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バックオフィスとは、企業活動を支える部門です。バックオフィス業務が滞っていれば、フロントオフィスのみならず、企業経営全体に支障を来します。
バックオフィスの重要性は理解しているものの、うまくいかないと悩む方は多いのではないでしょうか。特に、フリーランスや社員数の少ない企業経営者の方の中には、バックオフィスに時間・労力を取られると感じている方が多いと思います。企業活動を効率化するために、バックオフィス業務の効率化は欠かすことが出来ません。
バックオフィス関連のクラウドサービスは、このようなバックオフィス業務を支援するためのサービスです。バックオフィス業務を自動化したり、専門家に相談することなどが可能です。
実際に経営者には「こんな良いバックオフィスサービスがあるなら、はじめから導入しておけばよかった」という方もおり、バックオフィス関連のクラウドサービスは、企業経営者・フリーランスがバックオフィス業務を行う上で、強い味方になるサービスです。

・会計業務
スタートアップ、中小企業はもちろん、大企業の会計業務も自動化、簡略化してくれる機能が搭載されています。専門的な知識を必要とする会計業務は企業の規模が小さくなれば小さくなるほど負担が大きくなります。バックオフィスサービスの多くはこれをサポートしてくれます。
・書類作成
請求書をはじめとして、ビジネスをしていく上ではたくさんの書類作成業務が必要となります。バックオフィスサービスではこの煩雑で多くの工数を必要とする業務の大部分を減らすことが可能です。また、できた書類をPDFに変換したり、メールで送ったり郵送することも可能です。マルチデバイス対応のサービスでは、出先で書類を作成することもできます。
・決済代行
入金管理、代金回収を自動でやってくれるサービスなどもあり、未収金が発生した際にはそれを通知してくれたり、相手に自動でメールを送信してくれたりします。これらによって掛売りなどのリスクをある程度管理することができます。
・その他
その他にも経費精算や給料計算、労務に関するさクラウドサービスなどもあります。

・コスト削減効果
・企業経営の効率化
バックオフィスサービスの導入目的はバックオフィス業務の効率化に伴うコスト削減です。バックオフィス業務はフロントオフィス業務と異なり、売上をたてることが出来ません。つまり、売上-コスト=利益となりますが、利益に対して数字上はマイナスしか計上出来ません。そのため、バックオフィス業務には常にコスト削減意識が求められます。コスト削減のために最初に出来るのが、業務の効率化ではないでしょうか。
利益に対して数字上ではマイナスしか計上出来ないとご説明しましたが、バックオフィス業務は企業経営を効率化するためには必要不可欠です。バックオフィス業務が企業の生産性を左右するというのも、目にします。バックオフィス業務は一般的に専門知識が求められますが、専門知識がないために、無駄なコストがかかったということもあるでしょう。

クラウド型バックオフィスを導入するメリットは次のようなものがあります。
・業務の効率化をし、コスト削減
・余った時間で他の業務ができる
・正確な会計業務、書類制作が可能。
どうしても時間と労力がかかってしまうバックオフィス業務を効率化してくれるので、その分時間の有効活用ができるというのが大きなメリットです。

・セキュリティーの不安
・ネット環境への依存
・カスタマイズ性が低い
クラウドサービスである以上は、サービスにかかわる情報は全てベンダーのサーバーに残すことになります。近年はサーバー攻撃が増えているので、この点に不安が残ります。また、クラウドサービスはインターネット環境に大きな影響を受けます。もし仮にインターネットが不通になってしまうと全ての作業ができなくなってしまいます。不通にならなくても、何かの理由で通信速度が遅くなってしまうと、業務効率が大きく低下するので、インターネット環境には細心の注意が必要です。
最後に、カスタマイズ性の低いクラウドは自社の商習慣にマッチしているかという点に疑問符が残る点がデメリットでしょう。企業にはそれぞれ会計の特徴です。もちろん、基準や方法は法律で決めれているので関係ないですが、特定の会計処理が多いなどの特徴は業種などでまちまちです。できないときは大きなデメリットとなり得るでしょう。

・月額費用
・対応金融機関
・カバーしている業務の多さ
クラウド型バックオフィスサービスは、ほとんど初期費用がかかりません。オプションで、乗り換えサポートなどを利用すれば別ですが、サーバーなどの初期費用がかからないので安上がりに見えます。しかし、初期費用がかからないからこそ月額費用がとても重要です。バックオフィス業務は企業が存続する限り未来永劫続くので、その月額費用もかかり続けます。長期的な視点を持って費用を考える必要があります。
対応している金融機関や入力方法を確認することも大切です。入力業務はできるだけ自動化するべきです。自社がどのような方法の入力が多く、その方法をサービスが便利にしてくれるのかを確認する費用があります。
最後に、バックオフィス業務はサービス間の連携が生産性を大きく左右するものです。しかし、究極的には一つのサービスで全てをカバーできるのが理想です。最初からは無理でも、段階的に利用する機能を増やせると効率を高められます。バックオフィス業務を、できるだけ同じサービスでできるように、カバーする領域の広いものを検討するべきです。

・他サービスとの連携
・顧問会計士、税理士のサービスとの相性
・前のサービスとの相性
バックオフィスサービスは多くの場合、サービスを連携させます。例えば会計サービスと決済代行を連携させて利用することなどでしょう。ここの連携ができないと、どんなにそれぞれの機能が充実していても効率化しきれません。逆に、連携がバッチリなら効率的に業務を行うことが可能です。
次に、企業にはそれぞれ顧問をお願いしている税理士や会計士の方がいます。士業の方々の利用しているサービスと異なるサービスを検討するときは、しっかり相談をするべきです。特にITに詳しくない税理士、会計士の方が顧問の企業では必ず相談をしてください。顧問に相談するときに無用な混乱を避けるためにもこれは重要です。
また、サービスの乗り換えを検討するような場合は、現在使っているサービスからデータを引き継げるかが大切です。自分で仮にできなくても、サポートを受けてできるなら大丈夫ですが、システム的に無理なら大変です。しかし、最近のサービスの多くはCSVインポートなどに対応しているので基本的には大丈夫です。