ワークフローシステムを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

ワークフローシステムとは、業務の一連の流れや手続きを効率化するためのシステムです。申請書や企画書などの書類作成作業や、その申請手続きにかかるプロセスをシステム化し、社員の作業効率を大幅に向上させます。

複雑な作業や煩雑になりがちな手続きを自動化でき、書類の申請から承認の流れを同一のシステム上でフローとして実現できるのが特徴です。さまざまな手続きをシステム上で実行できるので、企業のペーパーレス化の実現も可能で、紙の書類を管理する手間とコストも削減できます。

【ワークフローシステムの機能】

ワークフローシステムの代表的な機能としては、次のものが挙げられます。

・各種フォームの作成：各種申請やメッセージの入力画面を作成
・承認フローの作成：設定したルールにしたがって承認経路を作成
・承認フローの可視化：作成した承認フローをビジュアル化
・ユーザー管理；作業・承認フローに組み込むユーザーの登録や管理
・各種検索機能：申請書類や関連書類の電子化と検索

システムによって具体的な機能は異なるものの、フォームや承認フローの作成、可視化機能はどのシステムにも共通しています。外部ツールと連携できる機能を有する製品・サービスもあります。

ワークフローシステムは、企業の業務効率化に欠かせない存在として、広く導入・運用されています。承認フローが複雑な大企業の場合、紙面や口頭で承認・決裁処理をするのは非効率で、伝達ミスも頻繁に発生してしまうでしょう。責任者の多い職場や判断を仰ぐ管理者のいるフロアが違う場合、責任者に会うのにも時間がかかってしまいます。

そこで、ワークフローシステムを導入すれば書類作成から申請、承認までの流れを電子化できるのに加えて、システム上ですべての作業を完結できます。結果として、社員の作業効率が改善し、本来の業務に集中できる時間が増えるでしょう。

さらに、書類や情報を電子データとして蓄積できるので、コンプライアンスの強化や監査対策にも対応できるようになります。ペーパーレス化の実現を目指す企業にも役立ちます。また、会計システムや経費精算システムなど、他のシステムと連携すればさらに効率的な運用が可能です。

【迅速な意思決定が可能になる】

システム上で書類の作成から申請・承認まで完結できるので、承認フローに関わる社員の業務効率が向上し、迅速な意思決定が可能になります。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末でもシステムを利用できるので、外出先や出張先からでも書類申請や決済ができます。

また、書類の作成ミスによって戻り工数が発生した場合でも、システム上でのやり取りならば、すぐに対応・修正できるのもワークフローシステムの強みです。新たに申請ルートの作成や、承認方法の変更なども簡単にできるので、社員の作業負担を大幅に軽減できます。

【用紙・印刷コストの削減ができる】

事業規模が大きくなるほど多くの申請処理が必要で、紙ベースで申請している場合は、用紙にかかるコストや印刷費用が膨大になりがちです。

一方、ワークフローシステムを申請業務の中心に据えれば、データのほとんどを電子化でき、書類を保管するためのファイルや社内スペースの削減も可能になります。書類の紛失リスクを軽減できるのもメリットです。

【さまざまな働き方に対応できる】

ワークフローシステムは、テレワークやリモートワークなど、多様な働き方に対応できます。特にクラウド型のシステムは、社員がオフィス以外の場所から簡単にアクセスが可能で、必要な情報を必要なタイミングで共有できます。

わざわざ申請作業のためにオフィスに出勤する必要がなくなるので、外回りの営業担当者や社員出張が多い企業にとっても、メリットが大きいでしょう。

【申請・承認フローの見直しが必要になる】

ワークフローシステムの導入にあたり、申請フローを見直さなければいけません。システムを運用しやすい体制にするために、業務プロセス全体の変更が必要なケースも珍しくないでしょう。

とくに、発展途上の企業や人員の変動が激しい環境の場合、頻繁にワークフローの変更・設定が求められる可能性もあります。事業規模の拡大や業務形態の変更が必要な場合も、その都度システムの設定が必要になり、対応に相応の時間がかかるはずです。

【情報漏えいのリスクがある】

クラウド型のワークフローシステムの場合、インターネット経由でシステムを活用するため、情報漏えいのリスクがあります。外出先からアクセスする社員も多いため、端末の置き忘れや紛失により、重要なデータが外部に漏れてしまう恐れもあります。

社員一人ひとりがIDやパスワードの管理などを徹底するとともに、安全にシステムを運用するためのルール作りが欠かせません。

【システムの使いやすさで選ぶ】

ワークフローシステムは主に、書類の申請・承認作業を効率化するためのものです。多くの社員が日常的にシステムを利用するため、画面構成や機能がわかりやすく、使いやすい製品・サービスでなければいけません。

ITツールに慣れていない新入社員や、高齢の社員も利用するケースが想定されるため、誰にでも理解しやすいインターフェースのシステムを選ぶ必要があります。無料体験版や、トライアル版が利用できるワークフローシステムも多いので、まずは使い勝手を確認してみるとよいでしょう。

【他のツールやシステムとの連携性で選ぶ】

必要に応じて機能の追加やカスタマイズがしやすいシステムを選ぶのに加えて、他のツールとスムーズに連携できるものがよいでしょう。すでに社内で何らかのツールを運用しているならば、その製品とワークフローシステムを連携できれば、業務プロセス全体の効率化ができます。

たとえば、グループウェアや会計システムなどと連携ができれば、業務フロー全体が最適化され、社員の業務生産性が向上するでしょう。同じベンダーからリリースされている製品同士ならば、デフォルトで連携が可能な場合が多いので、ツール同士の連携を考えて製品を選ぶのもおすすめです。

【ベンダーのサポート体制で選ぶ】

ワークフローシステムをスムーズに導入・運用するには、ベンダーのサポートも有効に活用しましょう。すでに多くの管理ツールを運用しており、IT技術者が社内にいる場合は問題ないかもしれませんが、導入時に問題やトラブルが発生する可能性もあります。

社内で対応しきれないトラブルが発生した際、速やかなサポートを受けられるベンダーの製品を選ぶことが大事です。サポート専用の窓口が設置されているのはもちろん、24時間体制のサポートが受けられるかなど、事前にベンダーのサポート体制をチェックしておきましょう。

ワークフローシステムを導入する際には、まず書類申請のルールや作業フローを再確認し、システムの導入によって本当に業務効率化が実現できるか、冷静に判断しましょう。ツールの導入によって現場が混乱してしまい、逆に生産性が下がってしまうケースはけっして珍しくありません。

事前に社内アンケートをとったり、現場の担当者に話を聞いたりして、書類申請上の問題や課題を明確にしたうえで、それを解消できるワークフローシステムを選ぶことが大事です。導入するツールありきで話を進めないように注意しましょう。