請求書の管理どうしてる？取引先別管理・月別管理のメリットデメリットを徹底比較

請求書はなぜ管理が必要？

請求書は、取引先に「業務についての報酬を請求した」という事実を残すための重要な書類です。
後々「請求した」「いや、されていない」といったトラブルを防ぐためにも、しっかり管理しなくてはなりません。また、2重に発行してしまったり、紛失してしまったり、2重で振り込んでしまったり…ということになってしまったら、大きく信用を失う事になってしまいます。

また、請求書は法律によって決まった年数保管しておくことが定められています。
みなさんは、請求書をどのように管理していますか？

請求書の管理方法

請求書の管理方法には、【月別】と【取引先別】、2つの方法がよく取られています。
それぞれの方法について、比較してみたいと思います。

月別に管理する

請求書を月別に管理すると、その月全体の支払額・回収額が見やすいというのが大きなメリットです。経理処理において全体を把握する時に、月別に管理されていると見やすいです。ですので、この方法を取っている人が多いようです。

ただ、会社別にまとまっているというわけではないので、特定の会社の請求書を探すのが大変というデメリットも有ります。

取引先別に管理する

取引先が固定されていて、継続して請求書を発行しているときは、取引先別に管理すると分かりやすいです。

ただ、同じ月の請求書がバラバラに管理されてしまうので、月間の数字の動きを追うという作業が難しくなります。請求書も届いた順にファイリングしていくのではなく、取引先別に分類した上でファイリングする必要が有るため、取引先や請求書の数が多いと管理が煩雑になる恐れがあります。

オススメは状態別に保管すること

請求書が届いた時、支払いが済むまでは別管理にする、という方法もあります。実務上は、これがミス無く管理するためにはオススメの考え方です。

請求書が届いたら、額が間違ってないかを確認したあと、支払日別にまとめて管理しておきます。そして、支払期日が来たら請求書と振込先口座を照合し、正しく振り込みが行われているかチェックします。

振り込みが確認できたら、その場で請求書に「支払済」が分かる印をつけましょう。量が多ければ専用のスタンプを購入してもいいですし、手書きのサインでも良いと思います。請求書自体に確認した印をつけることで、後々の確認の手間や支払いミスを防ぐことが出来るのです。

いかがでしたか。請求書は適切に管理しなければ、経理上のトラブルになるだけでなく、信用を失うリスクを負ってしまいます。毎月必要な作業ですから、全体的な作業量も減るように工夫しつつ、適切な管理方法を構築してくださいね。

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