中小企業向け経費精算システム15選 – シェア | 50人未満は少人数プラン有りを要比較

申請者・承認者・経理担当者の全員の作業が楽になる経費精算システム。

経理や総務の経費精算業務の効率化にとても有効なシステムですが、近年はプランが多様化しています。導入やリプレイスを検討していても「料金を比較するだけでも大変」「どのシステムを選べば良いかわからない」といった方も多いのではないでしょうか?

そこでSaaS比較サイトのボクシルは、各システムの説明資料と、料金・機能が一覧で分かる比較表を用意しました。下のボタンから無料でダウンロードできます。

経費精算システムとは

経費精算システムは、中小企業の経理業務を効率化するためのツールです。経費や交通費の申請から、承認、精算までの一連のプロセスを自動化し、ペーパーレス化を実現します。主な機能として、スマートフォンでの領収書撮影や文字起こし（OCR）、自動仕訳、承認ワークフロー、会計ソフトとの連携などがあります。

これらの機能によって、手作業による入力ミスの抑制、工数の削減、申請・承認ルールの統一が見込めます。また、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応もサポートしてくれるため、法令遵守しやすくなるでしょう。

中小企業における経費精算の課題

経理担当者が兼任で多忙

中小企業の経理担当者は他業務との兼任が多く、経費精算に時間を割けません。また、手作業での入力や確認作業に追われ、残業が増加しやすいです。さらにはミスも増加しやすく、財務報告の信頼性を損なうリスクがあります。

紙によって申請や承認が滞るうえ検索にも手間がかかる

紙ベースの経費精算は、申請・承認の遅延や書類管理の手間が問題です。特に監査や税務調査のときには、必要な書類の捜索に追われ日常業務もままならないでしょう。リモートワークも紙が残っている状況では、なかなか浸透しません。

立替払いや仮払いの度に小口現金を記録するのが負担

中小企業では頻繁な立替払いや仮払いが経理担当者の負担となります。小口現金の管理において紛失や不正使用のリスクが高まります。これは経理業務において重大な課題です。また、経費の実態把握の遅れは予算管理や資金繰りにも影響し、会社全体の財務状況に悪影響を及ぼす可能性があります。

経費精算システムのメリット

経費申請や承認、処理を楽に

経費精算システムの導入で、経費申請や承認、処理が簡素化されます。AIによる自動仕訳やワークフロー（稟議）の電子化により、経理担当者の負担が軽減されます。領収書やレシートはOCR（文字認識の技術）によって、システムがファイルから文字を転記して、手入力を削減。これらの機能を活用すれば、経理部の業務効率が向上し、より戦略的な業務にフォーカス可能です。

出張先や自宅から経費精算できる

クラウド型の経費精算システムなら、場所や時間を問わず経費精算できます。スマートフォンから領収書を撮影しアップロードすれば、出張先や在宅勤務中でも申請可能。交通系ICカードをもとに乗降車データをシステムに登録したり、定期区間を控除したりできるので、外回りの多い企業にもおすすめです。

経費申請の不備や不正が減る

経費精算システムの導入で、経費申請の不備や不正が減少します。申請が経費精算規定に沿っていなければアラートする機能によって、申請内容の不備を事前に警告できます。承認プロセスが見える化され、内部統制にも貢献します。また、会計ソフトへ仕訳をインポートできるので、ミスも減らせます。

経費精算システムのシェア（中小企業）

スマートキャンプ株式会社のアンケート^※によると、中小企業においてシェアの最も多かった経費精算システムは「freee支出管理」で20.0%、僅差で「マネーフォワード クラウド経費」が18.6%、「楽楽精算」が17.5%でした。

freee支出管理とマネーフォワード クラウド経費は、数十名規模でも使いやすい料金体系が特徴です。会計をはじめとした同社のシリーズ製品とも組み合わせやすいのが強みです。楽楽精算は中堅企業以上を含めた全体で最も高いシェアを獲得しているため、汎用性の高さからもおすすめできます。

※調査概要：インターネット調査にて経費精算システムの導入に携わった全国20〜60代の985人へ実施。そのうち、上図の集計に用いた従業員数300人未満は555人。スクリーニング期間は2024年11月18日〜19日、本調査の期間は2024年11月22日〜29日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある

経費精算システムの費用相場（中小企業）

BOXIL SaaSに寄せられた利用アカウント数が31〜100人の口コミを集計^※した結果、初期費用は半数が0円でした。また、年額費用の平均は62万円で、1か月あたりおよそ5万円です。もし費用相場より安い経費精算システムを検討する際には、機能が不足していないかに注意しましょう。

