BPMツールおすすめ比較12選！選び方・機能・特徴

BPMツールとは？

BPMツールとは、Business Process Management（ビジネスプロセスマネジメント）ツールの略称で「BPMS」と呼ぶこともあります。ビジネスにおけるプロセスを可視化し、モデリング、モニタリングといった手法でPDCAを回すことにより、業務プロセスの最適化を行うためのツールです。

BPMの重要性

BPMの仕組みを構築して適切に管理することで、下記のような問題を解決できるためBPMは重要です。

• 非効率な作業が繰り返されてしまう
• 特定の人しか手法のわからないブラックボックス化された業務が発生する
• 特定のメンバーに作業が集中する

ビジネスプロセスは競合他社から見えにくく、企業固有の要素を含むので真似もしにくいです。よって、同業種・業態内における競争力の源泉になります。業界内で他社に競り勝つためには、ビジネスプロセスを洗練させなければなりません。

BPMとは何か、やり方やメリットなどをより詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

BPMツール導入のメリット

BPMツールを導入することによって次の効果が期待できます。

• 業務プロセスを可視化して、プロセスの課題や改善点に気づく
• 属人化しそうな業務を発見し、業務標準化により属人化を解消する
• 部署やチームを横断してのプロセス改善が可能
• 外部環境の変化に合わせて即座に業務プロセスも変化できる
• リソースを最適化して特定のメンバーの仕事を仕事が集中することを防ぐ

これらの効果を得てビジネスプロセスを洗練させることは事業自体の安定性にもつながります。

BPMツールの選び方

BPMツールを比較・検討する際は次の4つの基準にしたがって行うべきです。それぞれの基準について説明します。

• プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールとの使い分け
• ツールと業務を合わせられるかを検討する
• モデリングやモニタリングの方式を確認する
• 導入・運用コストは適切か

プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールとの使い分け

既存でプロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを使用している場合、次のような使い分けをしましょう。

• BPMツール：繰り返し発生する作業やフローが決まっている定型業務
• プロジェクト管理ツール：毎回やることが異なるプロジェクト
• タスク管理ツール：一時的に発生するタスク

BPMツールが必要なのか、それとも別のツールを導入した方がいいのか判断してください。

ツールと業務を合わせられるか検討する

既存の業務プロセスにツールを合わせようとしても、「うまく合致するツールが存在しない」「カスタマイズするのに高額な費用は必要になる」といったケースが多いです。

重要なのはツールと業務を合わせられるかで、必要に応じてツールを導入するために業務プロセスを変更しなければならない場合もあります。

自社のビジネスプロセスを明確にしたうえで、ビジネスプロセスをシステム上で管理できるか、できないのであればどのようにプロセスを変更しなければならないかを考えてください。

モデリングやモニタリングの方式を確認する

BPMツールにはビジネスプロセスを可視化するモデリング機能、プロセスを監視するためのモニタリング機能が搭載されています。

ただし、ツールに搭載されているモデリング、モニタリング機能を使って実際にBPMが実現できるかは不明確です。「現場の人間が使いこなせない」「モニタリングしたい要素が導入したツールではモニタリングできなかった」といった事態も起こり得ます。

これらのミスマッチを解消するためには、無料トライアルやフリープランでツールを実際に活用することが重要です。

BPMツールはすでに社内に存在する業務プロセスに大きく影響します。業務プロセスを変えるのは簡単ではないので、本格稼働の前にテストを行いましょう。

導入・運用コストは適切か

導入・運用コストが適切かについても検討します。

BPMツールは業務を管理するシステムなので、直接収益を向上させる効果はありません。そのため無理のない予算範囲内で導入できるシステムを選ぶべきです。

またビジネスプロセスを監視、問題点を発見、改善するためのスタッフも必要なのでランニング費用も必要です。

導入・運用コストが無理のない範囲であるか、効果が出た場合どのような収益・コスト改善を期待できるか確認して、ツールを選んでください。

おすすめのBPMツール比較12選

BPMツールとしてさまざまなツールが公開されています。その中でもとくにおすすめのツールを紹介します。

• 並列分岐や条件分岐で複雑な作業手順もサポート
• 担当者や期限を設定し作業の対応漏れを防止
• 作業ごとにマニュアルや手順書を登録可能

octpathは、株式会社テクノデジタルが提供しているBPMツールです。定型業務の管理に特化しており、作業手順に沿った業務の進捗状況やメンバーごとの業務量などを管理できます。

スケジューリング機能により、日次や月次などで発生する業務の開始を通知できたり、外部公開できる依頼フォームを起点に後続作業の発生を管理したりできます。作業に必要なマニュアルも表示でき業務の属人化も防止可能です。

