ワークフローシステム比較13選｜承認遅延・進捗不透明・属人化をWeb完結で解消

その「申請」と「承認」、もっとスムーズにできるはずです。

これから新しくデジタル化を進めたい組織も。 すでにシステムを入れているけれど、どこか使いづらさを感じている組織も。共通する願いは、「無駄な時間を減らし、本業に集中できる環境を作ること」ではないでしょうか。

働き方が多様化した今、ワークフローシステムに求められる役割は変わりました。 「ただ回すだけ」のツールから、「組織を速く動かすインフラ」へ。

本記事では、貴社の運用にフィットするワークフローシステムの選び方を整理しました。主要13社の特徴をまとめた比較資料セットもご用意したので、あわせてご活用ください。

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、社内の申請や稟議などの業務の流れを可視化・自動化するためのシステムです。稟議システムや電子承認システムとも呼ばれ、紙によるサイン・押印業務を電子化することにより、承認・決裁の効率化を実現します。

申請者がシステム上で入力した情報は、確認担当者、最終決裁者と順に転送され、スムーズな処理が可能です。承認されたデータはシステムに保存され、後から検索やレポート作成などに活用でき、紙の紛失や承認の遅延といった問題が解消され、業務効率が大幅に向上します。また場所や時間に縛られず処理できるため、テレワーク環境でも業務を滞りなく進めることができます。

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ワークフローシステムのタイプ

ワークフローシステムは、おおまかに以下のタイプに分かれます。承認申請フローは企業規模が大きいほど複雑になりやすく、システムにも高いカスタマイズ性が求められます。一方、企業規模が小さい場合は、カスタマイズ性の高い製品はオーバースペックになりかねません。企業規模に合わせて適切な製品を選ぶことが重要です。

ワークフローシステムの費用相場

BOXIL編集部の調査の結果、全体の約3割が初期費用0円でサービスを利用しており、導入コストが抑えられていることがわかります。

また年額費用の平均は36万円で、1か月あたりおよそ3万円です。
しかし年額費用に関しては、0円で利用している割合が30.2%、1〜10万円の割合が42.9%のため、一部の高額プランを利用しているユーザーが平均を上げていることが考えられます。

※調査概要：インターネット調査にてワークフローシステムの導入に携わった全国20〜60代の男女1,000人へ実施。スクリーニング期間は2025年3月19日〜20日、本調査の期間は2025年6月15日〜16日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある

低予算で導入しやすいサービス

具体的に、低予算でも導入しやすいサービスにはジョブカンワークフロー、rakumo ワークフロー、サイボウズ Officeなどがあります。

費用相場より安いワークフローシステムは、「申請フォームのカスタマイズに限りがある」「他システムとのAPI連携ができない」など、機能が不足する可能性があるため要件を満たしているか慎重に比較しましょう。

ワークフローシステムのシェア・ランキング

調査^※によると、シェアの最も多かったワークフローシステムは「サイボウズ Office」で13.3％、次いで「ジョブカンワークフロー」が8％、次いで「楽々WorkflowII」が7％でした。続く「ワークフローEX」「SmartDB」と合わせた5システムにて40%のシェアを占めています。

シェアの大きいシステムは、機能やサポートの充実しているケースが多いうえ、今後も継続して利用できる可能性が高いです。決済者としては導入および運用に失敗しにくい点を評価できるため、稟議を通しやすいでしょう。

※調査概要：インターネット調査にてワークフローシステムの導入に携わった全国20〜60代の男女1,000人へ実施。スクリーニング期間は2025年3月19日〜20日、本調査の期間は2025年6月15日〜16日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある

ワークフローシステムの選び方

「長く使い続けられるシステム」を見極める3つの条件

1. 「現場の使いやすさ」が維持されているか
   → 申請画面が分かりにくいと、結局アナログな確認作業が増えてしまいます。直感的に操作できるかは、定着の分かれ道です。
2. 「設定の変更」が自社で完結するか
   → 組織改編やルート変更のたびに、専門知識が必要だったり外注するのは非効率です。 現場でサッと直せる「柔軟さ」こそが、運用を楽にします。
3. 「既存ツール」と自然に繋がるか
   → チャットツールや基幹システムと連携できれば、二重入力の手間がなくなり、情報の価値がさらに高まります。

これらは、初めて導入する時には見落としがちで、乗り換えを検討する際には真っ先に改善したいポイントです。

アンケートで見る！ユーザーが重視しているポイント

ワークフローシステムの導入に携わった方へ重視していた選定ポイントを調査^※ところ、「料金（導入・運用コスト）」411人と、「セキュリティの高さ」411人が同率でした。次いで、「操作性の良さ」408人、「システムの信頼性や安定性」377人、「カスタマイズ性や拡張性」319人でした。

ワークフローシステム選定において、最も重視されているのは「料金」と「セキュリティ」で、どちらも同程度の関心を集めています。

背景には、サービスの普及によるコスト意識の高まりに加え、社内外での情報漏洩リスクに対する懸念の強まりがあります。特に業務フローをシステム上で扱うワークフローシステムでは、承認や申請に関わる情報の機密性が高いため、セキュリティ対策の充実度は重要な選定基準となっています。

一方で操作性の良さも僅差で続き、日常的に使うツールとして使いやすさも重要視されています。

※調査概要：インターネット調査にてワークフローシステムの導入に携わった全国20〜60代の男女1,000人へ実施。スクリーニング期間は2025年3月19日〜20日、本調査の期間は2025年6月15日〜16日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある