書管理のおすすめシステムを紹介します。機能のポイントを絞って紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。※初回公開日:16/10/18
文書管理
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文書管理システムを導入することで、社内文書の一元管理が可能となり、閲覧制限の設定もできます。

財務報告などの文書を適正に扱うことを求めた法令、JSOX(金融商品取引法の規定)に対応するために導入する企業が増えています。

文書管理システムの選定ポイント

導入するシステムを選ぶ際には、財務諸表や契約書、業務マニュアルなどを電子データ化し、管理する事が目的なのか、あるいは文書を保存、共有して、どこでも閲覧できるようにする目的なのかなど、目的を明確化することが大切です。

また、導入形式やサポート体制を確認し、導入後にスムーズな運用ができそうか、チェックしましょう。

自社サーバーの導入、またその構築・運用や保守などの手間を省きたい場合は、クラウド型のシステムが最適であり、低コストでの導入が可能になります。

システムの操作性が悪いと、文書を探し出す事に時間がかかり、業務が非効率的になったり、社内に浸透しなくなったりするため注意が必要です。

本記事では、おすすめのクラウド型文書管理システムを「20個」紹介します!
さらに、ボクシルで紹介している各種クラウド文書管理システムのサービス資料を一括で見てサービスを比較したいという方は下記のリンクからどうぞ!

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また、本記事で掲載しきれなかったサービスや、紹介するサービスをさらに詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてみてください。

文書管理とは | システム比較32選【機能・価格・特徴】 | ボクシルマガジン
文書管理システム導入にお悩みの方必見!機能や価格、いつ使うのか、そもそも文書管理とは?など、知りたい情報をすべて網...

クラウド型文書管理システムの比較

Bigtincan Hub


  • ファイルの保管・共有は容量無制限
  • 独自の情報設計による「文書整理型」クラウド
  • PDF、Word、Excel、PowerPoint、動画や写真も対応

Bigtincan Hub は、容量無制限で文書を保管・共有・管理をできる文書管理システムです。独自の階層設計に従って保存するとファイルが見やすく整理されるため、ほしい情報がすぐに手に入れられるようになります。また、AIが過去の閲覧履歴を自動解析するので、資料の利用度や人気度を把握できます。

PDF、Word、Excel、PowerPointはもちろん、動画や写真など80種類以上の拡張子に対応しています。

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REXファイルファインダー


  • PDFやOffice文書を高速検索し探しやすいサムネイルを表示
  • ダウンロードすることなくファイルの中身を安全に確認
  • キーワードの出現分布を解析して有効なデータを上位に表示するアルゴリズムを搭載

REXファイルファインダーは、ファイルサーバーやDB、NASなどに蓄積された文書ファイルをサムネイル表示することで、高速な検索環境を実現する文書管理・検索サービスです。
対象サーバーなどの文書データを定期的に収集するため、高速な検索が可能、ダウンロードせずに閲覧が可能なため、強固なセキュリティも実現します。

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セキュアSAMBA Pro

  • 外部への流出を徹底的に遮断
  • CDM ポリシーの設定・適用
  • 対象アプリケーションを制御

セキュアSAMBA Proは、Office ファイル、PDF、Auto CAD ファイルなどを強制的に管理下のファイルサーバーに収集して、運用する仕組みの「CDM」を採用しているクラウド型文書管理システムです。

ファイルサーバーや外部とのファイル共有が基本機能で利用できるうえ、高いセキュリティ機能と情報資産化がセットになっているため、個々のセキュリティサービスを導入・運用するよりも低価格で利用できます。

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Fleekdrive

  • ドラッグ&ドロップで簡単にファイルを保管・保有
  • ファイル数やファイル容量が無制限
  • 古くなったファイルを自動処理

Fleekdriveは、文書ファイルのセキュリティを確保し、社外とのファイル共有も可能にするファイル・コラボレーションを実現します。
1つのファイルを一斉に編集することで、確認待ち時間や中断などの時間を削減できます。さらに、チャットによるコミュニケーションで、共同作業がスピードアップします。

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クラウドサインSCAN

  • 代行により、スキャンの手間をゼロに
  • 契約書をさまざまな条件で検索可能
  • アラート機能で更新日・終了日管理

クラウドサインSCANは、紙の契約書類の面倒なスキャンからクラウドサイン(クラウド契約サービス)上への書類情報の入力、データの取り込みまで、一貫して代行してくれるサービスです。

契約書をデータ化し、クラウドサイン上に取り込むことで、さまざまな条件での契約書検索、アラート機能を利用した更新日や解約日の自動通知など契約書管理の利便性向上が期待でき、ペーパレス化によるコスト削減と業務効率化を促進します。

