テレビ会議システムを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

テレビ会議・web会議サービスは、遠隔地にいるヒトとPCに付いているカメラや、専用のカメラを用いて通信をすることによって、映像を通してリアルタイムで会議をできるようにしたサービスです。Skypeなどのサービスをイメージする方も多いとは思いますが、それにビジネス用の機能が備わったものだと認識すると分かりやすいです。テレビ会議とは大きめの専用端末(カメラ)を用いてその映像を遠隔地に届けます。レンズが大きいので大きな会議室の様子でも配信することができるので、大人数での会議を遠隔地と行いたい場合にはいいと思います。ただし、どちらかいい方にテレビ会議のサービスが入っていない場合は会議ができないので、その点には注意が必要です。
次にweb会議についてですが、web会議とはその名の通りインターネット回線を通じて会議をします。PCに付いている小さなカメラや、外付けのカメラを利用して映像をお互いに送受信します。特徴としてPCなどの端末とネット回線があればどこでもできるので、あまり規模の大きい会議をしない方や手軽に行いたい方にはおすすめです。
最後にテレビ会議とweb会議の違いついてですが、両者で大きく異なるのは会議を行う場所です。基本的にはテレビ会議は大きい専用カメラを用いるので、大きな会議室でも全体を映像として届けることができます。しかしweb会議ではPCに付いている小さいカメラや外付けのカメラを使うので、基本的には自席から自分一人を映しながら会議を行います。会議の規模や方法などで使い分けることができます。

テレビ会議の主な基本性能
・スマホ対応
・チャット
・PC画面共有
・アンケート機能
・録画機能
・メモ・メモ共有機能
・ファイル共有機能
普通の会議の場と遜色がないように会議を行うことができる機能が豊富についています。なかでもスマホ対応しているサービスが多いことから、いつでもどこでも利用できるという点がクラウドサービスならではの特徴です。最近のスマートフォンは画面が大きく、画質も良く、動作も快適だったり、かなり便利になってきました。
また、外出先でも様々なところで無料Wi-Fiが利用できたりするのでとても便利です。クラウドサービスで利用できるテレビ会議だからこそのメリットです。 テレビ会議の主な便利性能 ・指さし機能
・電話会議連携
・アプリからのファイル共有
基本機能に付いているサービスもありますし、プラスαの機能として別料金になるサービスもあるので、自分たちにどの機能が必要なのか、事前に検討をした上でサービスの比較をしていくのがいいと思います。 またサービスによって強みが異なってきます。例えば「音質・画質」「通信速度」「操作の手軽さ」など、基本的にはサービスの質がメインに強化されています。どのサービスもより快適に利用できるサービスに進化してきているので、今後の進化も期待できます。

・会議の効率化
テレビ会議・web会議を導入する理由の一つとして、会議を効率良く行うことがあります。例えば、今までは遠隔地の人と会議をしたい場合には、どちらかが出張して相手方の方に行かなければなりませんでした。しかし、毎回毎回会議の度に移動をしていれば時間も膨大にかかりますし、効率よくありません。その点、テレビ会議・web会議を使えば遠隔地同士でも会議ができるので、効率化を図れます。また、スケジュール管理等も一体として行えるサービスもあるので、1つ導入することで様々な恩恵を得ることができます。
・移動時間、費用を削減
遠隔地で会議ができるので、今まで移動にかかっていた時間や費用を削減することができます。そのため、今まで移動に使っていた時間を他の作業に充てられるので、今まで以上に生産性が上がるかもしれませんし、今まで移動に使っていた費用を他の作業に充てたり、投資に使ったりなど様々な使いみちが増えるので、より効果的な活動を行っていけるかもしれません。
・緊急時の連絡手段
テレビ会議・web会議はスマートフォンほど日本で普及しているわけではないですし、緊急時に連絡を取りたい時につながりやすい傾向があるそうです。そのため、全社に導入をしておけば、緊急時や災害時に社員の安全確認を一度に取ることが可能かもしれませんし、また、会社ではなく個人として利用している場合でも、離れて暮らす家族の安否を確認する方法の一つとして活用することができるかもしれません。

