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【2023年最新】ワークフローシステムおすすめ比較!価格・機能・クラウド対応一覧
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ワークフローシステムの口コミ数・満足度ランキング | 価格とプランも
ワークフローシステムとは、予め定めた承認フロー(ワークフロー)に則って、電子化された申請書・通知書の承認を行うシステムです。 稟議書、報告書、届出書などの承認手続きが電子化されることで、承認業務のスピード向上や業務効率化、内部統制の強化が可能なワークフローシステムの、人気製品のレビュー数・満足度のランキングを紹介します。
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Microsoft 365 (旧称 Office 365)
4.31
495件の口コミ
Microsoft 365とは、馴染み深いWordやExcel、PowerPointの機能はそのままに、常に最新機能が追加されるOffice アプリやAI機能の搭載により、目的をカタチにできるソリューションです。
料金プラン
399
円-/月
無料トライアルあり
サービス
選択
freee会計
4.28
277件の口コミ
freeeは法人向けクラウド型会計ソフトでシェアNo.1のソフトです。経理・簿記の知識がなくても簡単に決算書が作成でき、スマホやMacなど様々な環境で使えます。チャットサポートも充実しており、無料でメールサポートも受けることができ安心です。
料金プラン
1,980
円-/月
無料トライアルあり
サービス
選択
サイボウズ Office
4.1
245件の口コミ
累計導入社数70,000社突破。「誰でも使える」にこだわって開発した、はじめてのデジタル化にぴったりのグループウェアです。
料金プラン
0
円-/月
無料トライアルあり
サービス
選択
TeamSpirit
4.17
135件の口コミ
TeamSpiritは、複数のバックオフィス機能を搭載したクラウド型のシステムです。勤怠や経費精算、工数管理、稟議、SNSなどの機能をオールインワンで備えています。業務を効率化し管理コストを削減することで、生産性の向上と働き方改革推進をサポートします。
料金プラン
30,000
円-/月
サービス
選択
Garoon
4.23
123件の口コミ
業務プロセスに合わせたフォームや申請経路をGUIで設計できます。経路分岐や上長設定、代理申請や代理承認機能も備えています。スマートフォンやタブレット端末からも申請を処理でき、業務の停滞を防止します。
料金プラン
-
無料トライアルあり
サービス
選択
ジョブカンワークフロー
4.15
85件の口コミ
「ジョブカンワークフロー」は、社内のあらゆる申請書をクラウド管理できるワークフローシステムです。 スマホでも申請・承認ができるのでテレワーク(リモートワーク、在宅勤務)にも最適。企業のDX化・ペーパーレス・脱ハンコを支援します。
料金プラン
-
無料トライアルあり
サービス
選択
X-point Cloud
4.12
25件の口コミ
ノーコードで紙のようなフォーム作成が可能でスムーズに導入できるワークフロークラウドです。きめ細やかな機能を実装しており、稟議にも完全対応。ストレスなくペーパーレス化、データベース化を同時に実現し、迅速な意思決定、業務効率化に繋げます。
料金プラン
500
円-/ユーザー
無料トライアルあり
サービス
選択
楽々WorkflowII
3.9
20件の口コミ
承認業務のペーパーレス化で業務改革!あらゆる承認業務の電子システム化が簡単・スピーディに実現。いつでもどこでも多国語も操作可能。 大規模運用も可能なクラウドサービスもご提供しています。
料金プラン
10,000
円-/ユーザー
無料トライアルあり
サービス
選択
承認TIME
4.33
18件の口コミ
業界最安水準1ID300円・10ID~導入可能!承認TIMEは、あらゆる社内文書を自由な項目設定で電子承認のフローに載せることができます。ノンプログラミング・わかりやすいUIと徹底した導入サポートで初めてのデジタル化も簡単に行えます。
料金プラン
3,000
円-/月
無料トライアルあり
サービス
選択
HUEワークフロー
4.47
15件の口コミ
HUEワークフローはユーザー目線で「使いやすい」を追求した今までにないワークフローシステムです。申請・承認にとどまらない業務全体の効率化、DX推進の第一歩を支援します。
料金プラン
300
円-/月
無料トライアルあり
サービス
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Gluegent Flow
4.36
14件の口コミ
Gluegent Flow(グルージェントフロー)は、紙そっくりのフォームを簡単に作成でき、Microsoft 365やGoogle Workspaceと連携して業務プロセスを効率化するワークフローシステムです。
料金プラン
300
円-/月
無料トライアルあり
サービス
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NI Collabo 360
4.0
14件の口コミ
NI Collabo 360は、低価格でさまざまな機能を活用できるグループウェアです。スケジュールやメールや文書管理だけでなく、ワークフローや経費精算、日程調整、安否確認も標準搭載です。
料金プラン
360
円-/月
無料トライアルあり
サービス
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コラボフロー
4.31
13件の口コミ
コラボフローは、WebとExcelがあればどなたでも作成・運用できるWebワークフローシステムです。使い手を選ばない簡単な操作性と、専用製品ならではの充実機能。変更修正も簡単なので、刻々と変化する日々の業務にも柔軟対応!
