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2015-10-22

ちょっとした行動が進行を妨げる【Web会議】アナタは大丈夫ですか?

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わざわざ面と向かって顔を合わせる必要がなく、ビジネスシーンにおいて今や欠かせないWeb会議。
非常に便利な反面、ちょっとした行動に注意しなければせっかくの会議を無駄な時間に変えてしまうこともあります。

そんなちょっした行動、ついついやってしまってはいませんか?

Web会議においてはやってはいけない行動をまとめてみたので、自分に当てはまる行動があればこれを機に改善しましょう!

1.相槌を打つ

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人の話を聞く上で、「あなたの話しっかりと聞いていますよ」とアピールするために必要な相槌ですが、Web会議においてはむしろ邪魔な行動となります。
Web会議ではネットワーク通信を利用しての会議となるので、発言から数秒もかからないほどのタイムラグがあり相手に伝わります。
通信状況によっては数秒のタイムラグが発生することもありますね。

画面越しの相手が発言しているときに、いちいち相槌を打っているとタイムラグにより相手の発言を妨害することがよくあるのです。
自分が何か発言しているとき?ずれたタイミングで相槌されるとなんだか話しづらいですよね?

ついつい相槌をしてしまう気持ちもわかりますが、そこは会議を円滑に進めるためにもぐっと堪えましょう。

2.相槌を求める

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相槌を打つのがダメならもちろん求めるのもいけません。
確かに相手がしっかりと自分の話を聞いているか不安になるかもしれませんが、むしろ発言している自分への配慮なのだと捉えましょう。

もしも聞こえないのであれば聞き返してくるし、質問があれば都度向こうから何かしら聞いてきます。
Web会議では相槌を求めることは禁止です。

3.指名せず質問

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通常の会議ならば、指名をしなくとも視線で誰に対しての質問なのかを瞬時に判断することができます。
しかしWeb会議においてはこちらがいくら質問したい相手に視線を向けても、相手は誰に視線を向けているかわかりません。

そのため何か質問をあるときは必ず「○○さん」と指名してから発言するようにしましょう。
相手も瞬時に自分に対しての質問だと理解するので、ストレスなくWeb会議を進めることができます。

4.エアコンをフルパワーにする

これのどこがいけないの?と思うかもしれませんが、指向性のないマイクを利用している場合大問題です。
指向性のないマイクは部屋中の音を拾ってしまうので、エアコンをガンガンかけている音も当然拾います。

自分では静かに聞こえても、画面の向こうでは雑音として聞こえています。
指向性のあるマイクでれば問題ないですが、指向性のないマイクであれば注意しましょう!

まとめ

上記4つの注意点は意外と気づかない間に行ってしまっている行動であり、知らず知らずのうちにWeb会議を進行を妨げています。
もしもこれらの行動に当てはまるのであれば、改善したほうがいいでしょう。
通常の会議とは異なるマナーがあるWeb会議、ちょっとした行動がストレスを生んでいるので注意してください。

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