物品管理システムとは？
物品管理システムとは、社内の備品を管理するためのシステムです。ビーコン（無線標識）やRFID（無線を使った非接触ID）などを使い、ICタグ・バーコード・QRコード・カラーコードなどが付与された備品の場所や利用状況を、リアルタイムかつ正確に確認できます。
必要な物品をすぐに探し出せるのはもちろん、在庫の状況を正確かつスピーディーにチェックできるので、棚卸しの際にも重宝するでしょう。オフィスでの備品をはじめ各種IT資産の管理や貸出管理も可能で、ハンディターミナルやスマートフォンで物品の登録・管理ができるシステムも多く、管理作業を簡略化・効率化できます。
物品管理システムの導入メリット
物品管理システムを導入することにより、在庫管理にかかる手間や時間を大幅に削減でき、管理上のヒューマンエラーを劇的に減らせます。
さらに、物品の入出庫作業や棚卸し業務の簡略化、在庫管理にかかるコストの削減も可能です。
複数の拠点を構える企業や、工場・店舗を有している場合、在庫管理にはかなりの時間と手間を要します。しかし、クラウドタイプの物品管理システムを導入すれば、すべての拠点の物品管理を一元的にこなせるようになります。
在庫ロスが減らせるだけでなく、利用状況も確認できるので、必要な場所に適切なタイミングで、備品が行き渡るように調整できるのもメリットです。
物品管理システムの選び方
物品管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。
- 物品管理システムの導入目的を確認する
- 物品管理システムの機能を確認する
- 物品管理システムを導入する際の注意点を確認する
- 物品管理システムの料金・価格相場を確認する
物品管理システムの導入目的を確認する
物品管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。
| 導入目的 | 詳細 |
|---|---|
| ヒューマンエラーを無くしたい | 台帳管理や入出庫管理に特化した物品管理システムがおすすめ |
| 紙の文書管理や廃棄を効率的に行いたい | 点検管理やロケーション管理に特化した物品管理システムがおすすめ |
| IT機器や工具の管理を徹底したい | 貸出管理や点検管理、ロケーション管理に特化した物品管理システムがおすすめ |
| 物品の出入りや残りの数を正確に把握したい | 入出庫管理や在庫管理に特化した物品管理システムがおすすめ |
物品管理システムの機能を確認する
物品管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。
【基本的な機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 台帳管理 | 物品情報の登録・編集作業を効率化できる機能、管理ラベルの出力や情報の紐づけ、資産償却の管理も可能 |
| 入出庫管理 | 備品の移動やステータス変更といった情報の追跡・更新を行う機能、入庫・出庫の際にアタッチメントで情報を読み取り登録する |
| 在庫管理 | 備品の在庫数や場所、利用状況の確認と管理ができる機能、管理ラベル・入庫時期・仕入れ先などの属性ごとに、情報を分類・検索・整理し仕入れの予測・分析ができる |
| 棚卸管理 | 備品に貼付したラベルをアタッチメントやアプリで読み取り・記録でき、棚卸を効率化させる機能、備品の位置把握ができる場合もある |
【特定の課題・用途・業界に特化した機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 配置図管理 | 備品が現在どこにあるか、倉庫や管理場所全体の配置を可視化できる機能、エリア情報や変更履歴も登録できる |
| ロケーション管理 | 周辺にあるビーコンやGPSの情報を使い、倉庫内のロケーション（住所）を登録する機能 |
| 貸出管理 | 物品の予約や貸出、返却期限の登録、貸し出し状況の一覧、返却期限のメール通知などができる機能 |
| 点検管理 | 備品の点検や整備の日程・履歴・廃棄予定を記録できる機能、報告書や修理伝票の添付ができる場合もある |
食品工場・飲食店であれば在庫管理や点検管理、備品の出入りが多い場合は入出庫管理や棚卸管理があるサービスがおすすめです。
物品管理システムを導入する際の注意点を確認する
物品管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。
| 確認事項 | 詳細 |
|---|---|
| 管理のしやすさ | 企業が管理する物品は多種多様であるため、登録・管理がしやすいシステムでなければいけません。無料トライアルを利用し、実際に現場でどれだけ効率的に管理ができるか、操作性に問題がないかチェックしましょう。 |
| 業界への対応 | 医療業界や流通業界をはじめ独自の管理が求められる企業は、それぞれの業界に対応しているか確認しましょう。業界特化の機能や、自社の業界における実績などがあるかチェックしてください。 |
| 連携サービス | 事業で使用する備品や機材などは、複数のシステムにわたってデータ管理が必要な場面も多くあります。したがって、購買管理システムや予備品管理システム、設備管理システムといった既存の管理システムと連携できる製品が望ましいでしょう。 |
| アプリ対応 | スマートフォンにアプリをインストールして棚卸ができるかも重要です。スマートフォンから物品管理リストがチェックできれば、効率的に棚卸作業が行え、数量の入力やデータベースの更新もできます。 |
| サポート体制 | サービスベンダーから運用上のトラブルが起こった際に支援してもらえるかも必ずチェックしましょう。また社内にIT管理者やIT技術に詳しい社員がいない場合は、導入から運用までサポートを受ける必要があります。 |
| 導入形態 | 物品管理システムにはオンプレ型とクラウド型があります。クラウド型は複数拠点でも管理や情報共有がしやすく、オンプレミス型は強固なセキュリティで運用できるのに加えて、環境に応じてカスタマイズができます。近年はクラウド型のシステムが主流です。 |
| リース・レンタルの有無 | 物品を顧客にリース・レンタルしている場合は、契約管理ができるかチェックしましょう。台帳管理と契約管理をまとめて管理できれば、さらに業務効率を上げられます。 |
物品管理システムの料金・価格相場を確認する
物品管理システムの料金は、月額従量課金タイプが基本であり、クラウド型であれば初期費用はかかりません。月額費用は資産数や利用できる機能によっても変動しますが、価格相場としては月5,000円～5万円程度です。
ただし、5,000円程度のプランは棚卸専用であることも多いため、基本機能をすべて使いたい場合は月1万円以上はかかると考えましょう。
物品管理システムで棚卸を効率化
物品管理システムの概要と選び方を解説するとともに、おすすめのシステムを紹介しました。備品やIT資産、契約書などの管理は、どういった企業でも必ず求められます。安全かつ正確に備品を管理できるシステムを導入すれば、結果的に業務生産性も向上するでしょう。
システムを選択する際には、物品の登録・管理のしやすさはもちろん、他のシステムとの連携性やベンダーのサポート体制などにも注意することが大事です。環境に合ったシステムを慎重に選択し、無駄のない資産管理体制を実現しましょう。
最後に、物品管理システムの選び方をおさらいします。
- 物品管理システムの導入目的を確認する
- 物品管理システムの機能を確認する
- 物品管理システムを導入する際の注意点を確認する
- 物品管理システムの料金・価格相場を確認する
物品管理システムのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。