料金プラン
500
円-/ユーザー
無料トライアルあり
サービス
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AIさくらさん
4.54
13件の口コミ
AIさくらさんシリーズの1つである稟議決裁は、脱ハンコ・電子化で紙の承認フローを自動化するサービスです。 AIさくらさんは、業務効率化・自動化を実現できるサービスを各種取り揃えています。
料金プラン
-
サービス
選択
SmartDB
4.4
10件の口コミ
「SmartDB(スマートDB)」は、大企業向け業務デジタル化クラウド。全社・全部門に散在している現場のビジネスプロセスを標準機能でシステム化。大企業特有の複雑な決裁/業務フローが淀みなく流れ、組織変革のスピードアップをお手伝いします。
料金プラン
-
無料トライアルあり
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POWER EGG
3.89
9件の口コミ
POWER EGGは、グループウェア、汎用申請ワークフロー、Webデータベース、CRMの機能を搭載し、業務に必要な情報を一元管理、あらゆる業務を効率化します。求めている機能を必要な数量だけ導入できるため、無駄なコストをかけずに済みます。
料金プラン
-
サービス
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バクラク申請
4.44
9件の口コミ
バクラク申請は、バクラク請求書を提供する中で顕在化した「稟議システム」と「会計システム」のデータの分断による非効率を解決する次世代の稟議システムです。
料金プラン
10,000
円-/月
無料トライアルあり
サービス
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Create!Webフロー
4.38
8件の口コミ
Create!Webフロー(クリエイト!ウェブフロー)は、申請書の様式を変えずに、紙の申請書と近い感覚で利用できる、Webワークフローシステムです。
料金プラン
500
円-/月
無料トライアルあり
サービス
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Forguncy
4.43
7件の口コミ
Forguncyは、ノーコードでWebアプリを開発や運用できるシステムです。ワークフローや外部連携したデータ管理など、業務システムの基盤となる機能を提供。基幹システムでは対応できない業務効率を向上させます。
料金プラン
-
無料トライアルあり
サービス
選択
らくらく申請WF.net
4.67
6件の口コミ
らくらく申請WF.netは、社内の書類を一括でデータ化して管理できるワークフローシステムです。 申請書作成機能、申請フローのカスタマイズ化、他システム連携機能など便利機能を含み、業務効率化にも繋がります。
料金プラン
-
サービス
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1
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何から始めていいか分からないという方は、まずはこのガイドを読んでその全体像を掴みましょう。その入門となる知識をご紹介します。このガイドでは
グループウェア
、
社内SNS
、
ビジネスチャット
、
プロジェクト管理・工数管理
、
電子帳票システム
、
ナレッジマネジメントツール
、
クラウドメール
、
文書管理システム
、
会議室予約システム
、
マニュアル作成
、
議事録作成ツール・ソフト
、
Web社内報
、
バーチャルオフィス(仮想オフィス)ツール
、
日程調整ツール
、
日報アプリ
、
BPMツール
、
業務可視化ツール
、
オンラインホワイトボード
、
コラボレーションツール
まで含めた一連の
ワークフローシステム
のサービスについてまとめています。
ワークフローシステムの基礎知識
1
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、業務の一連の流れや手続きを効率化するためのシステムです。申請書や企画書などの書類作成作業や、その申請手続きにかかるプロセスをシステム化し、社員の作業効率を大幅に向上させます。
複雑な作業や煩雑になりがちな手続きを自動化でき、書類の申請から承認の流れを同一のシステム上でフローとして実現できるのが特徴です。さまざまな手続きをシステム上で実行できるので、企業のペーパーレス化の実現も可能で、紙の書類を管理する手間とコストも削減できます。
【ワークフローシステムの機能】
ワークフローシステムの代表的な機能としては、次のものが挙げられます。
・各種フォームの作成:各種申請やメッセージの入力画面を作成
・承認フローの作成:設定したルールにしたがって承認経路を作成
・承認フローの可視化:作成した承認フローをビジュアル化
・ユーザー管理;作業・承認フローに組み込むユーザーの登録や管理
・各種検索機能:申請書類や関連書類の電子化と検索
システムによって具体的な機能は異なるものの、フォームや承認フローの作成、可視化機能はどのシステムにも共通しています。外部ツールと連携できる機能を有する製品・サービスもあります。
2
ワークフローシステムはなぜ必要か?
