【厳選】おすすめコラボレーションツールをまとめてチェック！
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コラボレーションツールとは
コラボレーションツールとは、組織やチームでの作業を効率よく行うためのツールです。テレワーク・リモートワーク推進の動きに伴って市場が大きく成長。オンラインのコミュニケーションで欠かせないツールとして注目されています。
コラボレーションツールに搭載されている機能としては、チャット機能・プロジェクト管理・情報共有機能・ファイル共有機能などが挙げられます。
コラボレーションツールのメリット
コラボレーションツールを導入するメリットは次のとおりです。
- メールよりスムーズなコミュニケーション
- プロジェクト管理の効率化
- 社内やチームの情報共有の効率化
- 大容量ストレージで情報データを管理
詳しく解説していきます。
メールよりスムーズなコミュニケーション
コラボレーションツールのチャット機能を使えば、迅速でスムーズなコミュニケーションが可能で、情報共有も簡単にできます。アプリに対応しているコラボレーションツールなら、出張先やテレワーク・リモートワークでも対応が可能です。
またログが残るので、責任の所在を明らかにしやすいメリットもあります。
チャット機能を使えば、一つの場所で情報共有と意見交換ができ、また電子メールで発生する誤送信やなりすましによる情報漏えいも防止できます。さらに、ファイル容量が大きな資料も添付できるため、メールに比べて情報伝達も円滑です。
プロジェクト管理の効率化
コラボレーションツールのタスク管理・プロジェクト管理機能を利用すると、個人のタスクだけでなく、チーム全体のスケジュールを把握できます。そのためプロジェクト全体の管理が適切に行えます。一目で全体の状況がわかるうえ、必要な情報やファイルの添付もできるので、業務の効率化が可能です。
また、プロジェクトにおいて重要な進捗管理や、タスクの優先順位づけも効率よく行えます。
社内やチームの情報共有の効率化
コラボレーションツールの情報共有・ナレッジ共有機能を使えば、オンラインで、1つのドキュメントを複数メンバーで編集できます。また、最新版がリアルタイムに共有されている状態になるため、ファイルをメール添付で送信し合う必要もありません。
プロジェクト遂行にあたっては、徹底した情報共有が必要です。コラボレーションツールを使うことで、さらなる効率化が可能になるでしょう。
大容量ストレージで情報データを管理
コラボレーションツールでは、大容量のオンラインストレージも大きなメリットの一つです。企業活動を行うにあたって、日々さまざまな資料やファイルが作成されています。
コラボレーションツールでは、更新された最新の情報を大量に保存して安全に管理可能です。また検索機能も備えられており、業務の効率化も図れます。
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コラボレーションツールの選び方
コラボレーションツールを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。
- コラボレーションツールの導入目的を確認する
- コラボレーションツールの機能を確認する
- コラボレーションツールを導入する際の注意点を確認する
- コラボレーションツールの料金・価格相場を確認する
コラボレーションツールの導入目的を確認する
コラボレーションツールの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。
| 導入目的 | 詳細 |
|---|---|
| スケジュールや日報の共有などをスムーズに行いたい | チームのコラボレーションワークが強みのグループウェア系のツールがおすすめ |
| チャットやリアクションのやり取りで気軽に迅速なコミュニケーションが取れる環境を作りたい | コミュニケーションを促進する工夫があるツールがおすすめ |
| プロジェクトごとの進捗状況や管理を見える化することで生産性を上げたい | プロジェクト管理や情報共有しやすく効率化できるツールがおすすめ |
| ファイル共有や複数人での同時編集などで業務効率を上げたい | 大容量のデータでもファイル共有が可能なオンラインストレージがあるツールがおすすめ |
コラボレーションツールの機能を確認する
コラボレーションツールでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。
【基本的な機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 社内Wiki | 社内のナレッジを共有できる機能 |
| タスク管理 | タスクの担当者や進捗を管理する機能 |
| チャット | メッセージのやり取りをタイムリーに行える機能 |
| 音声通話 | 離れている場所や複数人でも通話ができる機能 |
| Web会議 | オンラインでの会議のほか、Web上で画面共有や録画などを行える機能 |
| ファイル共有 | ファイルをアップロードして共有できる機能 |
| スケジュール | スケジュールの登録、管理が行える機能 |
| 案件管理 | プロジェクトごとに作業や情報を管理できる機能 |
【特定の課題・用途・業界に特化した機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 社内SNS | 社内だけで使えるSNS機能 |
| ガントチャート | プロジェクトの進捗を見える化する機能 |
| ダッシュボード | プロジェクトや個人の進捗や成績を一目でわかりやすく表す機能 |
| レポート | 進捗や売り上げなどをレポート化する機能 |
社内の情報共有やコミュニケーションを活性化させたい場合には社内SNSがあるものを、進捗状況をわかりやすくし、生産性向上や1on1に活用したい場合にはダッシュボードやレポート機能があるツールがおすすめです。
コラボレーションツールを導入する際の注意点を確認する
コラボレーションツールを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。
| 確認事項 | 詳細 |
|---|---|
| 対応デバイス | リモートワークや社外にいる場合でも気軽に対応するためにはスマートフォンやタブレットからもアクセスができるかどうか確認する必要があります。 |
| アプリ対応 | 利便性や従業員への定着の観点からもアプリ対応の可否について確認しておきましょう。 |
| 操作性 | 多くの従業員が利用するため使いやすいかどうかの確認も大切です。 |
| 外部ツール連携 | すでに利用している外部ツールやサービスなどと連携できるかどうかも確認しておきましょう。 |
| セキュリティ | 会社や従業員、案件の情報を集約するためセキュリティ体制が万全か確認しておきましょう。 |
| 多言語対応・翻訳 | 外国人従業員がいる場合やグローバル企業の場合は対応言語の確認や翻訳の有無の確認が必要です。 |
| サポート体制 | 導入時や導入後のサポートはどのような形で受けられるのかを事前に確認しておくと安心です。 |
コラボレーションツールの料金・価格相場を確認する
コラボレーションツールの料金は、月額従量課金タイプか月額固定費用タイプで異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。
月額従量課金タイプの場合、契約1ユーザーごとに360円〜1,400円程度と機能数や内容によって異なります。初期費用はかからないものもありますが、場合によっては必要なこともあります。
一方で、月額固定費用タイプにおいては、月額費用、初期費用ともに導入規模や人数によってプランが異なります。気になるツールは公式サイトから見積もり依頼や相談の問い合わせをしましょう。
コラボレーションツールを活用してチームの業績アップ
コラボレーションツールは、チームでの作業効率化や生産性向上のほか、情報共有とノウハウの蓄積、プロジェクトの確実な進行といったメリットがあります。そのため、チームワークやテレワークに課題を感じている組織におすすめです。
ツール選定で失敗しないためには、情報収集を念入りに行い、料金や機能を比較することが重要です。まずは、これまで紹介した選び方を参考に、自社に合うツールを絞り込んでみましょう。
各ツールの導入実績や特徴、よくある質問がまとまった資料は下記ボタンから無料でダウンロードできます。導入前の下調べにぜひお役立てください。
