【2024年最新】おすすめ契約書管理システム比較13選｜機能・料金をまとめた比較表をプレゼント
近年DX化やペーパーレス化の流れは目覚ましく、 多くの企業が契約書などの書類を紙ではなく電子データで保管する選択をしています。
そこで注目されているのが契約書管理システム。煩雑で手間のかかる契約書管理業務を効率化し、セキュリティの向上も期待できる、契約書管理には欠かせないサービスです。
そこで「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめ契約書管理システム13選を厳選しました。さらに、各サービスの機能・料金をまとめた『比較表』もプレゼント ！ 契約書管理システムが気になる方は、『比較表』を使って自社に合うサービスを探してみましょう。
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契約書管理システムとは
契約書管理システムとは、紙の文書で締結されていた契約書を電子データ化しわかりやすく分類したものを、クラウド環境で一元管理するサービスのことです。
クラウドサービスのため、システム開発やメンテナンスが必要なく、権限による契約書へのアクセス制限、ログ管理といったセキュリティが充実しているのが特徴です。
クラウド管理と紙ベース管理の比較
契約書管理システムを活用したクラウド管理の場合、紙の契約書で一般的に行われている管理方法とどのように異なるのか比較していきます。
分類方法
紙の契約書の場合、さまざまな要素が個別に異なります。わかりやすく分類するには、想定される活用法をもとに、分類の基準となる項目を複数用意しなければなりません。
クラウドサービスでは、さまざまな活用法を想定した項目が事前に用意されていることが多いので、必要な項目をピックアップするだけでよく、頭を悩まさずに済むでしょう。
確認方法
紙の契約書を管理する際、決定された分類項目にしたがってExcelのような契約書管理台帳を作成し、契約書を一つひとつ登録します。この場合、目的の契約書を検索できても、詳細内容までは確認できないことがほとんどです。
クラウドサービスでは、契約書そのものをデータ化するため、データ化する手間はあるものの、管理台帳からの検索結果で契約書の詳細内容まで確認できます。契約書の有効期限を知らせるアラート機能を持つサービスも多く、契約書を効率的に管理・活用できるでしょう。
保管場所の確保
紙の契約書を管理する場合、Excel管理台帳でインデックス化しても、詳細内容を確認するには原本が必要になります。これを効率化するには、原本専用の保管場所を確保するとともに、インデックスに沿った形で整備・分類されている必要があります。
クラウドサービスでは原本の内容までインデックスから確認できるため、原本を社内に保管する必要性も低くなります。
契約書管理システムの選び方
契約書管理システムの導入する際は、次のポイントを比較して検討すると良いでしょう。
- 機能の有無よりも「中身」を見る
- セキュリティがしっかりしている
- クラウド型か、オンプレミス型か
- データ化や検索の精度は高いか
それぞれのポイントについて説明します。
機能の有無よりも「中身」を見る
契約書管理システムには、契約更新や通知機能、ワークフロー機能など、基本的な機能はどのサービスにも揃っています。そのため、機能の「有無」に困ることはありません。
差がつくのは、機能の有無ではなく「中身」です。たとえば、「ボタンが少なく操作性に優れている」「台帳を一括で取り込み・更新できる」など、機能の中身を見るようにしましょう。
無料お試し期間を設けているサービスもあるため、まずは複数のサービスを使ってみるのがオススメです。最終的に、機能性に優れていて使いやすいサービスを選びましょう。
セキュリティがしっかりしている
契約書管理システムを導入する際には、セキュリティも重要です。顧客情報を漏えいさせないためにも、契約書を安全に守ってくれるサービスを導入しましょう。
契約書管理システムには、一般的に次のようなセキュリティ機能があります。
- アクセス権限設定
- ログ管理
- 保存・印刷不可設定
どのサービスにも基本的なセキュリティ機能は備わっていますが「より強固なセキュリティにしたい」場合は、サービスが絞られます。そのため、「どのようなセキュリティ機能を、どれくらいのレベルで備えているか」を事前に確認しておきましょう。
クラウド型か、オンプレミス型か
契約書管理システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの導入形態があります。
クラウド型は、インターネット回線を使うことで「サービス」としてシステムを利用する方法です。サービス利用料が安価かつ、サーバー運用に手間がかからないといったメリットがあります。
一方のオンプレミス型は、ネットワーク機器やサーバーを購入することで、完全に自社で運用する方法です。サービスを自社でカスタマイズしやすい、セキュリティに強いといったメリットがあります。
クラウド型とオンプレミス型ではそれぞれ特徴が異なるため、自社の目的や予算に合った方法を選びましょう。
データ化や検索の精度は高いか
電子契約に移行する際は、一元管理するために紙として社内に保管されている契約書もデータ化しなければなりません。データ化機能はPDF形式で保存するものから、OCR機能（画像から文字を読み取り文書を自動作成する機能）まで種類はさまざまです。
またデータ化した膨大な契約書を管理する場合は、検索機能もポイントとなります。検索機能にも見出しだけで検索するものと、契約書の内容まで含めて検索する「全文検索」などの種類があり、管理のしやすさが大きく変わるため、注意が必要です。
導入前に念入りな情報収集を
契約書管理システムを導入することで情報漏えいといったリスクを回避できたり、契約書を探したりする手間が省けるため業務の効率化を図れます。
サービス選定で失敗しないためには、各サービスの情報収集を念入りに行い、料金や機能、特徴を比較することが重要です。まずは、これまで紹介した選び方を参考に、『比較表』を使って自社に合うサービスを絞り込んでみましょう。
各サービスの導入実績や特徴、よくある質問がまとまった資料は下記ボタンから無料でダウンロードできます。導入前の下調べにぜひお役立てください。
