日々の業務の中で、このような課題を感じていませんか？
- イベント全体の運営業務に工数がかかっている
- 複数の出展社との資料授受などやり取りが大変
- リアルイベント当日の受付業務が煩雑になっている
これらの課題をお持ちの方は、イベント管理システムの活用がおすすめです。
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イベント管理システムとは
イベント管理システムとは、イベントの申し込みから受付、運営や管理をサポートするシステムです。イベントを開催する際に主催者を悩ませる煩雑な準備、当日のトラブル処理、手間のかかるアフターフォローなど、イベント運営の作業や管理を一元化できます。
すべてのシステムが一気通貫でイベント管理できるわけではなく、特定の機能に特化したシステムもあります。
近年ではオンラインイベントに特化したサービスも増えてきており、セミナーやオンライン展示会に対応したクラウドシステムもあります。
イベント管理システムでできること
上図はイベント管理システムでできることの一連の流れを簡単に表したものであり、ここに記載していること以外でも、見込み客にメールを送信したり、モバイルアプリを用意したりすることでイベント参加者の増加を狙えます。
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イベント管理システムの選び方
イベント管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。
- イベント管理システムの導入目的を確認する
- イベント管理システムの機能を確認する
- イベント管理システムを導入する際の注意点を確認する
- イベント管理システムの料金・価格相場を確認する
イベント管理システムの導入目的を確認する
イベント管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。
| 導入目的 | 詳細 |
|---|---|
| イベントの準備や受付、管理、決済をスムーズに行いたい | 業務効率化を図る機能を備えたイベント管理システムがおすすめ |
| 大規模なイベントでも双方向でコミュニケーションを取ったり、臨場感のある演出を行ったりしたい | イベントの演出やコミュニケーションが取れる機能を備えたイベント管理システムがおすすめ |
| リード獲得や効果測定を重視して導入したい | 資料ダウンロードや商談予約がスムーズに取れるイベント管理システムがおすすめ |
イベント管理システムの機能を確認する
イベント管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。
【基本的な機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| イベントサイト作成機能 | イベント集客・申し込みのWebページを簡単に作成できる機能 |
| 申し込みフォーム作成 | イベントの申し込みフォームを簡単に作成できる機能 |
| イベント管理 | イベントの詳細情報を管理する機能 |
| 受付管理 | オフラインイベントで、QRコードによるスムーズな受付管理を実現する機能 |
| 来場管理 | 来場者の計測、集計を行う機能 |
| 決済機能 | 申し込み後の決済手続きを行える機能 |
| 顧客管理 | イベント参加者の情報を管理する機能 |
| アンケート機能 | イベント前後にアンケート作成・配信を行える機能 |
| メール配信 | イベント参加者に向けてリマインドやステップメールを送れる機能 |
| データ分析 | 視聴や行動ログから分析を行う機能 |
| 動画配信 | イベントの動画配信を行う機能 |
| ライブ配信 | イベントをライブ配信できる機能 |
| オンライン展示ブース | イベントを行う際、出展者ごとにブースを設定できる機能 |
| 待ち時間チェック | 各ブースの待ち時間をリアルタイムで表示する機能 |
【特定の課題・用途・業界に特化した機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| オンライン商談 | オンライン商談の予約がシステム上でできる機能 |
| スコアリング | 参加者や顧客のスコアリングをして、確度の高い顧客を判別する機能 |
| リードナーチャリング | 見込み顧客をカテゴライズして適切な施策を行える機能 |
| CRM連携 | 顧客管理システムと連携し、来場者の情報を管理できる機能 |
| SFA・MA連携 | SFAやMAツールと連携できる機能 |
ブース設定を予定している場合は、オンライン展示ブースや待ち時間チェック機能のあるシステムがおすすめ。リード獲得や商談をスムーズに行いたい場合には、CRM連携やSFA／MA連携が可能なイベント管理システムがおすすめです。
イベント管理システムを導入する際の注意点を確認する
イベント管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。
| 確認事項 | 詳細 |
|---|---|
| 対応イベントのタイプ | オンラインイベント、オフラインイベント、両方に対応したハイブリッドなど対応するイベントのタイプや強みを確認しましょう、 |
| 決済手段 | クレジットカード決済以外に、どのような決済方法が選べるのか確認しましょう。 |
| 集客方法 | イベントの集客に効果的な機能があるのかも重要なポイントです。 |
| セキュリティ | 参加者の個人情報を扱うため、セキュリティ機能について事前に確認しておきましょう。 |
| サポート体制 | 操作における不明点やツールの活用方法など、サポート体制や内容について確認しておきましょう。 |
| 多言語対応 | 国内だけでなく海外からの参加者が想定される場合は、多言語に対応したシステムであるかを確認しましょう。また、海外製のシステムの場合は日本語対応があるかも確認しておきましょう。 |
イベント管理システムの料金・価格相場を確認する
イベント管理システムの料金は、機能の数や対応範囲によって異なります。
月額費用は10,000円〜100,000円程度が相場です。開催するイベントやセミナーの頻度や規模、希望の要件によって費用が大きく異なります。また、システムによっては、初期費用が無料なサービスや、チケット販売手数料のみの無料プランがあるサービスもあります。
必要な機能と要件が搭載されているシステムの料金を確認するほか、気になるイベント管理システムは公式サイトから問い合わせや見積もり依頼をしましょう。
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イベント管理システムのメリット
イベント管理システムには、イベント運営業務の効率化や参加者のアフターフォローなど、さまざまなメリットがあります。イベント管理システムの主なメリットを紹介します。
イベント運営業務の一元管理
イベント管理システムを利用すると、イベント告知から申し込み、運営に至るまでのさまざまな業務や情報を一元管理できるメリットがあります。
イベント管理システムは、クラウドでリアルタイムに情報共有が行えるため、イベントの申し込み状況やキャンセル、決済情報がすぐに把握できます。スタッフの管理・運営業務の負担が低減されるのも大きなメリットです。
スムーズなイベント運営が可能
イベント管理システムでは、イベント参加者の受付や参加状況をリアルタイムで確認できます。
また、オフラインイベント管理では、QRコードやスマートフォンアプリを利用して、スムーズなイベント受付管理や入退室管理も可能です。参加者の個人情報を確認する必要がないため、セキュリティの面でも安心できます。
イベント参加者のアフターフォロー
イベント管理システムは、イベント参加者の効果的なアフターフォローができるのもメリットです。
イベント管理システムでは、すべてのイベント参加者の情報を一元管理できるため、イベント後のアンケートメール送信や次回のイベント案内も簡単に行えます。データ分析機能のあるシステムでは、ユーザーの視聴や行動データを分析することで、リード獲得やリードナーチャリングにつなげられるのもメリットです。
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イベント管理システムを利用してイベント成功を目指そう！
イベント管理システムを利用することは、イベントを成功に導くためにもっとも効果的な選択肢です。それぞれのイベント管理システムをしっかりと比較して最善のシステム導入をしましょう。システム選定の際には次のポイントをチェックしておくとよいでしょう。
- 対応イベントのタイプ
- 決済手段
- 集客方法
- 課金形態
- セキュリティ
各サービスの導入実績や特徴、よくある質問などがまとまった資料は下記ボタンから無料でダウンロードできます。導入前の下調べにご活用ください。
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