※調査概要：BOXIL SaaSに掲載している経費精算システムカテゴリの口コミのうち、利用アカウント数にて「31件〜50件」「51件〜100件」と回答したものを集計。件数は初期費用が26件、年額費用が27件。集計期間は2022年12月5日〜2024年12月4日。

たとえば、経費の獅子は月額300円〜/ユーザーと安いですが、OCRやICカード連携がありません。invox経費精算は月額1,980円+1アクティブユーザーあたり300円〜と低価格ではあるものの、会計ソフト以外との連携に乏しいです。単に安いかどうかではなく、要件に合っていてかつコストを抑えられるかを判断軸にしましょう。

50人未満なら少人数向けプランがあるかチェック

数十人規模の会社では、契約できる最低料金に注意しましょう。最低料金が設定されているサービスの場合、従業員数の割に費用が高額になるかもしれません。たとえば、従業員30人で最低料金が3万円のシステムを導入すると、1人あたり月額1,000円となり、中小企業の求める要件にしては高額な傾向にあります。

中小企業向け経費精算システムの選び方

会計ソフトとシリーズ連携やAPI連携ができると効率的

経費精算システムは会計ソフトと連携できるかが重要です。連携の方法にはシリーズ連携、API連携、CSV連携の3種類に大きく分かれます。連携にあたって専任の情シス担当者を配置できないのであれば、freeeやマネーフォワード クラウドのような会計ソフトと同じ提供会社からシリーズとして提供されている経費精算システム（システム連携）がおすすめです。

次いで、他社の会計ソフトであってもAPI連携が可能なシステムは、初期設定さえ済めばほとんど自動で仕訳や証憑のデータを送信できるので、これも使いやすいです。経理以外のバックオフィス業務も同シリーズで揃えると、マスタを共有しやすく全体の業務最適化が促進されます。

申請や会計処理を効率化する機能

申請作業の効率化

申請作業を効率化する機能としては、OCR入力やクレジットカード連携などがあります。データの入力を省略することで、申請者の負担を減らします。

• 領収書の金額や項目をシステムに自動入力するOCR入力
• 利用明細をもとに申請できるクレジットカード連携や交通系ICカード連携
• 乗換案内アプリの検索結果をそのまま申請に反映

なお、交通系ICカードとの連携や乗換案内アプリとの連携は、ほぼ各社対応済なため、他の機能で比較すると差を見つけやすいでしょう。

経理担当の作業効率化

経理担当としては、申請内容が事前に修正された内容で届いたり、システム上でチャットして修正依頼したりできる点が便利です。また、振込や会計ソフトへの反映といった経費精算の後処理についても自動化されるので、多くの箇所が効率化されます。

• 規定違反チェックで申請者へ事前にエラー通知し、修正された状態で承認対応に進める
• 会計ソフトとの連携で、仕訳の転記が不要
• FBデータの作成によって、振込をまとめられる

規定違反チェックがどの粒度でなされるのか、自社のワークフローをどこまで再現できるのかは、各社で差が生まれやすいです。

中小企業は理由がなければクラウド一択

中小企業はクラウド型の経費精算システムの導入をおすすめします。自前のサーバーが必要なオンプレミスと違い、クラウド型はインターネット接続があれば簡単に始められます。本記事でもクラウド型に絞って経費精算システムを紹介します。

なお、昔から使っている基幹システムとの連携が必須であったり、親会社の提示する要件にオンプレミス型が含まれていたりする場合はオンプレミスを選択しましょう。

電子帳簿保存法とインボイス制度は大半が対応

電子帳簿保存法やインボイス制度には、多くの経費精算システムが対応しています。そのため、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を目的として経費精算システムを検討している方は、ほかの観点からサービスを比較しましょう。

経費の申請・承認・処理の工数を削減しませんか？

適切な経費精算システム選びのポイントは、単なる月額料金だけでなく、総所有コスト（TCO）で考えることです。初期費用、月額費用、追加オプション費用、カスタマイズ費用、連携費用、そして運用コストまで含めた総合的な視点で比較検討しましょう。

また、費用だけでなく、自社の業務フローに合った機能を持つシステムを選ぶことが、結果的にコスト効率を高めます。安価なシステムを選んだものの、使いにくさから社内に浸透せず、予想した効果が得られないというケースは少なくありません。

料金プランや機能要件は、各システムの紹介資料により詳しく掲載されています。
比較表も合わせて、ぜひ下のボタンからダウンロードしてご覧ください。