RPAを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

RPAとは「Robotics Process Automation」の略語で、主に定型業務を自動化するための試みを指します。

もともと欧米で誕生した概念で、企業の生産性を向上させるためのプロジェクトのような扱いでしたが、近年は定型業務を自動化するためのツールを指す場合が多くなりました。

定型業務とは、総務や経理などバックオフィス業務にありがちな、手順の決まっている業務を指します。たとえば、社員情報を人材データベースに登録したり、人材採用の場面において、応募者の情報をシステムに転記したりする作業です。

これらの作業は手順が単純なものの、情報が膨大になりがちで、手作業ではかなりの手間と時間がかかってしまいます。

そこで、RPAを導入すれば、登録作業や転記作業をソフトウェアロボットが代替してくれるため、社員の作業効率を大幅に向上できるわけです。

【人手不足の解消に必須のツールとなりつつある】

RPAは人間が主にパソコン上でする作業を自動化できるので、慢性的な人手不足に陥っている企業や、社員の業務生産性の伸び悩みを感じている企業にとって、積極的に導入したいツールです。

実際、大企業の多くが何らかの形でRPAを導入しており、定型作業にかかる時間や負担が大きい企業ほど運用に前向きなようです。

人手不足に加えて人件費のコストが上がり続けている昨今、既存の人的リソースで生産性を向上させるために、RPAの利用が注目されています。

【AI（人工知能）の活用でカバーできる範囲が拡大】

近年はAI（人工知能）のビジネスシーンでの活用も広まっており、RPAと組み合わせることで、より広い業務範囲を自動化できるツールも続々登場しています。

サーバー上でソフトウェアロボットを稼働させることで、複数の部門・部署に跨がる作業も自動化できるため、工夫次第で企業全体のパフォーマンスを大幅に向上できる可能性があります。

【事例の増加で導入しやすくなっている】

さまざまなRPAツールや業務自動化システムが登場する中で、徐々に導入に必要なコストも下がってきており、中小企業は個人事業でもRPAの導入事例が増えている状況です。

当初、RPAの導入に二の足を踏んでいた企業でも、参考にできる導入事例が増えたことで、本格的な導入に舵を切るケースも目立つようになりました。

今後さらに業界・業種を問わず、身近な業務効率化ツールとして、広く利用されるのは間違いないでしょう。

【ワークフローの最適化や合理化ができる】

RPAの導入により、既存のワークフローの最適化や合理化を実現できます。

定型業務をツールで自動化すれば、業務スケジュールの大幅な短縮に加えて、社員の作業時間も短縮されることで、より重要な事柄に人的リソースを割けるようになるでしょう。結果として、売り上げの向上が期待できます。

また、業務効率化に加えて、顧客に対するサービスの質も向上できます。特に、顧客に対して情報を提供するタイプの事業では、情報の収集・整理・分析のプロセスにRPAが重宝するでしょう。

必要なタイミングで、必要な情報を顧客に提供しやすくなり、企業としての信頼を高められます。

【業務コストを削減できる】

RPAで定型業務を自動化すれば、それまで単純労働に従事していた社員の業務コストを削減できます。

社員側もストレスの溜まりがちな単純作業から解放され、より付加価値の高い仕事に従事できるようになるでしょう。従業員満足度が向上し、離職率の低下も期待できます。

それまで単純作業を外注していた企業にとっても、RPAに作業を代替してもらうことで、大幅な人件費の削減が可能です。

時期によって作業量が増減する場合、臨時で人員を雇用するよりもRPAで作業量を調整する方が、圧倒的にコストパフォーマンスがよいはずです。

【成果物の品質の維持・向上が可能】

RPAは作業内容を正確にプログラムしておけば、全く同じ品質を維持可能で、24時間体制で成果を上げ続けられるのが強みです。

社員が帰宅後の深夜や休日の間も稼働させておけば、それまでの業務スケジュールの大幅な短縮が可能になるでしょう。さらに社員の手作業に比べてミスも起こらないので、戻り工数を考慮する必要もありません。

