病院向けおすすめ勤怠管理システム 職員規模別に選び方や比較ポイントを解説

医療機関の勤怠管理に関する課題や悩み

業界や業種によって勤怠管理の悩みは異なります。医療機関では、以下のような課題が特に多く発生しています。

• 勤務体制が複雑で集計に手間がかかる
• 休憩や宿日直、研鑽時間など勤務の実態を把握しにくい
• シフト作成や様式9への対応が難しい

それぞれの課題・悩みについて詳しく説明します。

勤務体制が複雑で集計に手間がかかる

病院・クリニックなどの医療機関は、他業種に比べて勤務体制が複雑になりがちです。
とくに入院患者を受け入れている病院は

• 24時間体制での運営
• 宿直や夜勤の発生
• 二交代制、三交代制での勤務
• 不規則なシフト変更への対応

こういった多様な勤務形態が存在する医療機関では勤怠の集計作業が煩雑になり、給与計算の難易度が大幅に上がります。

結果として、給与計算担当者やシフト管理の担当者の負担が重くなり、バックオフィス業務の効率悪化につながるケースもあります。
また集計作業に時間がかかると、リアルタイムで時間外労働時間を把握できません。気づけば時間外労働時間の上限を超えていた、といったトラブルが起きやすいため、医師の過重労働は防ぎにくくなります。

休憩や宿日直、研鑽時間など勤務の実態を把握しにくい

医療機関では残業や休憩の管理が難しく、勤務実態を正確に把握できないケースが多発しています。
患者の急変や緊急手術など突発的な業務が発生しやすく、予定通りの勤務進行が困難なことが主な要因です。

さらに、手書きやExcelでの管理は記録の不備を招きやすく、労務問題発生時に病院側が不利になるリスクがあります。

宿日直については、手当の支給回数を把握していても、労働時間の管理が不十分なケースがあります。労基署の宿日直許可を得られないと時間外労働として扱われ、残業代支払いが必要となるため、管理不足は違法労働とみなされる可能性があります。

また、医師が自主的に行う研鑽時間も、業務か自己研鑽かの判断が曖昧で管理が難しい領域です。これらを適切に把握できなければ、過重労働や人材流出につながり、組織の安定運営を脅かす要因となります。

シフト作成や様式9への対応が難しい

アナログな勤怠管理では、シフト作成や様式9への対応が難しいケースも考えられます。

医療機関には「宿直は週1回」といった法令上の制限があり、各スタッフの休暇要望に加えてこれらの制限を満たすシフト作成が求められます。

また、様式9の書類作成も必要です。「様式9」とは「入院基本料」や「特定入院料」の施設基準の届け出や日常管理のために提出しなければならない表のことを指します。

人事部は日勤と夜勤のそれぞれの時間数や遅刻・総体の時間数、申し送り時間数といった、さまざまな業務時間数を記録、計算しなければなりません。そのためアナログに勤怠管理している医療機関が様式9を作成するのは、非常に手間がかかります。

病院に適した勤怠管理システムで実現できること

病院に適した勤怠管理システムとは、医療機関特有の複雑な勤務形態に対応できる勤怠管理システムのことです。

従来はタイムカードや日報を回収し、Excelで集計していた作業を効率化できます。勤怠状況を正確に把握しつつ、管理の負担を減らせるため、勤怠管理が煩雑になりやすい病院やクリニックでの導入が広がっています。

勤務状況の正確な把握と効率化

勤怠管理システムを導入すると、出退勤情報をリアルタイムで集計・可視化でき、職種や部署ごとの勤務状況を瞬時に把握できます。

さらに残業時間や休日勤務を自動で集計し、基準を超えるとアラートが表示されるため、法令違反や過重労働の防止にも有効です。月次の勤怠データもCSVや帳票形式で一括出力でき、給与計算や人事業務を大幅に効率化できます。

医師の働き方改革への対応や様式9の作成

医師の働き方改革に対応した勤怠管理システムでは、A・B・C水準など労働時間の上限を設定し、超過リスクを自動でアラート通知できます。診療・当直・研鑽・待機といった勤務区分も正確に記録でき、様式9を自動で作成・出力できる点も大きな特徴です。

また、自己研鑽と労働時間を明確に区別して管理できるため、労基署調査や監査への対応をスムーズに進められます。

複雑な勤務形態に対応したシフト作成

病院では日勤や夜勤、当直や宿日直など勤務パターンが多く、シフト作成は大きな負担になります。勤怠管理システムを活用すれば、これらの勤務形態をテンプレート化し、効率的にシフトを組めます。

部署ごとや職種ごとの条件にも柔軟に対応でき、医師や看護師それぞれに適した勤務割を反映可能です。さらに、シフト希望の提出や欠員対応の申請・承認もシステム上で一元管理でき、調整業務の手間を大幅に軽減します。

非接触打刻はじめ多様な打刻方法への対応

多くの勤怠管理システムは、ICカードや顔認証、指静脈認証、スマートフォンなど多様な非接触打刻に対応しています。中には打刻と同時に検温が行えるものもあり、感染症対策にも有効です。

