【成功事例で見る】プロジェクト管理・工数管理ツールの導入による工数・コスト削減効果｜おすすめツール8選も紹介

プロジェクトの納期が何度も遅れる。
担当者によって管理方法がバラバラになっている。
複数案件の進捗状況がすぐに把握できない。

これらは全て「プロジェクト管理の非効率化」という同じ問題から派生しています。従来の表計算ソフトでの管理や口頭報告では、リモートワークや複数案件の同時進行に対応できず、業務効率の低下や納期遅延のリスクが高まります。
ツール選びで失敗しないためには、同じような課題を抱えた企業がどのような効果を得られたかを知ることが重要です。そこで「SaaS比較サイト BOXIL（ボクシル）」が、プロジェクト管理の課題を解消するプロジェクト管理・工数管理ツールの導入事例を厳選してご紹介。具体的な数字や担当者の生の声をお伝えしますので、ぜひツール選びの参考にしてください。

さらに、各システムの料金・機能をまとめた『比較表』やおすすめツール8選の資料も無料でプレゼントしています！

プロジェクト管理・工数管理ツールで解決できる5つの業務課題

プロジェクト管理ツールとは、単なるタスク管理だけではなく、チーム全体の業務を可視化し、効率化するための総合的なシステムです。具体的な機能とどのような課題を解決できるのか、以下の図でご確認ください。

解決できる課題

1. 属人化の解消

担当者ごとに管理方法が異なり、特定の人に依存した業務運営から脱却
標準化されたワークフローにより、誰でも同じ品質でプロジェクトを進行できる環境を実現

2. 納期遅延防止

複数案件の進捗状況をリアルタイムで把握し、早期のリスク察知を実現
ボトルネックの早期発見とアラート機能で、問題が深刻化する前に対策を講じることが可能

3. リソース最適化

工数データに基づいた適切な人員配置で、チーム全体の生産性を向上
各メンバーのスキルと稼働状況を可視化し、最も効率的なタスク割り当てを自動提案

4. 情報共有円滑化

リモートワーク環境でも、必要な情報に誰でもアクセス可能な環境を構築
チャット機能やファイル共有により、場所や時間に関係なくスムーズなコミュニケーションを実現

5. コスト削減

手作業による集計作業の自動化で、管理業務にかかる時間とコストを大幅削減
工数入力から請求書作成まで一気通貫で処理し、事務作業時間を短縮

従来の管理手法との違い

それでは実際に、これらの課題解決を実現した企業の導入事例を詳しく見ていきましょう。

製造／メーカーの導入事例

※導入時点の情報

抱えていた課題

課題：業務の属人化と可視化不足

プロジェクトに伴うタスクが個人任せになっており、業務が属人化していた。個々人がExcelやスプレッドシートで各自のタスクを管理するため、全体の進捗状況が見えにくく、部門間の連携がスムーズに取れない状況が続いていた。その結果、業務優先度の判断が難しく、各プロジェクトの優先順位づけも不十分であった。

導入後の効果

効果1.統一された情報管理と効率的なコミュニケーション

ツールを共通のプラットフォームとして取り入れたことで、個人で分散していたExcel管理からデータの一元化が進んだ。これにより、各部門やチームを越えた連携が強化され、プロジェクトの進行が円滑になった。また、情報共有が容易になったことで、以前は担当者がいなければ対応が難しかった営業部門における問い合わせ対応もスムーズに行えるようになった。

効果2. タスク管理の見える化と業務効率化

ツールの活用により、タスクの優先度や進捗状況が一目で確認できるようになり、管理が効率化された。これによりプロジェクト全体の動きが活発化し、業務の属人化が解消され、業務割り振りがよりスムーズになったことで、適切な対応が迅速に行えるようになった。

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サービス／外食／レジャー業界の導入事例

※2022年5月時点の情報

抱えていた課題

課題1.手入力での売上管理など非効率な業務が存在していた

注文は手書きの食券、売上げ票はそろばんを弾いて計算したものをファイリングするという昔ながらのやり方がそのままになっていて、改善したいと考えていた。

課題2. 離れた場所にいる従業員同士のコミュニケーションと業務進捗の把握が困難

リモートワークの拡大により、離れた場所にいる従業員同士のコミュニケーションの円滑化と、各従業員の業務進捗の把握にも課題を抱えていた。

導入後の効果

効果1.すべてのタスクの進捗状況について部門横断での把握が可能に

ツールの「ゴール」機能で、すべてのチームとそのメンバーが自分の仕事の事業に対する貢献を見える化し、各従業員のモチベーション向上に大きく貢献している。

効果2. リアルタイムでの従業員状況把握
管理者視点では1週間の個々の従業員の達成した仕事内容や、ゴールまでの達成率のレポートなどをツール内ですべて把握できるようになり、業務効率が向上している。

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不動産／建設／設備の導入事例

※2022年5月時点の情報

抱えていた課題

課題1.手入力による非効率で業務の負担が増加していた

施工管理に紙のノートを使用し、現場への出社前、勤務後のそれぞれ、事務所へ戻って記入する必要があり、非効率で業務の負担が増加していた。業務効率化のためのさまざまな方法を検討したが、なかなか定着しなかった。