ワークフローシステムは、企業の業務効率化に欠かせない存在として、広く導入・運用されています。承認フローが複雑な大企業の場合、紙面や口頭で承認・決裁処理をするのは非効率で、伝達ミスも頻繁に発生してしまうでしょう。責任者の多い職場や判断を仰ぐ管理者のいるフロアが違う場合、責任者に会うのにも時間がかかってしまいます。
そこで、ワークフローシステムを導入すれば書類作成から申請、承認までの流れを電子化できるのに加えて、システム上ですべての作業を完結できます。結果として、社員の作業効率が改善し、本来の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
さらに、書類や情報を電子データとして蓄積できるので、コンプライアンスの強化や監査対策にも対応できるようになります。ペーパーレス化の実現を目指す企業にも役立ちます。また、会計システムや経費精算システムなど、他のシステムと連携すればさらに効率的な運用が可能です。
3
ワークフローシステムを導入するメリット
【迅速な意思決定が可能になる】
システム上で書類の作成から申請・承認まで完結できるので、承認フローに関わる社員の業務効率が向上し、迅速な意思決定が可能になります。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末でもシステムを利用できるので、外出先や出張先からでも書類申請や決済ができます。
また、書類の作成ミスによって戻り工数が発生した場合でも、システム上でのやり取りならば、すぐに対応・修正できるのもワークフローシステムの強みです。新たに申請ルートの作成や、承認方法の変更なども簡単にできるので、社員の作業負担を大幅に軽減できます。
【用紙・印刷コストの削減ができる】
事業規模が大きくなるほど多くの申請処理が必要で、紙ベースで申請している場合は、用紙にかかるコストや印刷費用が膨大になりがちです。
一方、ワークフローシステムを申請業務の中心に据えれば、データのほとんどを電子化でき、書類を保管するためのファイルや社内スペースの削減も可能になります。書類の紛失リスクを軽減できるのもメリットです。
【さまざまな働き方に対応できる】
ワークフローシステムは、テレワークやリモートワークなど、多様な働き方に対応できます。特にクラウド型のシステムは、社員がオフィス以外の場所から簡単にアクセスが可能で、必要な情報を必要なタイミングで共有できます。
わざわざ申請作業のためにオフィスに出勤する必要がなくなるので、外回りの営業担当者や社員出張が多い企業にとっても、メリットが大きいでしょう。
4
ワークフローシステムを導入するデメリット
【申請・承認フローの見直しが必要になる】
ワークフローシステムの導入にあたり、申請フローを見直さなければいけません。システムを運用しやすい体制にするために、業務プロセス全体の変更が必要なケースも珍しくないでしょう。
とくに、発展途上の企業や人員の変動が激しい環境の場合、頻繁にワークフローの変更・設定が求められる可能性もあります。事業規模の拡大や業務形態の変更が必要な場合も、その都度システムの設定が必要になり、対応に相応の時間がかかるはずです。
【情報漏えいのリスクがある】
クラウド型のワークフローシステムの場合、インターネット経由でシステムを活用するため、情報漏えいのリスクがあります。外出先からアクセスする社員も多いため、端末の置き忘れや紛失により、重要なデータが外部に漏れてしまう恐れもあります。
社員一人ひとりがIDやパスワードの管理などを徹底するとともに、安全にシステムを運用するためのルール作りが欠かせません。
5
ワークフローシステムの比較ポイント
【システムの使いやすさで選ぶ】
ワークフローシステムは主に、書類の申請・承認作業を効率化するためのものです。多くの社員が日常的にシステムを利用するため、画面構成や機能がわかりやすく、使いやすい製品・サービスでなければいけません。
ITツールに慣れていない新入社員や、高齢の社員も利用するケースが想定されるため、誰にでも理解しやすいインターフェースのシステムを選ぶ必要があります。無料体験版や、トライアル版が利用できるワークフローシステムも多いので、まずは使い勝手を確認してみるとよいでしょう。
【他のツールやシステムとの連携性で選ぶ】
必要に応じて機能の追加やカスタマイズがしやすいシステムを選ぶのに加えて、他のツールとスムーズに連携できるものがよいでしょう。すでに社内で何らかのツールを運用しているならば、その製品とワークフローシステムを連携できれば、業務プロセス全体の効率化ができます。
たとえば、グループウェアや会計システムなどと連携ができれば、業務フロー全体が最適化され、社員の業務生産性が向上するでしょう。同じベンダーからリリースされている製品同士ならば、デフォルトで連携が可能な場合が多いので、ツール同士の連携を考えて製品を選ぶのもおすすめです。
【ベンダーのサポート体制で選ぶ】
ワークフローシステムをスムーズに導入・運用するには、ベンダーのサポートも有効に活用しましょう。すでに多くの管理ツールを運用しており、IT技術者が社内にいる場合は問題ないかもしれませんが、導入時に問題やトラブルが発生する可能性もあります。
社内で対応しきれないトラブルが発生した際、速やかなサポートを受けられるベンダーの製品を選ぶことが大事です。サポート専用の窓口が設置されているのはもちろん、24時間体制のサポートが受けられるかなど、事前にベンダーのサポート体制をチェックしておきましょう。
6
ワークフローシステムの導入に失敗しない方法は?成功するためのポイント
ワークフローシステムを導入する際には、まず書類申請のルールや作業フローを再確認し、システムの導入によって本当に業務効率化が実現できるか、冷静に判断しましょう。ツールの導入によって現場が混乱してしまい、逆に生産性が下がってしまうケースはけっして珍しくありません。
事前に社内アンケートをとったり、現場の担当者に話を聞いたりして、書類申請上の問題や課題を明確にしたうえで、それを解消できるワークフローシステムを選ぶことが大事です。導入するツールありきで話を進めないように注意しましょう。
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ワークフローシステムの口コミ
X-point Cloudの口コミ
匿名のユーザー
ユーザー
IT/通信/インターネット系
利用状況:利用中
/
利用アカウント数:301件〜500件
投稿日:2023/03/06
4/5
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ペーパーレス化に貢献
申請や応募などのワークフローが組みやすく、承認状況もすぐに分かるので使いやすいと感じる。 これまで紙面で行われていたことをペーパーレス化するのにも役に立っている。
サービス導入後の効果・メリット・解決したことを教えてください
一番のメリットはペーパーレス化。紙面での申請が必要無い書類をどんどんこちらに移行させていっています。 以前申請した内容をファイルから探すような面倒な作業が無くなりました。
このサービスの良いポイントはなんですか?
承認状況がわかりやすい
このサービスの改善点はなんですか?
デザインセンスが古臭い
費用感や連携サービスをくわしく見る
POWER EGGの口コミ
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ユーザー
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利用アカウント数:201件〜300件
投稿日:2023/03/23
4/5
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全体的に使いやすいワークフロー、グループウェア
主にグループウェアとしての使用をしていました。通知などが分かりやすく、すぐに使いこなせる点がよいと感じました。 また新着メールなども一括で見ることができるようにしてあったので、メールチェックと予定チェックが一度に出来てお気に入りです。
サービス導入後の効果・メリット・解決したことを教えてください
施設予約、会議の出欠、掲示板機能などどれも使いやすく、欲しい機能は一通り揃いました。カスタマイズ性が高く、自社に合わせた機能を集約できるのがメリットと言えます。
このサービスの良いポイントはなんですか?
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このサービスの改善点はなんですか?
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