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何から始めていいか分からないという方は、まずはこのガイドを読んでその全体像を掴みましょう。その入門となる知識をご紹介します。このガイドでは採用サイト採用管理新卒採用サイト(掲載型)新卒採用サイト(ダイレクトリクルーティング)新卒採用サイト(その他)中途採用サイト(掲載型)中途採用サイト(ダイレクトリクルーティング)中途採用サイト(その他)パート・アルバイト・インターン採用サイト適性検査まで含めた一連の採用管理・採用サイトのサービスについてまとめています。
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採用管理・採用サイトサービスの図解とインフォグラフィック


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採用管理・採用サイトの基礎知識


1
採用管理システム・採用サイトとは

【採用管理システム】
採用管理システムとは「履歴書の管理、応募者の選考状況の管理、絞込、評価データの管理、応募者とのやり取り、通知」など、採用に関わる業務を1つのシステムで一元管理できるシステムです。最近ではクラウドを利用した採用管理システムも多くありますし、様々な企業で取り入れられています。採用管理システムを取り入れることで、応募者データや採用状況データが簡単に見える化され、単純な作業は自動化することができます。
【採用サイト】
採用サイトとは、求める人材や職種など様々な条件で、登録している企業と求職者をつなげてくれるマッチングのプラットフォームです。採用サイトは、例えば「新卒、エンジニア、潜在層、web系職種...」など、様々な点に特化したものも多くありますし、全部を網羅しているものもありますので、自分たちにピッタリ合うサイトが見つかりやすいです。

2
採用管理システム・採用サイトの基本機能

・求人管理
求人を今どれくらい出しているのか、どの求人がどれくらい見られているか、応募されているかなど、求人に関するデータを簡単に管理することができます。また、複数の求人を一度に管理することができるので、比較・改善が簡単に行なえます。
・求職者の検索
もちろん求職者を検索することも簡単にできます。採用したい職種や年齢など、様々な条件を設定して自分たちの求める人材をピンポイントで検索することができます。
・メールの送受信
メールを送受信して求職者の方と連絡を取り合うことができます。わざわざメールを交換したりする必要が無く、システムやサイト上で連絡が取れるので手軽に利用できます。
・日程調整
面接の日程などをシステム・サイト上で管理することができるので、内部のメールと連携して日程調整ができるモノもあります。
・進捗管理
今誰がどの選考段階にいるのかや、その人がどんな人なのかを管理することもできます。採用サイトではこの機能が無いモノもありますが、採用管理システムではほぼ一元管理ができます。
【採用管理の独自機能】
採用管理システムとサイトの違いとして、以下の特徴があります。
・他サービスとの連携
他サービスとの連携をすることで、今まで手動で管理していたものが自動でできたり、採用してからの勤怠管理などが自動で紐付けられたりなど、幅が広がります。

3
採用管理システムはなぜ必要か

・選考から採用までをスピーディーに行う必要
まず1つ目は選考のスピードです。どんなに自分たちの会社に合った人を見つけたとしても、先に他の会社への入社が決まってしまっては、その人を見つけるまでにかかった時間や面接などをしていた時間などが無駄になってしまいます。出来るだけ早く、人の検索から選考、採用までを行う必要があります。
・応募者の情報を事前に把握する必要
選考をスピーディーに行うためには、選考がスタートする前に出来るだけ多くの応募者の情報を知っておく必要があります。そのためには事前に応募者の経歴を把握したり、スキルを把握したり、年収の把握なども必要になってきます。それらの情報を面接の中で聞いていくとその分時間がかかってしまいます。その面接でスキルが自分たちの求めるレベルに無かったり、給料の価値観が合わなかった場合に、その面接時間がお互いにとって無駄になってしまいます。そのため、ある程度面接に入る前に情報を入手できる、採用管理システムが必要となります。
・選考過程を効率化する必要
選考過程において、メールを毎回一から作ることなど、簡単な作業だけど地味に時間がとられる作業があります。その作業を定型分を自動で送るなど、自動化できるとこは自動化してしまうことで、全体の作業時間を削減することができます。そのため、採用の一連の流れをスピーディーに行うことができます。そこで浮いた時間を他の作業に充てることもできます。

