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何から始めていいか分からないという方は、まずはこのガイドを読んでその全体像を掴みましょう。その入門となる知識をご紹介します。このガイドではワークフローのサービスについてまとめています。
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ワークフローの基礎知識


1
ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、企画案やその他の書類を作成した際に必ず必要となる承認・決裁の業務をシステム化させたサービスです。煩雑になりがちな、承認・決裁のフローを自動化することができるので、業務効率を向上させることができます。また、ペーパーレス化できるので書類の管理が楽になり、コスト削減も期待できます。システム上で承認・決裁業務を完結できるので、意思決定を迅速に行うことが可能となります。

2
ワークフローシステムの基本性能

・承認経路の作成
・進捗状況の確認
・検索機能
・スマートフォンやタブレット端末などからも利用できる。
ワークフローシステムの基本性能では、 従来のワークフローではなせなかった機能や特徴が多く見受けられます。「承認経路の作成」は、自社に合わせた承認経路を作成することができます。複雑な承認経路でも簡単に作成できるなど、効率的な業務を実現します。
「進捗状況の確認」は、承認フローをビジュアル化できるので、実施中の業務においてどこまで承認されているか、誰が承認済みで誰が未承認かなどを把握することができます。
「検索機能」は、申請書類や関連の書類を電子化することで、過去の書類も簡単に検索することができます。書類データを蓄積することで、監査対策にもつながります。
さらに、ワークフローシステムはスマートフォンやタブレット端末などからでも利用ができるので、外出中でも承認・決裁を行うことができ、業務を迅速に進めることができます。

3
ワークフローシステムはなぜ必要か

・業務効率向上
・ペーパーレス化
・コンプライアンス強化
紙面や口頭を介して承認・決裁のやり取りを行っていると、責任者の外出が多い職場や責任者のフロアが違うなど、責任者を掴まえるだけで時間がかかってしまい、業務効率が悪くなってしまいます。また、過去の申請書類などを探す際には、時間も手間もかかってしまい、本来の業務に集中することができないという問題もあります。
ワークフローを電子化することで、業務効率も改善され本来の仕事に集中できるだけでなく、ペーパーレス化できるのでコスト削減も実現できます。さらに、書類や情報を蓄積することができるので、コンプライアンス強化や監査対策にも対応可能となります。

4
ワークフローシステムを導入するメリット

・意思決定の迅速化
・コスト削減
・業務改善
まずは、システム上で完結できるので承認・決裁業務を迅速に行うことができます。スマートフォンやタブレットなどの端末でも利用でき、外出先からでも承認・決裁業務を行えるので、業務停滞といった問題も改善することができます。承認ルートの作成や承認の仕方も簡単に行えるので、従業員の負担も軽減されます。
書類を電子化することで、用紙や印刷のコストを削減できます。また、書類を保管するためのファイルや社内スペースなどのコストも削減できます。書類を紛失するリスクも無くなるというのも大きなメリットです。
さらに、書類にハンコを押してもらうために社内を歩き回るなど、申請業務に無駄な時間や手間をかける必要がなくなり、大幅に業務を改善できます。また、会計システムや経費精算システムなど、他のシステムと連携することでさらに効率的な運用を期待できます。

5
ワークフローシステムを導入するデメリット

・承認決裁フローが固定化する
・セキュリティリスク
発展途上の企業や人員変動の激しい環境では、環境が変化する度にワークフローの設定を変更する必要があります。承認・決裁のフローを固定することがワークフローシステムの本来のコンセプトではありますが、企業規模の拡大や業務形態の変化などに合わせて承認・決裁フローや申請書の変更への対応に時間がかかってしまう場合もあります。
インターネットを使って運用しているので、情報漏洩などのリスクがどうしても生じてしまいます。社員一人一人がIDやパスワードの管理などを徹底して行うことが重要です。ワークフローシステムの導入と同時にセキュリティ対策と、セキュリティ意識の徹底を行う必要があるでしょう。

6
ワークフローシステムで比較するべきポイント

・インターフェイス
・外部連携
・価格
まずは、「インターフェイス」です。全社的に利用するシステムだからこそ、直感的な操作できるものをおすすめします。インターネットに慣れていない社員でも簡単に利用できるものでないと、せっかくシステムを導入してうまく機能しなければ、業務効率を向上させることができません。また、承認フローの作成や組織状況の変更による承認・決裁フローや申請書の変更などを簡単に行えるよう、カスタム性も重要です。
ワークフロー単体で運用するだけでなく、グループウェアや会計システムなど「外部連携」ができると、より業務を効率化することができます。
導入・運用コストがどの程度かかるかはしっかりと見ておく必要があります。料金比較だけでなく、コストの妥当性を比較することが重要です。価格に対してどの程度業務効率が向上するかといった費用対効果を検討することがポイントです。

7
ワークフローシステムの導入に成功するため、失敗しないためのポイント

・全ての書類をペーパーレス化できるわけではないということを理解する
・サポート体制
ワークフローシステムは幅広い業務に対応する機能を持っていますが、原本で管理しなければならない書類も存在するので、ワークフローシステムでもすべての書類をペーパーレス化できるわけではありません。このことを理解せずに導入・運用を行うと失敗につながってしまいます。
また、システム導入初期のサポートやトラブルへの対応など、社内では対応しきれない場合もあるでしょう。そこでサポートが必要となります。サポート専用窓口があるか、24時間体制かどうかなど、 サポート体制を予め確認しておくことが重要です。