・コストの削減
・外出先からでも会議に参加できる
・災害時に連絡が取れやすい
「コストの削減」「外出先から会議に参加できる」という点ですが、今までは会議が遠隔地であった場合には出張をする必要がありました。しかしテレビ会議・web会議では、ネットに繋がっていれば外出先からいつでもどこからでも会議に参加することができます。そのため今までかかっていた出張の費用がかからなくなるので、コストの削減に繋がります。
次に「災害時に連絡が取れやすい」など電話とは違う独自の専用回線を使っているサービスもあるので、その場合には災害時に電話などよりも混雑しないので連絡が取りやすいです。どうしても災害時に連絡が取りにくくなってしまう際に、テレビ会議、web会議システムを導入していれば、本来の使い方とは違いますが、いざという時に連絡を取りやすくなります。

・慣れるまで準備に時間がかかる
・逆にコストが増える可能性がある
・目線が合わない
いくら作業が簡単とはいえど、新しいサービスを使うときに全く迷いもなく利用することのできる人は少ないはずです。「慣れるまで準備に時間がかかる」ので、もし一人遠隔地から会議に参加する場合に、使い方がわからなかったりした場合、会議の進行に支障が出てきますし、始まるまでに時間がかかってしまう可能性があります。利用する人全員である程度の使い方を事前に把握しておく必要があります。
次に「逆にコストが増える可能性がある」という点ですが、サービスによっては、より良い性能を求めていくとどうしても追加料金がかかってきたり、専用の危機を購入する必要があったりします。そのため出張費の削減が目標であったのに、それを上回る費用がかかる可能性があります。最後に「目線が合わない」という点ですが、カメラの向こう側にいる人達は基本的にはカメラを見て会話をしていくことになります。画面の中の人物とは目があっているかもしれませんが、実際には目があっていないため、対面であれば感じ取れるようなちょっとした変化に気づきにくいです。

・コスト
・音声・映像の品質
・通信が安定しているか
・サポートが充実しているか
まずは「コスト」ですが、サービスによって課金体系や料金に差があります。自分たちがどの程度予算を割けるのか、どの程度の価格帯で利用したい、など事前になんとなくのイメージはあると思うので、その条件を満たすかどうかの比較は必要です。機能を重視するのか、価格を重視するのかによって選択する製品も変わってきます。
次に「音声・映像の品質」「通信が安定しているかどうか」という点ですが、最近のテレビ会議・web会議システムは非常に音声や映像のクオリティが高製品が多いです。しかし、どんなに音声や映像がよくても、通信が途切れてしまったりノイズが発生していては意味が無いです。また距離が遠ければ遠いほど途切れやノイズが発生しやすくなってしまいますし、それこそ海外の人と会議をする必要のある人はこの点チェックしておく必要があります。
最後に「サポートが充実しているか」ですが、やはりどんな良いサービスであったとしても、故障してしまったり予期せぬエラーが起こってしまうこともあると思います。そういったときに素早く丁寧な対応をしてくれるほうが助かりますし、いざというときのためにも確認しておく必要があります。

・利用する理由を明確にすること
とても便利なサービスですし、最近では導入している企業も増加してきています。やはりなんのために利用するのか、それはテレビ会議・ウェブ会議である必要があるのか、しっかりと見定める必要があります。その点が決まった後は、自分たちの利用目的ではどういった機能が必要なのか、逆にどういった機能が不要なのかを考えなくてはなりません。
例えば、音声や映像の品質を重視するのか、それともコスパを重視するのか、などです。先にも紹介したように、テレビ会議・ウェブ会議システムには非常に多くの機能があります。その中で基本的な機能の他にどのような機能が必要なのか、あるいは不要なのかが定まればおのずとどのサービスを導入するのかが決まりますし、失敗することもなくなるでしょう。