【2025年最新】おすすめ出張管理システム5選｜料金・機能がわかる『比較表』付き

出張管理システムの導入を検討している方必見。本記事では、出張管理システムの基本知識から導入メリット、自社に合うシステムの選び方まで解説します。

出張管理システムとは

出張管理システム（BTM）とは、宿泊施設の予約からチケットの手配、旅費交通費など経理関係の処理まで一元管理するシステムです。

航空券の手配、ホテルの予約、タクシーの手配、パスポートの取得、旅行保険への加入など出張にかかわる多方面の作業を管理します。

出張管理システムの導入がおすすめな企業

出張管理システム（BTM）の導入がおすすめの企業にはどのような特徴があるのでしょうか。主な特徴を4つ紹介します。

海外出張がある企業

海外への出張がある企業は、渡航先での交通手段や宿泊先の手配が国内以上に複雑になるため、出張管理システムの活用が効果的です。複数の海外サービスと連携しているシステムを選ぶことで、渡航プランの最適化やコストの比較が容易になり、現地でのトラブルも減らせるでしょう。

ただし、システムによっては国内出張のみ対応している場合もあるため、導入時には対応範囲をしっかり確認することが重要です。

出張コストを抑えたい企業

出張のたびに発生する交通費や宿泊費を少しでも抑えたいと考えている企業にとって、出張管理システムは大きな力になります。出張管理システムなら複数の予約ルートから最安値を自動的に探し出し、コストを最小限に抑えられるでしょう。

繁忙期や価格が高騰しがちな時期でも、割安なプランを見つけられる点は、特に魅力的といえます。

経費の内訳を正確に把握したい企業

出張管理システムを導入すると、出張にかかった費用の明細や領収書をデータと一緒に一括管理できるようになります。

さらに、管理者は社員が今どこに出張しているか、どのくらい費用がかかっているかなどの情報もリアルタイムで確認できます。不正な利用や規定違反が起きていないかもチェックしやすくなるところも嬉しいポイントです。

社内の出張ルールを徹底したい企業

出張時の対応が社員ごとにばらつくと旅費規程とのズレが発生し、トラブルの原因になります。出張管理システムは、社内ルールの徹底も支援してくれるツールです。

チケットや宿泊施設の予約時には、社内ルールに則った手配しかできないため、ガイドラインの違反を未然に防げます。また、申請・承認・精算といった流れもシステム上で一括管理できるため、確認や処理の手間を大幅に削減できるでしょう。

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出張管理システム導入による5つのメリット

出張管理システムを導入することで、次のようなメリットが得られます。

（1）出張規程遵守でガバナンス強化

出張管理システムでは、規程に沿った宿泊料金に上限を設定する、特典なしのプランに予約を限定するなどが可能です。これによって出張旅費規程への認識が曖昧であったとしても自動的にチェックでき、規程違反や空出張などの不正を未然に防げます。

（2）経費削減効果

出張管理システムは、ホテルや鉄道、航空会社やレンタカーなどの予約システムと連携しており、法人向けの割引が受けられるケースがほとんどです。規定に沿ったプランの活用とともに、経費削減効果が期待できるでしょう。

（3）出張費の可視化・経費分析による適正化を実現

個々の出張者の出張先や回数、費用を一覧で確認できる出張管理システムは「出張費の可視化」を実現します。それに加え、過去の出張費をもとに適正化に向けた分析が可能なシステムも存在します。

（4）出張管理の効率化

出張管理システムによっては各予約システムと連携しているため、チケットや宿泊施設の手配を効率化するだけでなく、経費精算業務も効率化します。

たとえば請求が会社に一元化されると、基本的な支払いに関しては費用の立て替えも不要です。承認プロセスを自動化するシステムを導入すれば、よりいっそうの効率化が期待できるでしょう。

（5）出張者の状況を可視化

出張管理システムのなかには、チケットの予約状況、モバイルデバイスでのチェックイン状況をもとに、出張者の所在を可視化できるものも存在します。

リアルタイムで確認できない場合も、旅程の一覧が明確になるため、有事の際でもリスクマネジメントができるでしょう。

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出張管理システムの選び方

出張管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

出張管理システムの導入目的を確認する

出張管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
出張の手配や管理を効率よく行いたい	出張管理に特化したタイプがおすすめ
出張手配をスムーズに行い、本来の業務に専念できる環境を整えたい	出張手配を代行するタイプがおすすめ
出張費の適正化や、立替・経費精算などの業務負担を減らしたい	経費精算システムと連携したタイプがおすすめ

出張管理システムの機能を確認する

出張管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
出張手配	ホテルや新幹線、飛行機、レンタカーなどの予約・手配を行う機能
出張管理	出張の旅程を管理する機能
経費精算	予約データをもとにして経費精算を行う機能
一括請求処理	出張にかかる費用の支払いを一元化できる機能
ワークフロー	出張の申請・承認をスムーズに行う機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
比較	マーケットの相場と予約内容の費用を比較する機能
出張レポート作成	出張情報をレポートにし、可視化する機能
海外出張手配	航空券やホテルのほか、通訳、海外旅行保険、PCR検査などのサポートをする

出張費の管理やコスト削減を徹底したい場合には、比較機能や出張レポート作成機能があるシステムがおすすめです。

出張管理システムシステムを導入する際の注意点を確認する

出張管理システムシステムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
外部システム連携	導入している経費精算システムと連携可能か確認しておきましょう。
スマートフォン対応	スマートフォンからも操作できるかを確認しておきましょう。
操作性	旅程の変更や申請が行いやすいかどうか操作性においても、デモやトライアルで確認しておきましょう。

出張管理システムの料金・価格相場を確認する

出張管理システムの料金は、予約ごとに料金が発生する月額従量課金タイプか月額固定費用タイプで異なります。必要な機能と要件が搭載されているシステムの料金を確認しましょう。

システムによっては別途見積もりが必要なケースがあります。気になるシステムは公式サイトから見積もり依頼や相談の問い合わせをしましょう。