自動車業界向け電子契約システムおすすめ比較！解決できる課題と事例

自動車業界で活用できる電子契約システムの機能

電子契約システムとは、紙の契約書の代わりに、インターネット上で電子契約の締結ができるシステムです。安全に契約を締結するための機能をはじめ、契約書の管理に係る機能や、業務効率化に役立つ機能が数多く実装されています。

さらに、ワークフローの改善に役立つ機能や、ほかのシステムとスムーズに連携できる機能を有するシステムも少なくありません。契約業務全般の効率化を通じて、バックオフィス業務にかかる手間の削減が可能です。

近年、特に競争が激化している自動車業界では、開発分野に多くの人的リソースを割くためにも、バックオフィス業務の効率化が求められています。組織のペーパーレス化をはじめとして、積極的にDXを推進し、社員の生産性を向上するには、電子契約システムの導入が効果的です。

電子契約システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。

自動車業界における契約業務に関する課題

自動車業界では、以下のように契約にかかる業務の効率化や電子帳簿保存法への対応、さらにペーパーレス化に関する課題を抱えています。普段の業務において、解決すべき課題は何か考えてみましょう。

業界全体で進む電子化への対応

自動車業界では契約業務をはじめとして、急速に電子化の流れが進んでいます。電子契約は特定の業界に限らず、日本中の企業が積極的に推進しているため、現在において電子化が遅れている組織でも、今後は本格的に進めなければならないでしょう。

取引先が電子契約を推進しているケースも多いので、企業によっては早急な対応が求められる場合も珍しくありません。

部門による処理スピードのばらつき

自動車業界は、部門ごとに異なる契約書や請求書の処理をしている場合も多く、スピードにばらつきが出ている組織は少なくありません。特定の部署で申請の遅れが発生すると、他部門や取引先に迷惑をかけてしまう可能性があります。

部門やチームによる多少のばらつきは仕方がない部分はあるものの、契約書や請求書のやりとりに関しては企業全体でルールを統一し、スピーディーに処理できる体制の構築が必要です。

バックオフィス業務を中心にDXの流れが加速

自動車業界は慢性的な人手不足に陥っている企業も多く、年々激化する市場競争に生き残っていくためにも、バックオフィス業務の効率化が求められています。上記のように、業界全体で電子化の流れが進んでいるので、将来を見据えた対応をしなければいけません。

電子帳簿保存法への対応をはじめ、取引先と安全かつスムーズに契約を締結できる環境をつくり上げましょう。加えて、契約にかかる業務フローを最適化し、積極的にDXを進めることにより、組織全体の競争力を高める工夫が必要です。

自動車業界の抱える課題を電子契約システムで解決できる理由

自動車業界では急速に進む電子化への対応や、業務フローの最適化の必要性など、さまざまな課題を抱えています。電子契約システムの導入は、これらの課題解決のきっかけとなる可能性があります。その理由を、電子契約システムの機能や詳細とともにみていきましょう。

スピーディーな電子化が可能に

電子契約システムの導入をきっかけとして、契約・請求業務の電子化が可能になります。システムを活用して紙の契約書から電子契約書に移行すれば、スムーズにペーパーレス化を進められるようになるでしょう。システムとともに、電子化に役立つサービスを提供している業者も多くあります。

電子帳簿保存法に対応しつつ、社内に紙で保存している書類を、クラウド上で取り扱えるようにするには、相応の時間がかかります。長期的な計画として進める必要はありますが、電子契約システムの機能や、電子化の支援サービスを活用すれば、早期に電子書類として運用できるようになるはずです。

組織全体の業務フローを改善できる

契約に関する一連の業務をシステム上で完結できるようになれば、組織全体の業務効率化につながります。書類の作成から申請・承認・契約後の書類管理に至るまで、スピーディーに処理できるようになり、社員一人ひとりの作業負担も減るでしょう。

さらに複数の部門にまたがる申請・承認フローの最適化が可能になるので、とりわけ多くの子会社を抱える傾向にある自動車業界の企業にとっては、メリットが大きいといえます。取引先の担当者の手間も削減できるので、スムーズに契約を締結できるようになるでしょう。

バックオフィス業務全体を効率化できる

電子契約システムを通じてバックオフィス業務全体を効率化できるので、経理部門を中心に、社員がより重要な業務に時間を割けるようになります。特に人手不足に陥っている企業にとっては、デジタル化による作業負担の軽減は、歓迎すべきことでしょう。