• 社内の定型業務の標準化をサポート
• 条件に応じ手順が異なる業務でも適した手順にユーザーを誘導
• マニュアルやチェックリストを業務ステップごとに設置可能

Create!JobStationは、インフォテック株式会社が提供している業務標準化ツールです。購買業務フローといったマニュアルや規定で定められているような社内業務を見える化し、進捗状況の管理や作業の漏れ防止などをサポートできます。

マニュアルやチェックリストの設置、期日の管理なども業務ステップごとに行えます。質問形式で必要な作業を絞り込めるルール設定により、ユーザーの回答に応じ適した業務フローを表示できるので、手順が複雑な業務にもおすすめです。

• 業務プロセスの可視化から、改善、自動化まで管理
• システムによる処理工程と人による処理工程を組み合わせて管理可能
• ワークフロー構築に役立つテンプレートを無料で提供

Questetra BPM Suiteは、株式会社クエステトラの提供している国産BPMツールです。業務プロセスをワークフロー化し、工程ごとに自動集計される処理時間をもとに業務改善を進められます。

業務プロセスには、集計作業や外部とのデータのやり取りなどの業務を自動処理工程として配置可能です。フロー図はマウス操作のみで作成、修正でき、分析データをもとに、ボトルネック工程を自動処理工程へ置換したり、プロセスを修正したりできます。

• プロセスフローのテンプレートを200以上搭載^※
• 日々のプロジェクト管理からワークロード標準化まで管理
• 運用に合わせた構築でマーケティングや採用、ITなど幅広く対応

monday.comは、ｍｏｎｄａｙ．ｃｏｍ株式会社の提供しているBPMツールです。業務プロセスの可視化から分析、再設計までサポートしてくれます。プロセスの変更点も追跡分析し再評価できるので、継続的に改善をすすめられます。

チームのタスクやプロジェクト、チャットなどを一元管理し、必要な構成要素を組み合わせての業務管理が可能です。個別にも複数まとめてもプロジェクトを管理できるので、目的に応じた粒度で業務改善が可能です。

※出典：ｍｏｎｄａｙ．ｃｏｍ「Process Documentation Template｜monday.com」（2023年11月7日閲覧）

• 業務の進捗状況をリアルタイムで見える化
• 業務内容、業務量の変化に合わせて柔軟にワークフローを変更
• データはCSV・Excel形式で出力可能

BP Directorは、アシストマイクロ株式会社が提供しているBPMツールです。「時間軸」によって業務プロセスを管理して、業務状況をリアルタイムでモニタリングできます。既存システムとも柔軟に連携できて、BP Directorを幹として、より高度な業務自動化や全体最適化にも挑戦できるでしょう。ワークフロー機能を活用することにより、申請・承認業務の効率化、ペーパレス化にも取り組めます。

• 月額550円／ユーザーで使用でき、フリープランもあり
• 既定の記述法とテンプレートを使い自力で業務改善に取り組める
• 学習コンテンツやコミュニティーで継続的に業務改善に関する知識を身につけられる

Ranabaseは、株式会社ユニリタのBPMツールです。アトリエは1つまで、スケッチ作成枚数は5枚までという制限付きでフリープランもあります。また、ガイド機能を駆使してテンプレートを組み合わせることにより、初心者でも自力で業務改善ができます。

• マニュアル・チェックリストを組み合わせたようなBPMツール
• わかりやすく進捗状況を伝えるために細部まで作り込まれている
• 外部システムと連携して総合的に業務改善を推進できる

Process Streetは、Process Street, Incが提供しているBPMツールです。海外のツールで日本語化されていないため、使いこなすには一定の語学力が必要です。シンプルなデザインのBPMツールでテンプレートも充実しているので、日本語未対応といってもある程度直感的に使いこなせます。フリープランが用意されているので、まずは使い勝手を確認しましょう。

• カンバン方式でアクションを管理できる
• 無料プランでも充分な機能を搭載
• 各タスクに期日、担当者、添付ファイルなどを設定できる

Pipefyは、Pipefy, Inc.が提供しているBPMツールです。カンバン方式でユーザーのタスクを管理できるのが特徴です。プランは4種類用意されており、無料で使用できるFreeプランでもビジネスプロセス管理に必要な機能を十分揃っています。ただし、日本語には対応していないので使用する際には注意が必要です。

• カスタマイズ性が高くさまざまな業界、業務に適用できる
• ローコード開発により非エンジニアでもシステム構築可能
• ワークショップや支援コンサルティングによるサポート

intra-martは、株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマートが提供しているBPMツールです。現状のビジネスプロセスを分析するだけではなく、過去と比較してパフォーマンスがどう変化しているか、将来的にはどの程度のパフォーマンスを発揮できるのかなども予測できます。また、intra-mart BPMに対応した経費精算や文書管理、営業支援といった70種類以上^※のパートナーソリューションがあり、これらと組み合わせてビジネスプロセス改善に取り組むことによって効果的に業務の効率化を推進できます。

