グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するビジネスソフトウェアのことです。スケジュール管理・掲示板・ワークフロー・ファイル共有など、チームの生産性を高める機能がひとつに集約されています。
国内最大級のSaaS比較サイトのボクシルが、おすすめグループウェア14選の資料と、各サービスの機能・料金をまとめた『比較表』を無料配布しています。ツール選定に迷っている方は、まず比較表で候補を絞り込んでみましょう。
情報共有・承認・スケジュール管理を、ひとつのツールに集約できます
メール・電話・紙の稟議——社内のコミュニケーションがバラバラなままでは、確認のための確認が増え続けます。グループウェアはこれらを一元化し、全員が「今何が起きているか」を把握できる環境をつくります。
ボクシルではBOXIL掲載中の14サービスを比較できる資料を無料でご提供しています。
こんなお悩みありませんか？
グループウェアを検討するきっかけとして、以下の3つの課題が多く寄せられています。1つでも当てはまる場合、グループウェアの導入が有効です。
会議の日程調整に電話やメールが必要で、スケジュール確認だけで大きな時間がとられる
稟議・申請が紙とハンコで回っていて、承認がどこで止まっているか把握できない
チャット・メール・ファイルサーバーがバラバラで、必要な情報がどこにあるか探すのに手間がかかる
グループウェア導入で変わること
現状のバラバラな情報共有・承認フローが、グループウェア導入後にどう変わるかをまとめました。
- スケジュール確認のたびにメールか電話が必要
- 稟議書が紙で回り、承認状況のトレースが困難
- 情報がメール・ファイルサーバー・口頭に分散
- 全社連絡はメール一斉送信、既読確認ができない
- リモートワーク時の情報共有・承認フローが止まる
- 全員のスケジュールが一画面で確認・予約が完結
- ワークフローで申請状況をリアルタイムで追跡可能
- 掲示板・ファイル管理・スケジュールを1ツールで一元管理
- 掲示板・回覧板で確認状況も把握できる
- クラウド型ならどこからでもアクセスでき、テレワーク対応
グループウェアの機能
グループウェアには次のような機能が含まれています。コミュニケーションのためのビジネスチャットやWeb会議システム、情報共有のためのスケジューラ・掲示板・ファイル管理、業務効率化のためのワークフローや施設予約などが存在します。グループウェアを導入する際には、既存のシステムと機能が重複するものを整理し、集約か連携かを判断しましょう。
グループウェアを導入するメリット
グループウェアの導入で得られる主な変化を4つにまとめました。「情報共有の効率化」「ペーパーレス承認」「リモートワーク対応」「コスト最適化」が主な軸です。
情報共有・コミュニケーションをスムーズにする
掲示板・スケジュール・ファイル管理を1つに集約し、確認のための確認をなくす
メール・口頭・チャット・ファイルサーバーに情報が分散していると、「あの件どうなった？」という確認が繰り返し発生し、組織全体の動きを遅くします。グループウェアは情報をひとつのプラットフォームに集約し、誰でも最新の状況にアクセスできる環境をつくります。
スケジュール確認のための電話やメールがなくなり、会議設定・社内連絡・ファイル共有がワンストップで完結します。掲示板・回覧板の既読確認機能を使えば、「連絡が届いていない」という行き違いも防げます。
ワークフロー・稟議をデジタル化し、承認スピードを上げる
申請・承認・決裁をクラウドで完結。スマホ決裁＆状況トレースで承認待ちをなくす
紙・ハンコで回る承認フローは「今どこで止まっているか」が見えず、役職者の外出が重なると承認が丸1日止まることもあります。グループウェアのワークフロー機能を使えば、申請・承認・決裁の全プロセスをクラウド上で完結でき、スマートフォンからの決裁も可能です。
経費精算・交通費・有休・購入稟議など日常的な申請業務を一元化すれば、印刷・押印・郵送・スキャンといった付帯作業もなくなります。NI Collabo 360のように経費精算機能まで標準搭載した製品を選べば、専用ツールを別途契約するコストも削減できます。
クラウド型でリモートワーク・テレワークを円滑にする
場所を問わずアクセス可能。外出先からの確認・承認も止まらない
オンプレミス型グループウェアや社内ファイルサーバーは社外からのアクセス制限がかかりやすく、リモートワーク時に「情報が取れない」「承認が止まる」が起きがちです。クラウド型グループウェアはインターネット接続さえあれば、オフィス・自宅・外出先を問わずアクセスでき、リモート環境でも業務を止めません。