4
採用管理システムを導入するメリット

・採用コストの削減
採用管理システムを使うことで、今まで担当者が手作業で行っていたことがシステム上で自動でできるようになります。そのため、今まで担当者に使っていた人件費/時間を減らすことができます。そのため総合的に見ると採用に関するコストを削減することができます。
・採用データの見える化
今までは自分たちで紙をまとめて保管していたり、エクセルにまとめたりなど自分たちで工夫をしながらデータを管理していたと思います。しかし、採用管理システムを使うことで自動でデータをまとめて視覚化してくれるので、今までより早く、簡単に、見やすくデータをまとめることができます。
・優秀な人材の確保
採用管理システムを使うことで、採用過程における時間が圧倒的に短くなります。そのため優秀な人材に対してのアプローチにかかる時間もはやくなり、他社に取られてしまう前に自分たちから行動することができます。そのため優秀な人材を確保しやすくなります。
【採用管理システム独自のメリット】
・他サービスとの連携
採用管理システムの大きなメリットはやはり他サービスとの連携です。採用管理と勤怠管理を連携したり、マイナンバー管理などと連携したりすることで、スムーズに社員の情報を管理することができます。

5
採用管理システム・採用サイトを導入する上で比較するべきポイント

・どこまで自動化できるか
採用管理システムを導入する目的の一つとして、採用活動の効率化があります。そのためには、どこからどこまでの作業を自動でやってくれるのか、といたことがとても重要です。サービスによって違うところもあるので、自分が必要な点が自動化されるのかは確認する必要があります。
・コスト
サービスによって費用や、支払い方が異なります。月額費用なのか、成功報酬なのか、価格はいくらなのか、など事前に調べてシミュレートしておくことで、コストのリスク管理ができます。
・デザインの使いやすさ
どのサービスが一番使いやすいのか、しっかり確認しておく必要があります。使いにくいサービスですと、どんなに機能がよくても効率が落ちてしまいます。無料体験版等で事前に試すことが必要です。
・求人の管理方法
求人が複数出せるのか、それともひとつのなのか、それぞれの求人の状態はどうなのかなど、メインのところである求人の管理がどの程度できるのか、どういった指標で見れるのかなど、確認しておく必要があります。
・データの分析
いままで求人の応募してきた人の動向や、自分たちが採用した人の情報を分析することで、様々な傾向が見えてきます。その結果として今後の採用活動が効率的にもなります。
【採用サイトの比較ポイント】
・求める人材が登録しているか
サイトによっては、ある職種に特化していたり、はたまた職種や経歴は特に関係なく大勢が登録しているといったようにサイトに寄って様々です。そのため、自分たちがどのような人材が欲しいのかを予めしっかりと明確にしておき、その人材が登録しているのかを確認する必要があります。
・コスト
サイトによって費用や、支払い方が異なります。月額費用なのか、成功報酬なのか、価格はいくらなのか、など事前に調べてシミュレートしておくことで、コストのリスク管理ができます。
・レコメンド機能
採用サイトには、自分たちの求める会社に会う人材であったり、設定した条件にあう人材を、採用サイト側がオススメしてくれる機能が付いているサイトも有ります。自分たちでは見つけられなかったような人材を発見することができるかもしれませんし、必要ない人には邪魔な機能にもなってしまいます。事前にこの機能が必要かどうかを確認しておく必要があります。

6
採用管理システムの導入に成功するため、失敗しないためのポイント

・導入から使用開始までの時間
採用管理システムを導入することを決めてから、どのくらいの時間で仕様を開始できるのかは非常に大切です。どんなにいいものだとしても、使用開始までに時間がかかってしまっては、優秀な人材を取り逃してしまう可能性もあります。
・導入の目的
導入の目的を最初に定めておかないと、せっかく導入したサービスがあまり効果がないということもあります。機能はどのようなものを求めているのか、予算はどの程度を考えているのか、そしてその場合は採用管理システムと採用サイトのどちらを利用するほうが良いのか、など事前にしっかりと考えておくことが必要です。
・操作感を確かめる
やはりどんなに良い機能が付いていても、使いにくかったら宝の持ち腐れになってしまいます。現在は無料で試せる体験版を出している採用管理システムや、期間限定で試せる採用サイトなどを利用して、操作感を確かめておく必要があります。
・他サービスとの連携
採用管理システムを利用する際に、他のサービスと連携をして採用・人材を管理していきたい場合には、そのシステムがどのサービスと連携をしているのか、そもそも連携機能があるのかどうか、そして追加費用がかかるのかどうか、など事前に把握しておくことが必要です。