課題2. 外部も連携した情報共有・現場管理方法が見つからない

社外のメンバーも参加するジョイントベンチャーなどで外部も連携して情報を効率的に共有し、現場を管理する手法を見つけられずにいた。

導入後の効果

効果1.多くの施工管理者の情報が可視化された

多くの施工管理者の情報が可視化され、スマートフォンにて外出先からも更新できるようになったため、毎回事務所に戻る負担も減少した。

効果2. 現場業務管理の効率化

現場の業務管理の多くをツールで運用することで効率化に成功し、複数のタスクを抱えていても、リマインドされるので忘れなくなった。

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IT／通信／インターネットの導入事例

※2022年5月時点の情報

抱えていた課題

課題１.従来のツールではチームの業務を管理しきれない

他社ツールではカスタムの自由度が低く、同社が実現したいアジャイル開発の仕組みを上手く体現できなかった。

課題2. OKRの進捗管理がスムーズにできない

他社ツールにてOKRの進捗状況を把握する際、エンジニアとPM間で情報更新のタイムラグが発生し使い勝手が悪かったことに課題を感じていた。

導入後の効果

効果.自社独自のアジャイル/スクラム手法とOKR管理を最適な形で実現

SlackやGitHubなどプロダクト開発に使われる他のツールとの連携機能が強力で、エンジニアたちからはストレスなく自分たちの業務に集中できていると好評を得ている。
ボード間の連携や同一のデータをもとにした異なるビューの作成ができるので、進捗報告は見ればわかる状態になり、より本質的な議論に時間を使えるようになった。

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メーカー／製造の導入事例

※2022年5月時点の情報

抱えていた課題

製造現場の可視化およびナレッジや情報共有の必要性

製造工程の進捗状況を職人しか把握できておらず、製造現場の可視化及びナレッジや情報共有の必要性を感じ、プロジェクトを管理できるサービスの導入を検討していた。

導入後の効果

効果.複数拠点での製造現場情報共有を実現

画面を通じて複数拠点で同時に製造現場の情報を共有できるようになり、情報共有が以前よりも円滑になった。また、ガントチャートで製造工程が可視化されて建設的な会話ができるようにもなり、効率よく業務を進められている。

これらの事例から、プロジェクト管理・工数管理ツールは業種を問わず幅広い効果をもたらすことがわかります。次にプロジェクト管理・工数管理ツールのメリットを整理してみましょう。

ツール導入で得られる主なメリット

プロジェクト管理・工数管理ツールを導入することで、業種を問わず多くの企業が以下のようなメリットを実感しています。

業務効率化とリソース最適化

重複作業の削減と自動化機能により、本来の創造的業務に集中できる環境を構築します。リアルタイムでの情報共有により、チーム全体での迅速な意思決定が可能になります。

コスト削減効果

管理業務の効率化と会議時間の短縮により、人件費の最適化を実現します。一元管理によるミス防止と適切なリソース配分で、無駄なコストを大幅に削減できます。

働き方改革・リモートワーク対応

場所に依存しない業務環境の構築により、柔軟な働き方を実現します。業務の可視化とチームコラボレーション機能で、部門を越えた円滑な連携が可能になります。

競争力向上

プロジェクトの納期遵守と品質向上により、顧客満足度の向上を実現します。蓄積されたデータを活用したデータ駆動型の意思決定で、経営判断の精度とスピードが向上します。

これらのメリットを最大化するためには、自社に最適なツール選びが重要です。次に、プロジェクト管理・工数管理ツール選定の際に押さえるべきポイントをご紹介します。

選定のポイント

ツール導入を成功させるためには、以下の5つのポイントを押さえることが重要です。

• 業務フローとの適合性
  自社の業務に必要な機能（タスク管理、ガントチャート、工数記録など）が備わっているかを確認しましょう。業界特有の要件に対応できるカスタマイズ性があることも重要です。

• 使いやすさと導入容易性
  特別な研修なしで使いこなせるシンプルで直感的なUI/UXを持つツールを選びましょう。モバイル対応や充実したサポート体制により、スムーズな導入と定着が期待できます。

• システム連携性
  会計システムやCRMなど、既存の基幹システムとの連携が可能かを確認しましょう。Excelなどのデータをスムーズに移行でき、API提供により柔軟な連携が実現できることが理想です。

• セキュリティと安定性
  情報漏洩対策として、データ暗号化や細かな権限管理機能が備わっているかを確認しましょう。安定したシステム稼働と、障害時の迅速な対応体制があることも重要な判断材料です。

• 将来を見据えた拡張性
  将来的なユーザー数増加に対応でき、定期的な機能追加やアップデートが行われることを確認しましょう。提供会社の事業継続性と実績があることで、長期的な利用に安心感が得られます。

これらのポイントを踏まえて検討することで、自社に最適なプロジェクト管理・工数管理ツールを見つけることができるでしょう。

プロジェクト管理・工数管理ツール導入で業務課題を解決しませんか

プロジェクト管理の非効率化は、単なる業務効率の問題ではなく、企業の競争力と成長スピードに直結する重大な経営課題です。リアルタイムでの進捗把握、適切なリソース配分、迅速な意思決定ができるかどうかが、これからのビジネス環境で勝ち残るための鍵となります。

本記事でご紹介した導入事例のように、多くの企業がプロジェクト管理の課題解決により大きな成果を上げています。貴社でも同様の課題を感じているなら、ためらわずにツール検討を始めましょう。「SaaS比較サイト BOXIL（ボクシル）」では、貴社の課題解決をサポートするため、各ツールの資料や料金・機能をまとめた比較表を無料でご提供しています。

今日の小さな検討が、明日の組織全体の生産性向上につながります。変化を恐れず、効率的なプロジェクト管理の実現から始めてみませんか。