スマートフォン・タブレット対応の製品では、営業担当者が外出先からスケジュール確認や申請対応も可能です。テレワーク推進・働き方改革に取り組む企業にとって、グループウェアは基盤インフラとして機能します。
複数ツールを集約してトータルコストを最適化する
バラバラのSaaSを統合し、ライセンス費・管理工数・ログイン管理をまとめて削減
チャット・スケジューラ・ファイル共有・ワークフローを別々に契約していると、ライセンス費・管理コスト・セキュリティ対応が分散します。グループウェアはこれらの機能を1プラットフォームに集約し、ツール数の削減・ライセンス統合・管理負担の軽減を同時に実現します。
desknet’s NEOのようにノーコードで業務アプリを無制限に追加できる製品であれば、さらに多くの業務をグループウェア上で完結できます。クラウド型は1ユーザー数百円から始められるため、初期コストを抑えつつ段階的に展開可能です。
グループウェアのタイプ
グループウェアを選ぶときは、どのようなツールを使いたいかを基準に海外型・日本型・アプリ作成型の3つに絞り込むとよいです。日本型は種類が多いので、従業員規模や予算にあわせてさらに細かくツールをみていきましょう。
まず「海外型・日本型・アプリ作成型」のどれに近いかを確認し、次に企業規模・予算で絞り込みましょう。
文書作成・AI連携・チャットを一体で使いたい
Word・Excel・スライドなどのオフィススイートと、ビジネスチャット・Web会議が統合。Copilot（Microsoft 365）やGemini（Google Workspace）などのAI機能を追加費用なし〜最小限で活用できる。
代表製品：Microsoft 365 / Google Workspace / Confluence
掲示板・回覧板・稟議をシンプルに使いたい
日本のビジネス慣行に合わせた設計で、ITリテラシーを問わず全社員が使いやすい。月額200〜660円/ユーザー程度と手頃な価格帯が多い。
代表製品：サイボウズ Office / J-MOTTO / NI Collabo 360
複雑な稟議・強固なセキュリティが必要
多段階承認・組織ロール・大規模ユーザー管理に対応。オンプレミス版も提供し、金融・自治体など高セキュリティ要件にも対応できる。
代表製品：Garoon / desknet’s NEO / Knowledge Suite
まず無料でスモールスタートしたい
予算が限られる中小企業や少人数チームで試したい場合の選択肢。ユーザー数無制限の製品もあるが、機能や容量に制限があるケースが多い。
代表製品：GRIDYグループウェア / クロジカスケジュール管理
独自の業務アプリで柔軟に構成したい
グループウェアの基本機能に加え、ノーコードで自社独自の業務アプリを作成できるタイプ。AppSuite（desknet’s NEO）やkintoneのように、グループウェアと連携して使うケースも多い。
代表製品：kintone / 楽々Webデータベース / AppSuite
グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶ際は「どんな課題を解決したいか」をまず明確にしましょう。課題のタイプによって最適な製品が変わります。次に、機能・コスト・セキュリティの3軸で比較を進めましょう。
まず「課題タイプ」で候補を絞る
| 課題タイプ | こんな状況ですか？ | 向いている製品 |
|---|---|---|
| これから導入型 | 初めて導入で比較軸がまだない | Garoon・サイボウズOffice・desknet’s NEO |
| AI活用推進型 | Copilot・Geminiを業務で活用したい | Microsoft 365・Google Workspace |
| 機能不足型 | ワークフロー・ポータルが足りず承認業務が回らない | Garoon・desknet’s NEO |
| レガシー移行型 | Notes・オンプレGWの老朽化で移行先を探している | Garoon・Microsoft 365 |
| コスト最適化型 | ツールが乱立してコスト・管理が重くなっている | desknet’s NEO・Garoon |
次に「4つの選定軸」で比較する
| 選定軸 | 確認内容 |
|---|---|
| 海外製か日本製か | ITリテラシーが高く他システム連携・グローバル展開がある企業は海外型が向いています。掲示板・回覧板・複雑な稟議フローを重視する場合は日本製が適しています。どちらも一長一短があるため、実際の操作画面をトライアルで確認するのがおすすめです。 |
| 単発ツールかグループウェアか | 課題が「スケジューラが欲しいだけ」「稟議ツールだけ欲しい」と明確な場合は単発ツールも選択肢になります。ただし複数の課題を抱えている場合や、まだDX化の土台がない企業はグループウェアで一元化する方がトータルコストが下がりやすいです。 |
