座席管理システムおすすめ比較！選び方や導入メリット【2025年最新】

座席管理システムと在席管理システムは、どちらもオフィスの座席に関する情報を扱うシステムですが、目的と機能には違いがあります。

在席管理システムは、主に出退勤状況や在席状況の把握に重点を置いています。出勤時刻や退勤時刻、休憩時間などを記録し、勤怠管理に役立てるのが主な目的です。一方、座席管理システムは、オフィスの座席利用状況の可視化と効率的な座席の割り当てに重点を置いています。

在席管理システムでは、固定席を前提としていることが多く、座席の予約機能や利用状況の可視化機能は限定的です。対して、座席管理システムは、フリーアドレス制を前提としており、座席の予約や利用状況のリアルタイム確認、データ分析などの機能が充実しています。業務内容や気分にあわせて自由に座席が選べるような柔軟性を提供し、オフィススペースの有効活用を促進します。

また、在席管理システムは、主に勤怠管理や労務管理の目的で導入されることが多いのに対し、座席管理システムは、オフィスの効率化やコミュニケーション活性化、生産性向上などの目的で導入されることが多いといった違いがあるのも特徴です。

ただし、最近では在席管理システムと座席管理システムの機能を兼ね備えた製品も登場しており、両者の垣根は徐々に低くなってきているのも事実です。

座席管理システムを導入することで、オフィススペースを最大限に活用できることがメリットです。リアルタイムな座席の利用状況を可視化し、データにもとづいて最適な座席数を割り出せるため、無駄なスペースを削減し、オフィスの稼働率を高められます。

また、部署や役割に応じて座席を柔軟に割り当てられるため、プロジェクトごとにチームを組んで作業するような場合にも対応が可能です。

フリーアドレス制と座席管理システムを組み合わせることで、社内のコミュニケーションが活性化し、生産性の向上につながります。

固定席では交流が限られがちである一方で、フリーアドレス制では異なる部署のメンバーと隣り合わせになる機会が増え、自然とコミュニケーションが生まれやすくなります。

また、適材適所の座席選択により、集中して作業できる環境を整えられるため、業務の効率アップも実現可能です。

昨今の感染症の脅威により、オフィスでの感染対策が重要な課題となっています。座席管理システムを活用すれば、座席の間隔を適切に保ったソーシャルディスタンスの確保や、万が一感染者が発生した際における濃厚接触者の特定などがスムーズに実施可能です。

また、自然災害といった緊急事態における従業員の安否確認や、代替オフィスでの座席割り当てにも役立つため、BCPの強化にもつながります。

座席管理システムは、働き方改革の推進とエンゲージメントの向上にも一役買います。フレキシブルな働き方を支援するテレワークやリモートワークとの連携により、多様なニーズへの対応が可能なこともメリットです。

また、システムから収集したデータを分析することで、働き方の傾向や課題が明らかになり、よりよい職場環境づくりに役立てられます。快適で効率的な職場環境は、モチベーションとエンゲージメントの向上につながります。

座席管理システムを導入すると、オフィスのレイアウト調整がしやすくなるのもメリットです。システムから得られる座席の利用データを分析することで、よく使われる座席や余っている座席、部署ごとの利用傾向などが明らかになります。

このデータをもとに、たとえば利用率の低い座席を減らして共有スペースを増やしたり、部署間の連携を促進するためにレイアウトを変更したりするなど、データドリブンなオフィス設計ができます。

フリーアドレス制オフィスでは、出社したときに座席を見つけられないといったストレスがつきものでした。しかし、座席管理システムを使えば、このような問題を解消可能なこともメリットです。

好みにあった座席を事前に予約することで、出社してからの座席探しに無駄な時間を費やす必要がなくなります。また、リアルタイムの座席利用状況を確認できるため、空いている座席をすぐに見つけられます。

座席管理システムを導入すれば、誰がどの座席を利用しているかをリアルタイムで把握可能です。

在席状況や席替え履歴などの情報を一元管理することで、必要なときにすぐに連絡を取れます。これはとくに、フリーアドレス制オフィスや大規模オフィスで威力を発揮します。

同僚や上司、部下の居場所がわからないために発生するコミュニケーションロスを防ぎ、スムーズな協働を促進可能です。

フリーアドレス制オフィスでは、席が空いているように見えても実際には使用中といったことがよくあります。座席管理システムを使えば、このような問題も防げます。

座席の利用状況をリアルタイムで可視化できるため、現在使われている席かどうかを一目で確認可能です。これにより、無駄に席を探し回ったり、使用中の席に誤って座ってしまったりするようなトラブルを避けられます。

座席管理システムを導入すれば、予約したにもかかわらず実際には利用しない「空予約」の問題にも対処できます。

システムに蓄積された予約データと実際の利用データを比較分析することで、空予約が多い人を特定可能です。このデータをもとに、従業員への注意喚起やルールの見直しを行えます。

また、システムによっては一定時間経過しても利用されない予約を自動的にキャンセルする機能も備わっており、空予約を減らすことで限られたオフィススペースをより有効に活用可能です。

プロジェクトチームでの作業やミーティングなど、複数人でまとまって座る必要がある場合も、座席管理システムが役立ちます。

グループ単位での座席予約機能を使えば、必要な人数分の座席を事前に確保可能です。チームメンバーが離れ離れになることなく、円滑に交流できる環境を整えられます。

また、定期的に行われる会議用の座席を事前に確保できるため、ミーティングの準備にかかる手間を大幅に削減できます。

座席管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

座席管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

フリーアドレス制を浸透させたい場合は座席使用状況の確認や事前予約機能、行動データをもとにオフィス状況やレイアウトの改善を試みたい場合であれば、ログ管理や位置情報取得のあるサービスがおすすめです。

座席管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

座席管理システムの月額料金の相場は、1席単位または1ユーザー単位で200〜300円程度なことが多い傾向にあります。基本的には従業員の方が席より多いので、1席単位の料金体系の方がコストパフォーマンスは高いです。

初期費用が0円のサービスもありますが、初期の設定サポートやサイネージでの座席表示などがある場合は、サポート費用や端末費用などで初期費用がかかります。