また、システム上で安全に書類をやりとりできるようになるため、コンプライアンスも強化され、全体の管理コストの削減にもつながります。クラウド型の電子契約システムならば、オフィス以外の場所からもアクセスができるので、テレワーク下でも契約の締結が可能になるのもメリットです。

自動車業界における電子契約システムの導入事例

自動車業界における電子契約システムの導入例を、業務改善の事例とともに紹介します。他社がどういった課題を抱えており、システムの導入でどのように状況が変わったか確認してみましょう。

トヨタ車体株式会社

トヨタ車体株式会社では、近年の働き方改革の流れを受けて、段階的に紙の書類のデジタル化を進めてきました。さらに契約まわりの業務工数の削減を目指すため、電子契約システムの導入を決めた経緯があります。

複数のシステムを比較検討した結果、著名な電子契約システムである「クラウドサイン」の導入を決めました。同システムをベースに書類の作成や契約の締結など、さまざまな業務フローの見直しをしたところ、契約業務の時短に加えて、管理コストの削減にも成功しています。

特に、本来重視すべき開発部門のサポートに、バックオフィスを担う部門が注力できるようになった点が大きかったようです。

※出典：弁護士ドットコム株式会社「自動車メーカーでも着実に進む電子化。クラウドサインの初期・運用コストの低さに着目 | 導入事例| クラウドサイン | 国内シェアNo.1の電子契約サービス」（2024年4月28日閲覧）

株式会社ジョイカルジャパン

新車や中古車の販売に加えて、車検サポート事業を運営している株式会社ジョイカルジャパンでは、これまで業務のデジタル化と、ペーパーレス化を積極的に進めてきました。さらに紙での契約が多い分野に関しても、電子契約サービスを導入すべきとの方針により、2020年から「SMBCクラウドサイン」を導入しています。

同システムを軸にバックオフィス業務のDXを進めており、オンライン営業システムやWeb会議ツールと組み合わせて運用することで、取引先にとっても契約を進めやすい環境を構築しているようです。今後は、既存のワークフローツールとの連携ににより、さらなる業務効率化を目指すとしています。

※出典：SMBCクラウドサイン株式会社「自動車業界のDXに向け、分厚い契約書を完全電子化 | 導入事例 | SMBCクラウドサイン 公式サイト」（2024年4月28日閲覧）

自動車業界向け電子契約システムの比較

クラウドサインは契約にかかる作業をオンラインで完結できる電子契約システムです。業界トップクラスの知名度があるサービスで、自動車業界をはじめとして、IT業界や金融業界などのさまざまな企業に導入されています。

電子署名法に準拠できるのはもちろん、各種認証制度をクリアした強固なセキュリティのもとで、契約に必要なプロセスの効率化・簡略化が可能です。シンプルな管理画面で使いやすく、組織の課題に合わせた運用ができるのも魅力です。

SMBCクラウドサインは日本の法律に特化した、弁護士監修の電子契約サービスです。SMBCグループへの導入ナレッジを活かしたサポートを受けられるのが特徴で、業務プロセスに合あわせて運用体制を整えられます。

専任のスタッフがユーザーの状況に合わせて、最適な提案をしてくれるので、これから本格的に電子契約を導入する企業におすすめです。さまざまな事業規模や、業界・業種への提案経験があるスタッフが担当するので、安心して任せられます。

マネーフォワード クラウド契約は、個人事業主から上場企業まで、あらゆる事業規模に対応できる電子契約サービスです。契約書の作成から申請・承認業務、契約締結後の文書管理まで、一貫してクラウド上で対応できます。

契約業務に関する機能を網羅しているのはもちろん、紙の契約書もまとめて管理できるのが特徴です。他社の電子契約サービスから受領したデータでも、契約締結後に自動でシステムに取り込めます。

また、マネーフォワード社の製品とシームレスに連携できるので、すでに何らかのサービスを運用しているならば、クラウド契約も導入するとよいでしょう。バックオフィス業務全体を効率化できます。

GMOサインは、1件あたり110円から契約書を送信できる電子契約サービスで、ほかのシステムに比べて低コストで利用できるのが魅力です。1か月単位での契約も可能なので、必要な期間のみ利用するのもよいでしょう。フリープランもあるので、事前に使い勝手を確認できます。

厳密な権限設定や閲覧制限機能により、部外秘の文書でも安心して保管・管理が可能です。数多くの機能が標準搭載されており、導入時の支援はもちろん、運用中もベンダーの丁寧なサポートを受けられます。不動産業界や飲食業界などに加えて、行政機関への導入事例も少なくありません。

