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機能よりも重視すべきはUI!【クラウド型プロジェクト管理ツール】導入検討で重要視するべきこと

社内コミュニケーションプロジェクト管理・工数管理
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チームの連携を円滑に進める、プロジェクトの進捗を可視化する、プロジェクトごとのデータ管理など、プロジェクト管理ツールにはビジネスで欠かせない要素を多く含んでおり、中でもクラウド型のツールは低コストや導入のし易さから人気を集めています。

ツールを選定する際に多くの方が重視するのが「価格」そして「機能」です。
クラウド型ツールはユーザーごとの課金であることが多いため、企業の経済状況を意識しつつ価格を重視するのはとても大切ですね。
どんなに高性能なツールでもあまりに高額ならば費用対効果を得られない可能性があります。

しかし機能に関しては各ツールでの機能差が年々縮まりつつあり、プロジェクト管理ツールに必要な基本的機能が欠けているツールは恐らく存在しません。

そんな中各ツール独特の機能などを比較対象にしているようですが、それよりももっと重要なのがUI(ユーザーインターフェース)。

  • UI(ユーザーインターフェース)
    ユーザーとコンピューターの間で、情報をやり取りするための仕組み。ハードウェアではキーボードやマウス、ディスプレーなどを指し、ソフトウェアにおいては画面上でボタンをクリックするなどの操作方法や、ユーザーに提示するグラフィカルな各種の情報を指す。使いやすいコンピューターを開発するために重要視される。
    出典:コトバンク

ではなぜ機能よりUIを重視する必要があるのでしょうか?

1. UIが重要な理由

使いやすさ

プロジェクト管理ツールを利用する上で一番大切なのは、「どれだけ使いやすいツールか」ということです。

この「使いやすさ」を左右するのはもちろん価格でもなく機能でもなく、UIで決まります。

極論どんなに便利な機能が揃っていてもその機能を利用するためには当然ツールを操作しなければなりませんが、その操作があまりに煩雑だと使いやすいとは言えません。

「使いにくい」プロジェクト管理ツールは、業務効率悪化やストレスなど悪循環なビジネスしか生み出しません。

定着率を左右する

導入検討をする上で社員への定着率を考えることはとても大切であり、その定着率を左右するのもUIです。

プロジェクト管理を使うのは現場の社員ですが、ツールを利用するほとんどの社員が多機能よりも使いやすさを重視しています。

そのため前途した「使いやすさ」は悪循環なビジネスを生むだけでなく、現場への不定着により「導入失敗」につながるのです。

「こんなデータが見られれば便利」など機能を重視するのは経営層の人間であり、現場の定着率を考えるのならばUI重視が大切です。

クラウドだからこそ

クラウド型ツールのUIは基本的にサービスを提供している事業者の仕様に左右され、UIのカスタマイズが出来ることは皆無です。

自社でシステムを構築するオンプレミス型であれば自由にカスタマイズ出来るので現場の声をすぐに反映させることが出来ますが、クラウド型ではどんな要望があれどUIの仕様を変更することは出来ません。

そのためツールの選定は「使いやすい」UIを慎重に選定する必要があります。

2. 「使いやすい」UIを見分けるには

とにかく使ってみる

「使いやすい」UIを見分けるにあたり重要なのが、一度ツールを導入して使ってみることです。
幸いクラウド型ツールの多くは無料トライアルを実施しているので、コストをかけずに各ツールの使用感を把握することができます。

さらに言えば無料トライアルもシステム部門や経営層で行うのではなく、現場で実際に使用する社員に操作させることが大切です。

いくつかのツールを入れ替わり使用させるのは現場の混乱を若干招きますが、そこは現場の社員の理解を得ることと、費用対効果の得られるツールを導入するための犠牲と考えましょう。

導入時期を考慮する

現場の混乱を最小限に抑えるために、無料トライアルは企業の繁忙期などは避けた方がいいでしょう。

ある程度現場の業務が落ち着いた時期がおすすめです。

まとめ

プロジェクト管理ツールの機能は確かに重要ですが優先順位からすればUIの方が上位です。
まず最初にUI、そして次いで機能です。

現在プロジェクト管理ツールの導入検討を進めていて、機能重視でツールを選定している担当の方は「現場目線で検討出来ているか?」を改めて考え直す必要があるのではないでしょうか。

プロジェクト管理ツールのUIは全てを左右すると言っても過言ではありません。

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