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Note PM

  • WordやPowerPoint内の文章を一語一語まで検索
  • わざわざWordを作成せずスピード文書作成
  • NotePM内完結のチャットで情報共有を迅速に

NotePMは、ミーティング議事録・設計書・社内マニュアル・ノウハウ集など、さまざまなドキュメントをWebで効率的に管理する、ドキュメント専用の情報共有サービスです。
Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、ファイルの中身も全文検索。キーワードを入力すれば、ほしい情報がすぐ見つかります。

MyQuickクラウド

  • 更新手続きモレ0件を実現
  • 見やすいフォルダに自動分類
  • 一目でわかる関連契約

MyQuickクラウドは、誰でも簡単に、かつもれなく契約書を管理できるサービスです。

契約書は、期限が近くなったら自動で通知・更新できます。自動更新だと心配な方は、契約終了1,2か月前に通知、手動の契約更新といった組み合わせも可能です。フォルダの自動分類や関連契約の表示で、直感的にサービスを利用できます。

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J-MOTTOグループウェア

  • 一元的にグループウェアサーバーで管理
  • フォルダをツリー構造で分けカテゴリごとに文書やファイルを格納・共有
  • 細かい検索設定が可能

J-MOTTOグループウェアは、ビジネスに役立つ25種類のアプリケーションを標準搭載しており、導入してすぐに最大の効果を発揮し、セキュリティ対策やサポート体制も万全です。

文書名、コメント、所有者、更新日時からの検索や、フォルダごと、ファイルごとにアクセス権の設定が可能なのも魅力です。

特に徹底した不正アクセス防止対策、信頼性の高いデータセンター運用、二重化構造を採用した低障害設計は、法人にとって最適のサービスといえます。

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DOCUMENT MARK

  • 文書や帳票をPDF化
  • 分類・振分の自動化で効率化
  • 高度な検索機能

DOCUMENT MARKは、PDFでの文書管理システムに特化したサービスです。
光学的文字認識機能であるOCRを利用して手書き文字や紙媒体の文字も認識してテキスト化します。リンク機能により必要なデータも紐づけて管理できるので、文書だけでない高度な検索を実現できます。

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EdiGate/POST

  • 社外とのやり取り用EDIシステム
  • シンプルなUIで誰でも使いやすい
  • 納品書などの電子帳票つき

EdiGate/POSTは、社外とのEDI(電子化)を低コスト・短期間で実現するクラウドサービスです。
見積依頼書、注文書、納品書、検収一覧表などの帳票が準備され、用紙・印刷・郵送費用や、仕分け・発送などの人件費を削減し、作成から郵送までの時間を一気に短縮、ペーパレス化を実現します

Tradeshift

  • 工数とコストの削減
  • 業務のスピードアップ
  • アプリによる柔軟な機能拡張

Tradeshiftは、多国籍・他言語対応のBtoB電子取引のためのプラットフォームです。
請求書発行システムでもあり、従来のEDIにようにサーバーを持つ必要はなく、ブラウザさえあればどのような端末からでも使用可能です。取引文書の送受信、企業プロフィールや商品カタログの公開などの基本機能は無料で使用可能です。

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booMo

  • 保管スペース削減や社内文書の有効活用を目的にデータ化された大量の文書
  • デジタル化した社内文書や既存のデータファイル整理でお悩みの方に最適ツール
  • 登録されたファイルはカテゴリやタイトル、タグによる検索や全文・横断検索にも対応

booMoは、保管スペースの確保や、社内文書の有効活用で、データ化された文書の整理と管理を簡単に実現します。
登録されたファイルはカテゴリーやタイトル、タグによる検索のほか、全文検索、横断検索にも対応しており、貴重な資産を活きた情報に生まれ変わらせます。

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OfficeView

  • シンプルで統一的な操作と部署を基軸としたアクセス権限がコンセプト
  • グループウェアに望まれるさまざまな機能を「パーツ」として備える
  • これらの「パーツ」を直感的な操作で簡単に利用可能

OfficeViewは、スケジュール管理、会議室や備品などの設備予約、もちろんドキュメント管理を含めたさまざまな機能を「パーツ」として揃え、これらの「パーツ」を直感的な操作で簡単に利用できるグループウェアです。
多機能でありながら、必要なパーツだけを購入可能なため、コスト削減にもつながります。

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ASTRUX SaaS

  • 企業における一般文書やISO文書、記録などの運用・管理をWebベースで一元管理
  • 文書管理に関わるさまざまな業務を効率化
  • 社内でのスピーディな意思伝達・決定を可能にし、顧客のビジネス発展をサポート

