プロジェクト管理・工数管理を選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

プロジェクト管理ツールとは、企業の進めるさまざまなプロジェクトを効率的に管理するためのシステムで、Todoリストやスケジュール管理、ガントチャートの作成機能などが実装されています。

プロジェクトの遂行で発生するさまざまなタスク管理を効率化でき、ユーザーは直感的にプロジェクトの現状を把握できます。

ツールによって実装されている機能に違いはあるものの、軸となる進捗管理やタスク・スケジュール管理、工数管理などは、基本的にどのツールでも利用可能です。さらにプロジェクトメンバーが情報を共有するための、掲示板機能が実装されているものもあります。

また、クラウドサービスとして提供されているプロジェクト管理ツールは、気軽にメンバー間でコミュニケーションが取れるチャット機能が実装されているサービスも少なくありません。

スムーズな情報共有に加え、投稿にコメントを残すことも可能なので、わざわざ確認するほどではない事柄でも、情報として残せるようになります。

もともと製造業界やIT業界を中心に、プロジェクト管理の重要性が広く認識されていますが、近年は業界・業種にかかわらず、チームでの仕事をプロジェクトとして捉え、より正確な管理体制を構築しようとする企業が増えてきました。それにともなって、プロジェクト管理の専門ツールの需要も高まっています。

【プロジェクトに関わる社員の生産性向上が急務】

プロジェクト管理ツールの必要性が広く認知されるようになった背景としては、プロジェクトに関わる社員の生産性向上を急務とする企業が増えた点が挙げられます。

プロジェクトは通常、複数の細分化されたタスクから構成されており、多くの社員が関わるものです。一人ひとりの仕事の生産性は異なるので、プロジェクト全体のパフォーマンスを高めるためには、社員の業務効率化を図り、生産性の底上げをしなければいけません。

そこでプロジェクト管理の専用ツールを導入することで、相互に関連しているタスクを正確に管理し、問題点や課題点を早急に解消することで、社員の生産性の向上を図る企業が増えてきたのです。

また、近年はプロジェクト自体が高度になり、複数のプロジェクトを同時並行で進めなければならないケースも珍しくありません。プロジェクト同士が相互に複雑に関係している場合も多いため、専用の管理ツールによる進捗状況の可視化が欠かせなくなっています。

【テレワークやリモートワークの広がり】

テレワークやリモートワークの広がりも、プロジェクト管理ツールが積極的に導入されるようになった背景の一つです。もともとIT業界を中心に、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えていましたが、近年のコロナ禍により、その動きが加速しています。

オフィス以外の場所で社員が勤務するテレワークやリモートワークでは、場所を選ばずシステムにアクセスできる環境が必要です。エクセルベースでプロジェクト管理をしている企業はまだ多くありますが、外部からのアクセスが難しく、メンバーのタスクの進捗状況を把握するのも困難です。

そこで、テレワーク下でも自由にアクセス可能で、メンバーの業務の状況などを把握するための、管理ツールを導入する企業が増えてきました。

特にクラウド型のプロジェクト管理ツールならば、エクセルやそれに類するアプリケーションによる管理から脱却するとともに、リモート環境でも各人の状況を簡単に把握できます。

【時間・場所を選ばず自由にアクセスできる】

クラウド型のプロジェクト管理ツールならば、インターネット環境がある場所ならどこでもアクセス可能で、最新のプロジェクトの進捗状況を把握できます。

上記のように、テレワークやリモートワークを導入している企業はもちろん、社員の外出や出張が多い企業も重宝するでしょう。出先から状況をすぐに確認でき、こなすべきタスクの優先順位のチェックや、問題点・修正点の把握が可能です。

【メンバーの負荷を考慮したタスク管理が可能になる】

プロジェクト管理ツールにはガントチャートの作成や、細かいタスクの管理機能が実装されているため、プロジェクト期間中の人員配置や役割の変更がスムーズにできます。

各メンバーにどれぐらいの負担がかかっているのか、全体的な視点から確認できるのに加えて、一人ひとりの強みや得意分野を考慮したうえで、最適な人材配置が可能になります。

メンバーの負荷を考慮したタスク管理によって、結果的にプロジェクト全体をスムーズに運営できるようになるでしょう。

【メンバー間の連携が取りやすくなる】

掲示板機能やチャット機能が実装されている管理ツールならば、他のメンバーとの連携も簡単に取れるようになります。

特にメンバー間のコミュニケーションが不足しがちなテレワーク下では、システムを通じて気軽な意思疎通ができる環境を構築することで、社員が孤独感や疎外感を感じず仕事に集中できるのもメリットです。

また、コメントのやり取りに加えて、プロジェクトで利用するさまざまなデータファイルも簡単にシェアできるので、必要な情報をリアルタイムで入手できる環境を構築でき、メンバー間のスピーディーな情報共有を実現できます。

プロジェクト管理ツールは月額数千円から気軽に導入・利用できるものもあれば、数百万円の導入コストがかかる製品もあります。

その多くは他の管理システムに比べると低コストで導入できるものの、クラウドサービスがほとんどなので、運用環境はインターネットの状態に依存してしまう点は注意が必要です。

通信環境に何らかの問題が発生した場合、システムにまったくアクセスできなくなるため、業務に大きな支障が出てしまう恐れがあります。またインターネットを利用するので、常に不正アクセスのリスクがあるため、安全に利用できる環境を構築しなければいけません。

運用上のルールを決めておき、問題やトラブルが発生した際、迅速に対応できる管理担当者を決めておきましょう。ベンダーにすぐ相談できる体制にしておくことも大事です。

【導入・運用にかかるコストと機能性】

プロジェクト管理ツールを選択する際、まず注目すべきは導入コストと機能です。

クラウド型の管理ツールはユーザー1人あたりの料金で導入プランが設けられていたり、最大ユーザー数で料金プランが変わってきたりするため、事前に利用人数を明確にしておき、最適なプランを選ぶ必要があります。

また、必要な機能が網羅されている製品やサービスを選択しなければ、十分な導入効果を得られません。一般的に実装されている機能が多いツールほど導入コストがかかるため、費用と機能のバランスを考える必要があります。

【他のツールやサービスとの連携性】

他のツールやサービスとの連携性にも注目しましょう。連携できるサービスが多ければ、より効率的に作業を進められるようになります。すでに社内で運用しているツールと連携できるならば、運用体制を大きく変えずに済むので、スムーズに利用が定着するでしょう。

具体的にどういったツールと連携ができるかは、基本的にプロジェクト管理ツールの公式サイトで説明されています。事前によくチェックしておきましょう。必要に応じて､ベンダーに確認しておくことも大事です。

プロジェクト管理ツールの導入に失敗しないためには、環境に合った製品・サービスを選択するのはもちろん、計画的に導入を進める必要があります。

あらゆるプロジェクトで一斉に導入してしまうと、現場に混乱してしまうケースがほとんどです。いきなり大規模に導入するのではなく、まずはスモールスタートを意識しましょう。

特定のプロジェクトの管理ツールとして導入し、運用上の問題点や課題点を解消しながら、徐々に適用範囲を広げていくアプローチが有効です。常に運用体制の修正・改善ができるようにしておきましょう。