また、院内の複数拠点や部署ごとの端末をクラウドで統合管理できるため、正確に勤務記録を残せます。GPSやビーコンを利用した打刻は、医師の在院状況や緊急対応の証跡としても活用できます。

病院向け勤怠管理システムの種類は大きく3つ

病院や医療機関の規模によって、適した勤怠管理システムは異なります。

小規模なクリニックではシンプルで導入しやすいタイプが中心となり、30～200床規模の病院では複雑なシフトや労務管理に対応できる柔軟性が求められます。
200床以上の大規模病院では、多拠点や高度なセキュリティに対応できるシステムが必要です。

クリニック向け

クリニックは勤務形態が比較的シンプルなため、勤怠打刻や休暇管理、簡単なシフト作成に対応できれば十分な場合が多くあります。利用人数も少ないことから、低コストで始められるクラウド型や月額課金型のシステムが適しています。
また、ITに詳しくない院長や事務スタッフでも安心して使えるよう、導入から定着まで支援が手厚いベンダーを選ぶことが重要です。

小～中規模病院（30～200床）向け

30～200床規模の病院では、日勤・夜勤・当直・宿日直・時短勤務など複雑な勤務体系に対応できるシステムが必要です。現場の状況に応じてICカードや生体認証、スマホ打刻、タブレット端末など多様な打刻手段が求められます。
2024年の医師の働き方改革に伴い、労働時間管理や様式9の自動作成機能も重要です。

大規模病院（200床以上）向け

200床以上の大規模病院では、診療科や病棟ごとに勤務管理が分かれるため、階層的に設定できる権限管理機能が必須です。

加えて、ISMSやISO27001、ISMAPなどのセキュリティ認証に対応し、詳細なログ管理ができるシステムが求められます。電子カルテやHIS、人事給与システムとの連携性も重視されます。

病院や医療機関に適した勤怠管理システムの選び方

病院や医療機関に勤怠管理システムを導入する際は、複雑な勤務形態に対応できるかどうかが重要です。あわせて労務コンプライアンスを強化できる機能や、ICカードや生体認証など多様な打刻手段に対応しているかも確認すべきポイントです。
人事・給与システムや電子カルテとの連携性、ベンダーのサポート体制も、導入後の安定運用を左右します。

夜勤や当直など複雑な勤務形態への対応可否

勤務体制が多様なことは、医療機関が抱える課題・悩みの項目で説明したとおりです。事務員は日中勤務、看護師は3交代勤務といったように職種によっても勤務体制のパターンが存在します。

よって、勤怠管理システムを導入する際にも夜勤や当直などの複雑な勤務形態に対応できるものがおすすめです。複数の職種を登録できる勤怠管理システムの中から、それぞれの病院・クリニックの目的に合ったシステムを選定しましょう。
また、訪問医療・看護などを行っている場合は、直行直帰の勤怠形態に対応できることも重要です。スマートフォンやWebブラウザなど、複数のデバイスやシチュエーションに対応した打刻機能があるかを確認してください。

労務コンプライアンス強化のための機能有無

医療機関では労働時間の管理を徹底することが重要であり、時間外労働の上限や勤務間インターバルを自動で通知する機能が有効です。
こうした機能を利用することで「時間外労働規制」におけるB水準やC水準の基準を守りやすくなり、労務コンプライアンス強化につながります。

打刻手段と対応デバイスの豊富さ

勤怠管理システムには、ICカードやスマーとフォン・タブレット、顔認証など多様な打刻方法があります。勤務形態や施設形態などを踏まえ、現場の実情に合った打刻手段を選ぶことが重要です。特に感染症予防の観点からは非接触型の顔認証が効果的です。

他システム（人事、給与、電子カルテ等）との連携可否

勤怠管理システムを、給与計算システムや電子カルテと連携させれば、データ入力の手間が省け業務効率が大きく向上します。特にAPI連携に対応しているシステムであれば、情報を自動で同期できるため、ヒューマンエラー防止にもつながります。

ベンダーのサポート体制

勤怠管理システムは、病院・クリニック全体に関係があるシステムであり、従来のやり方を大きく変えます。そのため、他部署に迷惑をかけないよう、トラブルや質問には迅速に対応してくれるシステムや会社を選んでください。

通常サポートはメール・電話対応が基本ですが、なかにはチャットによるリアルタイムの対応や、画面共有をしながらの対応できるシステムもあります。

もし担当者が機械操作に慣れていない場合は、導入時に操作方法や活用方法を教えてくれる会社・システムもおすすめです。

医療機関向け勤怠管理システムで課題や悩みを解決

勤怠管理システムは、労働時間の集計を効率化でき、シフト作成や様式9の作成にも対応しているため、医療機関への導入におすすめのサービスです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• 夜勤や当直など複雑な勤務形態への対応可否
• 労務コンプライアンス強化のための機能有無
• 打刻手段と対応デバイスの豊富さ
• 他システム（人事、給与、電子カルテ等）との連携可否
• ベンダーのサポート体制

勤怠管理システムのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。