ドキュサインは、世界中で利用されている電子契約サービスで、契約まわりのワークフローを自動化し、組織の業務効率化と生産性の向上を実現できます。契約のライフサイクル全体をシームレスに結び付け、コンプライアンスを強化しつつ、社員の業務負担を軽減できます。

とくに、契約書の作成機能が豊富で、作業フローのテンプレート化により繰り返しを排除し、スピーディーな処理を実現できるのが特徴です。スマホやタブレット端末からもアクセスできるので、テレワーク中や出張中の社員でも、問題なく契約関連業務を進められます。

ContractS CLMは契約にかかるライフサイクルを管理し、契約書の作成からレビュー・承認・更新・管理といった業務を、一か所に集約できるプラットフォームです。契約プロセス全体に関わる組織課題を解決し、契約まわりのDXを実現できます。

組織の環境やニーズに合わせたワークフローの設定が可能で、関連書類や過去のやりとり、担当者の情報などを可視化して、契約業務の効率化を図れるのが特徴です。厳密なアクセス権限の設定により、コンプライアンスに関するリスクを回避しつつ、契約までのリードタイムを削減できます。

DottedSignはドキュメントの署名プロセスを標準化し、確認作業やリマインドの流れを調整することで、ワークフロー全体を最適化できる電子署名ソリューションです。世界中で多くの企業が導入しており、日本国内でも事業規模に関わらず導入が進んでいます。

外出先やテレワーク先など、さまざまな場所にいる相手と電子署名による契約が可能。署名者情報をリアルタイムで確認でき、未完了の場合はリマインド通知を自動送信できます。書類テンプレートが豊富なのも特徴で、雇用契約書から秘密保持契約書・請求書など、さまざまな文書を素早く作成できます。

Acrobat Signは、Adobe社が提供している電子契約ツールで、どのようなデバイスでもPDFの作成から編集・共同作業・署名が可能です。Microsoft推奨の電⼦サインソリューションでもあり、同社の各種アプリケーションとシームレスに連携できます。

作業中のアプリケーションから離れずに、PDFの送信・署名が可能なので、作業効率を維持したまま契約作業を進められるのが特徴です。世界レベルの高度なセキュリティにより社内のコンプライアンスを強化し、法律に則ったデジタル文書の運用を可能にします。

freeeサインは電子契約の締結前の準備から、安全な契約の締結、さらに契約後の文書管理に至るまで、一貫して対応できるクラウド電子契約サービスです。

各種契約書のリスクの見落としを防止し、修正案の作成をサポートしてくれる機能や、適切な契約書のひな形を選んでくれる機能などが実装されています。さまざまなシステムと連携し、シームレスにデータを利用できるのに加えて、優れたフォルダ管理機能を利用できるのも特徴です。

DocYouは、複数の企業にまたがる取引書類を、1つのプラットフォームで相互連携できるサービスです。電子契約はもちろん、各種書類の配信や文書管理など、さまざまな書類業務をサポートする機能が実装されています。

基幹システムとの連携により、部門レベルから組織全体のレベルまで、取引関連業務のDXを推進できるのが特徴です。企業間の取引をシステム上に集約できるので、ペーパーレス化の推進にも寄与します。機能が豊富で使いやすいのも魅力で、自動車業界をはじめ、さまざまな業界で広く活用できる、汎用性の高いシステムです。

スマートサインシステム - 株式会社カーセブンデジフィールド

スマートサインシステムは、車両の買取や販売に特化した電子契約サービスです。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、自動車の売買に関する契約業務をまとめて管理できます。

契約の締結後はユーザー専用のマイページが自動作成され、各種契約手続きの状況を可視化できるのが特徴です。名義変更後の車検証のアップロードもできます。さらに「e-answer」や「インスマートシステム」との連携により、契約書の作成に関しても効率化が可能です。

自動車業界向け電子契約システムで段階的にデジタル化を進めよう

電子契約システムは、いまや自動車業界の企業にとっても欠かせない存在です。スピーディーな電子契約を可能にすれば、バックオフィス業務の手間の削減につながり、社員がより重要な仕事に時間を充てられるようになるでしょう。契約までのリードタイムも短縮でき、売上アップにもつながります。

導入するシステムを選ぶ際には、必要な機能が網羅されているか確認するとともに、使い勝手も確認しておきましょう。無料体験版やトライアル版が利用できるシステムならば、事前に機能や操作性をチェックできます。すでに社内で運用しているシステムと連携できれば、さらに導入効果を高められるでしょう。

なお、自動車業界では電子契約システムに関連して、次のようなサービスも利用されています。こちらもぜひ、導入を検討してみましょう。

• 自動車業界向会計ソフト
• 自動車業界向け在庫管理システム