日々の給与計算業務の中で、このような課題を感じていませんか？
- 数が多いため処理に時間がかかる
- ミスや漏れが発生しやすい
- 法改正への対応が大変
これらの課題をお持ちの方は、給与計算ソフトの活用がおすすめです。
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給与計算ソフトとは
給与計算ソフトとは、給与計算や年末調整、社会保険などの業務を自動化するソフトウェアのことです。勤怠データとの連携、複雑な税の計算、給与明細のデジタル化、マイナンバー管理機能を備えたソフトもあります。
給与計算ソフトを導入すると、次の問題を解決、効率化できます。
- 基本給に加え諸手当・各保険料・各税金の計算
- 時間外労働があれば割増賃金、逆に不就労分は控除が必要
- 最終的に到達しなければならない数字を出すまでが長い
- 雇用形態が異なる社員の給与体系の違い（アルバイトと社員など）
- 納税や保険料の納付も伴う
- 期日の厳守と正確さが必要
- 銀行振込や住民税振込用データが一元化できていない
- 給与明細のWeb化
給与計算ソフトを導入することで、給与計算業務の一部を自動化し、経理業務の効率化を図れます。また、自動で給与計算をするため、計算ミスをはじめとするリスクを回避できます。
さらに、クラウド型の給与計算ソフトであれば、導入やシステムアップデートの手間が掛かりません。
給与計算ソフトの種類
給与計算ソフトは、クラウド型とオンプレミス型があります。それぞれの特徴は次のとおりです。
| 項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
|---|---|---|
| 利用方法 | インターネット上に情報を入力して利用する | PCにインストールして利用する |
| メリット | 導入のコストと手間がかからず、規模に応じたスケールに柔軟に対応できる | 高いセキュリティや大規模スケールに対応できる、柔軟なカスタマイズが可能、既存システムとの連携しやすい |
| デメリット | インターネットに接続する必要があり、ネットワークトラブルのリスクがある | 初期費用が高く、運用のための社内リソースも確保することが必要 |
| 適している企業 | 中小企業、リモートワークを導入している企業 | 大企業、高いセキュリティが必要な企業 |
クラウド型とオンプレミス型の給与計算ソフトには、それぞれメリットとデメリットがあります。自社の状況に合った給与計算ソフトを選ぶことが大切です。
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給与計算ソフトの導入メリット
給与計算ソフトを導入するメリットは次の3つです。
- 給与計算業務の効率化
- 法改正に対応しやすい
- 誰でも利用できる
上記のメリットについて、詳しく紹介します。
給与計算業務の効率化
給与計算ソフト導入を導入することで、給与計算業務を効率化できることがもっとも大きなメリットです。
基本給や手当に加えて、残業代・社会保険料・所得税などさまざまな計算業務があり、さらに給与明細の発行、年末調整や源泉徴収票の作成も必要です。上記のような業務を手計算で行うには、時間や手間がかかるだけでなく、ミスも発生する可能性も高いでしょう。
給与計算ソフトの導入により、給与計算業務を自動化できるようになるため、担当者の業務効率化につながり負担を軽減できます。また、ヒューマンエラーの防止や削減、人件費の削減といった効果も得られるでしょう。
法改正に対応しやすい
給与計算ソフトは、法令に準拠しています。また、クラウド型のソフトは、保険料率や源泉所得税率の変更などの法改正にもサービス側で自動でアップデートされるため、担当者が対応する必要がありません。
しかし、ソフトを活用せず手作業で対応する場合は、税率の変更により計算が複雑になり、計算作業に多くの時間や負担を割くことになります。給与計算ソフトを活用すれば、担当者が法改正を常に意識する必要がなく負担を軽減できます。
誰でも利用できる
誰でも使いやすいところも給与計算ソフトのメリットです。インターフェースがパソコン初心者にも使いやすいように作られているため、誰でも簡単に使いこなせるでしょう。Excelよりも簡単に給与計算が行えます。
また、電話やメールなど、カスタマーサポートが充実しているサービスも多いため、ツール操作に慣れていない担当者でもより安心して利用できるでしょう。
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給与計算ソフトの選び方
給与計算ソフトを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。
- 給与計算ソフトの導入目的を確認する
- 給与計算ソフトの機能を確認する
- 給与計算ソフトを導入する際の注意点を確認する
- 給与計算ソフトの料金・価格相場を確認する
給与計算ソフトの導入目的を確認する
給与計算ソフトの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。
主な導入目的は次のとおりです。
| 導入目的 | 詳細 |
|---|---|
| 給与計算だけでなく、労務管理もカバーして自動化できる仕組みをつくりたい | 人事労務までカバーしているタイプがおすすめ |
| 複雑な人事ルールや、多岐にわたる業務の効率化を図りたい | ERPを活用するタイプがおすすめ |
| 給与計算や経理業務をスムーズに行いたい | 給与計算に特化したタイプがおすすめ |
給与計算ソフトの機能を確認する
給与計算ソフトでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。
【基本的な機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 給与計算 | 給料計算を自動で行う機能 |
| 給与明細書の発行 | 給与明細書を発行する機能 |
| 法定料率変更 | 社会保険料の料率改定に自動で対応する機能 |
| 年末調整 | 年末調整をサポートする機能 |
| 法定三帳簿の作成 | 賃金台帳・労働者名簿・出勤簿を作成する機能 |
| マイナンバー管理 | マイナンバーを管理する機能 |
給与計算ソフトを導入する際の注意点を確認する
給与計算ソフトを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。
| 確認事項 | 詳細 |
|---|---|
| 導入形態 | オンプレミス型とクラウド型があります。自社の方針や予算に合わせた形態を選びましょう。 |
| 操作性 | 誰でも迷わずに使える仕様かどうか確認しておきましょう。 |
| サポート体制 | メール・電話・チャット・画面共有・リモートアクセスなど、給与計算担当者の希望するわかりやすいサポート方法があるか確認しておきましょう。 |
| 連携サービス | 導入済みのソフトやシステムがある場合、給与計算ソフトが連携可能かどうか確認しておきましょう。 |
| トライアルの有無 | デモやお試し期間があるかどうか確認しておきましょう。 |
給与計算ソフトの料金・価格相場を確認する
給与計算ソフトの料金は、オンプレミス型、クラウド型と導入形態によって異なります。また、クラウド型の場合、月額従量課金タイプか月額固定費用タイプかでも異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。
アルバイトやパートなど、時期によってユーザー数が変動する場合は、利用した人数分だけ課金されるアクティブユーザー課金がおすすめです。
ソフトによっては導入規模や従業員数によって別途見積もりが必要なケースがあります。気になる給与計算ソフトは公式サイトから見積もり依頼や相談の問い合わせをしましょう。
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導入前に念入りな情報収集を
給与計算ソフトは、勤怠情報を元に給与計算や年末調整をはじめ、社会保険や税金の計算まで自動化できます。導入すれば給与計算業務の作業工程が減り、業務の効率化につながります。
選定の際は次のポイントに注意して選ぶのがおすすめです。
- 給与計算ソフトの導入目的を確認する
- 給与計算ソフトの機能を確認する
- 給与計算ソフトを導入する際の注意点を確認する
- 給与計算ソフトの料金・価格相場を確認する
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