【導入にあたって業務フローの変更・改善が必要になる】

RPAの導入にあたっては、既存の業務フローを変更しなければならない企業が多いでしょう。

これまで社員が担ってきた作業をツールに代替させるため、全体の業務の流れを確認し、どの業務をRPAで自動化すべきか検討する必要があります。

特に業務フローが複雑な場合、現場の社員と話し合いながら作業の流れを整理しなければいけません。RPAの運用が定着するまで、かなりの時間を要する可能性があります。

社員の役割分担や作業内容の調整も必要になるので、人によってはRPAの導入に反発するケースも考えられます。

【変則的で高度な判断を要する業務には対応できない】

RPAは手順の決まっている業務の自動化に力を発揮する一方で、イレギュラーが発生しやすい業務や、適宜人間の判断が必要な作業には、導入しづらいのがデメリットです。

事前に作業フローをソフトウェアロボットに覚えさせるので、変則的な作業が頻繁に発生する業務では、その都度再プログラムが必要になります。RPAを導入する前よりも、かえって効率が悪くなるかもしれません。

ただし近年は、ある程度自律的な判断ができるAIを実装したRPAもリリースされはじめています。

現段階でも簡単な判断であればシステム上で処理できるので、さらなるAIの発展にともない、今後RPAが対応できる業務範囲も広がっていくと考えられます。

【導入目的に合った機能を有しているか？】

RPAツールを選択する際には、まず目的との整合性を考えなければいけません。何のためにRPAを導入するのか、具体的にどういった業務の自動化が必要かを明確にし、目的を確実に達成できる製品を選ぶ必要があります。

具体的には、導入を検討しているツールの自動化できる範囲や機能を確認し、社内で自動化したい作業に適合しているかチェックしなければいけません。

RPAツールはデスクトップ作業の自動化に特化したものから、サーバーに導入するもの、ブラウザ上の作業のみを自動化するものなど、対象範囲に違いがあります。

自動化できる範囲が広いものほど費用がかかるので、もっとも高いコストパフォーマンスを発揮できる製品を、慎重に選ぶことが大事です。

【操作性やカスタマイズ性に問題はないか？】

RPAは自動化するための業務を定義し、シナリオを設計・プログラムする必要があるので、操作性に優れたツールを選ぶ必要があります。

特に、社内にエンジニアやプログラマーなどがいない場合は、ドラッグ＆ドロップで誰でも簡単に設定できる製品がよいでしょう。

また、運用を続ける中で、自動化したい事業範囲や領域が広がると考えられます。状況に応じて機能を柔軟にカスタマイズしたり、自由に拡張したりできるものを選ぶことも大事です。

【導入の担当者を決めておく】

RPAの導入にあたっては、対象部門に導入目的や必要性を伝えたり、ベンダーの担当者に問題点や課題を相談したりする役割を持つ人材が必要です。

いわば現場とサービスベンダーとの橋渡しとなる役割で、社内の調整をしながらツールやシステムの導入を進めることで、スムーズに運用を開始できます。

たとえ直感的に利用できるRPAツールでも、現場の社員が機能を使いこなせるようになるまでは、相応の時間がかかるものです。

導入担当者はツールの使い方や注意点をまず熟知し、日常的に利用する社員に対して、シナリオの設定方法や自動化のポイントなどを、丁寧にレクチャーする役割も担います。

導入担当者には、社内でITツールの運用に詳しい技術部門の人材を据えるとよいでしょう。外部のエンジニアやプログラマーなどに依頼して、導入から運用までサポートしてもらう方法もあります。

【狭い範囲で始めて、成功体験を積み重ねる】

はじめから大規模に運用するのではなく、狭い範囲で自動化を進めることが大事です。 RPAに慣れないうちから大々的に導入してしまうと、うまく運用できずに社員のモチベーションの低下につながる可能性があります。RPAは役に立たないと感じる社員も出てくるでしょう。 まずは自動化しやすい単純な作業からスタートして、成功体験を積み重ねることで運用のポイントを理解する必要があります。 社員にRPAの効果を実感してもらいながら、徐々に自動化する業務範囲を広げていくのがポイントです。