ASTRUX SaaSは、サーバなどの初期投資なしで、すぐに運用可能なSaaS型ドキュメント&プロセス管理システムです。
文書の検索・参照・登録・編集はもちろん、申請・承認などのワークフローを実現、強固なセキュリティとともに、豊富なオプションで柔軟な拡張もできます。

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デジサインTab

  • 情報伝達にもっとも優れたプラットフォーム
  • 小規模~大規模までサポート可能なSaaSによるアプリケーション環境を提供
  • デジタルサイネージによる配信モードの他に、アーカイブ・アンケート・外部リンク各モードでビジネスをさらに進化

デジサインTabは、電子カタログ(MCM)、ペーパーレス会議、デジタルサイネージの機能を兼ね備えた、マルチデバイス対応アプリケーションです。
ペーパーレス会議終了後、共有資料が参加者のタブレットから削除されるなど、情報漏えいリスクを未然に防ぐなど、万全のセキュリティ環境を誇ります。

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JFT/Server

  • 24時間365日オンラインの実現
  • 充実したデータ交換機能とマルチプロトコルサポート
  • EDIシステムの拡張性

JFT/Serverは、企業内・企業間のデータ交換システムで要求される信頼性、耐障害性を確保し、データ交換を安全かつ確実に実現するEDIデータ交換ミドルウェアパッケージです。
任意のファイルフォーマットへの対応、不要ファイルの自動クリーンナップ機能を持ち、さまざまなアプリケーションとの連携も可能です。

EINS/EDI-Hub Nex

  • フルアウトソーシング型、SaaS型の2タイプから選択
  • 高信頼性・高パフォーマンスと運用負荷軽減
  • 業務アプリとの連携や個別要件にも柔軟に対応

EINS/EDI-Hub Nexは、企業間で発生する受発注、出荷、返品、請求、支払いなどのデータ交換を、ワンストップで提供するクラウド型EDIソリューションです。
マルチプロトコルに対応し、従来型EDIも次世代型EDIも、新たに設備投資することなく接続先を追加するだけでご利用可能、ニーズに合わせた運用が可能です。

OpenText Managed Services

  • マッピング(データフォーマット変換)代行
  • トランザクション状況を把握するドキュメント追跡サービス
  • SAP / Oracleシステムとの統合

OpenText Managed Serviceは、マッピング(データフォーマット変換)、接続、取引先導入支援、テスト、監視、エンドユーザーサポートなどの日々の業務を代行するアウトソーシングサービスです。
このため、取引先への接続を迅速に確立し、プロジェクト要員を必要に応じて適切な人数に増減できます。

EDI Express

  • 安全性に特化したEDIシステム
  • サーバーの24時間365日監視
  • 緊急時に備えてあらかじめカスタマイズ可能

EDI Expressは、註文書・納品書・請求書などのやりとりを行うEDIシステムを、自社クラウドで管理し、業務代行を行うサービスです。
システム更新やセキュリティ対策を含め、面倒な管理をすべて一任することで、コア業務への集中が実現します。

PROCURESUITE

  • 購買情報の一元化と可視化
  • 多言語・多通貨対応
  • 多彩なオプションとテンプレート

PROCURESUITEは、都度購買、カタログ購買、請求書実績払いの3パターンに対応し、企業の購買力強化とコスト削減を実現する間接材調達支援システムです。
購買に関するコンプライアンスを確保し、EDIによる業務の効率化で、企業全体のコスト削減効果が見込めます。

JFT/SaaS

  • 24時間365日ワンストップサービス
  • 高い信頼性・耐障害性
  • EDI専門部隊による運用保守

JFT/Saasは、JFT/Serverの機能を手軽なSaaS型で提供可能にした、EDIデータ交換サービスです。
ファームバンキング、EOS(オンライン受発注)、社内外のデータ交換を実現するほか、各種クラウドサービスやSalesforceとの連携も可能です。

E-repository

  • 利用者登録・認証機能
  • 投稿受理機能
  • アクセス解析機能

E-repositoryは、作成・管理している論文プレプリント、学位論文、ソフトウェア、電子教材、ファクトデータなどに関するメタデータベースの構築、一次情報のアップロード機能などで構成された情報管理システムです。
全文検索機能を実装し、多言語環境を実現するほか、不特定ユーザからの利用を可能とする認証機能も実装しています。

クラウド型文書管理システムの選び方のポイントは?

おすすめのクラウド型文書管理システムを20個紹介させていただきました。
共有権限など自社に合ったものをぜひお試しください!!

各文書管理システムの機能と料金の比較表をそれぞれ用意していますので、こちらも検討の際に参考にしてください!

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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