| コスト（トータルで比較） | ライセンス単価だけでなく、AIアドオン・ワークフロー追加・移行費用・運用工数・教育コストを含めた試算が重要です。安い単価でも追加オプションを積み上げると高くなるケース、逆に統合製品の方が安くなるケースもあります。 |
| セキュリティ・内部統制要件 | 上場企業・金融機関・自治体など厳格なセキュリティポリシーが求められる場合は、ISO/SOC認証の有無、オンプレミス対応、アクセス権限の細かさを確認します。情報システム部門と連携した選定が必要です。 |
グループウェアの比較表
ボクシルでは、主要サービスの料金・口コミ・UIなどをまとめた『比較表』をご用意。これまで紹介した選び方を参考に、『比較表』を使って自社に合うサービスを絞り込んでみましょう。
グループウェアを導入する際の注意点
導入後に「思っていたのと違う」とならないよう、事前に以下の3点を確認しておきましょう。
全員が使って初めて効果が出る
グループウェアは一部のメンバーだけが使っても効果が出ません。スケジュール共有・掲示板など使いやすい機能から展開し、段階的に全社に広める運用設計をセットで考えましょう。
多機能すぎて使いこなせないリスク
機能が豊富な製品は「何から使えばいいか分からない」という混乱を招きがちです。導入初期は自社の最優先課題に絞って機能を限定し、慣れてから段階的に拡張するアプローチが定着を早めます。
料金はトータルコストで比較する
ライセンス単価だけで判断すると、AIアドオン・ワークフロー追加・移行費用・運用工数を積み上げた時点で当初の試算を大きく超えることがあります。3年間のトータルコストで比較しましょう。
よくある質問
グループウェアの選定・導入でよく寄せられる質問をまとめました。
Qチャットツールやワークフローシステムと何が違うのですか？
Aチャットツール・ワークフローシステムはそれぞれ特定の用途に特化した単発ツールです。グループウェアはこれらを含む複数の機能を一元化したプラットフォームです。課題が明確な場合は単発ツールも有効ですが、複数の課題をまとめて解決したい場合や、ツール乱立を整理したい場合はグループウェアへの統合が向いています。
QMicrosoft 365・Google Workspaceなどの海外型と国産グループウェアの違いは？
A海外型はOfficeスイート・チャット・Web会議の統合とAI連携（Copilot/Gemini）が強みで、グローバル企業・ITリテラシーの高い組織に向いています。国産グループウェア（Garoon・desknet’s NEO・サイボウズOfficeなど）は、日本の稟議フロー・掲示板・回覧板・施設予約といった日本固有の業務慣行に沿った設計が強みで、ITリテラシーを問わず使いやすい点が評価されています。
QIT専任者がいなくても導入・運用できますか？
A製品選定次第で十分に可能です。操作性とサポート体制を重視して選ぶことがポイントで、サイボウズ OfficeやGaroon、desknet’s NEOは平日の電話サポートが標準付帯しており、IT専任者がいない組織での運用実績も多数あります。クラウド型を選ぶとサーバー管理が不要になり、運用負担をさらに軽減できます。
Q既存のグループウェアからの乗り換えはできますか？
A主要製品は他社グループウェアからの移行に対応しており、スケジュールデータや文書のCSV移行に対応しているものも多くあります。Notes・Lotus Notesからの移行実績が豊富な製品（Garoon・Microsoft 365など）も存在します。移行前に既存資産の棚卸しと移行範囲の確認を行い、ベンダーに移行サポートの可否を確認しましょう。
Q無料で試せるサービスはありますか？
A多くのグループウェアで無料トライアル期間（30日〜最大3ヶ月）が用意されています。J-MOTTOは最大3ヶ月、desknet’s NEOは30日間の無料トライアルを提供しています。BOXILの比較表付き資料では各サービスのトライアル有無も確認できます。まず複数サービスの資料で絞り込んでから試用するのがおすすめです。
導入前に念入りな情報収集を
グループウェアは、サービスによって料金や機能が異なります。導入してから「あの機能が欲しい」「費用対効果が合わない」「現場に定着しない」など、導入に失敗するケースも少なくありません。
失敗を防ぐためには、まず自社の課題タイプ（これから導入型／AI活用推進型／機能不足型／レガシー移行型／コスト最適化型）を明確にし、各サービスの料金・機能を比較することが重要です。ボクシルの比較表を使って自社に合うグループウェアを絞り込んでみましょう。
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