※出典：エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート「現場からはじめる業務改革 | NTTデータ イントラマート」（2024年4月12日閲覧）

• 多彩なテンプレートをベースに多様な業務ルールに対応できる
• 業務ルール決定、開発にかかる時間や工数を大幅に削減できる
• バージョン管理、パフォーマンス測定といったメンテナンス機能関連機能が充実

InnoRulesは、イノルールズ株式会社が提供しているBPMツールです。Office製品と同様程度の使い勝手で、導入後すぐに直感的に活用できます。

ルールデバック機能は1クリックで実行結果をトレースでき、道筋を可視化してくれるため、バグも早期に発見可能です。ルール変更の影響範囲を可視化する機能もあるので、「ルールが頻繁に更新される」「ルールの関係性が複雑」といった業務においては効果を発揮しやすいです。

• 20年以上蓄積された業務改善・業務改革のコンサルティング手法をシステムに反映
• ポイント、関連帳票、システムなどをフローチャートに埋め込める
• 内部統制が求められる銀行業界で高いシェア

iGrafxは、株式会社サン・プラニング・システムズが提供している業務可視化ツールです。直感的に操作できるのはもちろん、フローチャートにポイントや関連帳票・データ、関連システムといった要素を埋め込めるので、手軽に業務フロー型マニュアルが作成できます。業務棚卸分析やマニュアル設計、RPA導入支援といったコンサルティングサービスも行っているので、BPMのノウハウがない企業でも本格的なBPMに取り組めます。

• 50種類上^※のテンプレートをベースに業務フローが作成できる
• 負荷分析、スキル分析、属人分析、コスト分析の4軸で業務の課題を抽出
• コンサルタントが業務構造作成、業務フロー作成などをサポート

BPECは、株式会社BPデザイナーズが提供するBPMツールです。業務改善コンサルティングで培ったノウハウをBPMツールに盛り込んでおり、業務フロー作成とアンケートを組み合わせることによって業務分析、課題をあぶり出します。GUIベースで調査シートの作成や業務フロー図の作成ができて、分析資料の出力も簡単に行えます。

※出典：BPデザイナーズ「BPEC 製品情報｜業務の見える化・業務改善ツールなら、BPデザイナーズ」（2023年11月7日閲覧）

BPMツールの主要機能

BPMツールの主要機能は、「モデリング機能」「シミュレーション機能」「モニタリング機能」の3種類です。それぞれの機能について説明します。

モデリング機能

モデリング機能とは、ビジネスプロセスを可視化するための機能のことです。ワークフロー図を作成したり、共同編集・公開したりといった機能がモデリング機能に該当します。

ツールによっては豊富なテンプレートが用意されており、それらを活用することにより簡単に自社固有の業務プロセス図を作成できます。

ビジネスプロセス全体を把握して、各プロセスのつながりや課題を発見するために必要な機能です。

シミュレーション機能

シミュレーション機能とは、設計したビジネスプロセスがどのように動作するか予測するための機能です。シミュレーションできるものとしては、次のようなものが挙げられます。

• 既存のビジネスプロセスを改善した場合にうまく業務がまわりそうか
• 理想の業務プロセスを作成した場合に問題は発生しないのか
• 目標を達成できるのか

シミュレーション機能を活用することにより、複数のビジネスプロセス案の中から実際にオペレーションを回さずに、良さそうな案を選定できます。

モニタリング機能

モニタリング機能とは、実際に行っているビジネスプロセスを監視するための機能を指します。

• 設計時に期待したようにビジネスプロセスは回っているのか
• 目標達成ができそうなのか

といった内容を、各作業の時間やミス・不良品の発生数などの要素をもとに計測します。

Excelやスプレッドシートを活用して手入力で結果を記録する手法もありますが、複雑な管理はやりづらいです。入力時に手間がかかりミスも発生しやすいので、システムを活用した方が効率的です。

ワークフローシステムとの違い

BPMツールとワークフローシステムの違いは導入目的です。BPMツールが業務プロセス改善を目的したツールなのに対し、ワークフローシステムは社内決裁の仕組みを効率化するためのツールです。

また、ワークフロー機能やデータ連携機能といった共通の機能もありますが、次のような機能はBPMツールには搭載されていません。

• 申請フォーム作成機能
• 承認ルート設定機能
• ステータス管理機能

シミュレーションやモニタリングといった機能はBPMツール固有の機能です。

BPMツールでビジネスプロセスを管理しよう

BPMツールはビジネスプロセスを可視化したり、業務を標準化できたりするメリットがあり、業務プロセスの改善に取り組んでいる方におすすめのサービスです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールとの使い分け
• ツールと業務を合わせられるかを検討する
• モデリングやモニタリングの方式を確認する
• 導入・運用コストは適切か

BPMツールのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

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