契約書もISOも技術文書も、ひとつの文書データベースに。
全文検索・電帳法対応・AI-OCRをクラウドで完結。
文書管理システムは、契約書・請求書・ISO文書・技術文書・マニュアルなど、社内のあらゆる文書を電子化し、検索・権限管理・ライフサイクル管理ができるクラウドサービスです。紙×電子の混在、属人化、電子帳簿保存法対応の負担から法務・総務・経理・情シスを解放します。
・確認ミスによるトラブルを防止したい
・契約書の紛失や期限切れ、情報漏えいなどのリスクを防ぎたい
文書管理システムでは、上記のような課題を解決できるメリットがあり、近年では導入する企業が増えています。しかし、文書管理システムは製品ごとに機能や特徴が異なり、検討するだけでも一手間です。
そこで、国内最大級のSaaS比較サイトのボクシルが、おすすめ文書管理システム11選を厳選。さらに、各システムの料金・機能をまとめた『比較表』もプレゼント ！
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
文書管理、こんな悩みありませんか？
紙・PDF・Officeファイルが部署ごとにバラバラ。最新版がどれかわからず、古い版で稟議が進んでしまったことがある
必要な書類を探すのに半日。担当者しか保管場所を知らず、退職・異動のたびに探索コストが跳ね上がっている
電帳法・ISO・契約書の保存要件をそのつど確認。タイムスタンプや訂正履歴、検索性の確保にいつも追われている
文書管理システムとは
文書管理とは、文書や記録情報の保管から活用、廃棄までの一元管理を行うことです。とくに、重要文書の管理を目的に行われます。
そして文書管理システムとは、文書をデータ化し、コンピュータ上で効率よく管理することを目的としたシステムです。紙で保存すると膨大になる書類をデータで管理することで、印刷コストを削減できます。
文書管理システムの活用シーン
文書管理でセキュリティを強化できることによって、情報漏えいリスクを軽減できます。
申請書・報告書
文書をサーバーで一括管理し、ネットワーク経由で情報共有を可能にします。これにより、承認や更新などのワークフローが容易になります。
会議資料
文書管理システムでは、ペーパーレス化と過去の資料を検索も可能になります。会議資料を印刷する手間がなくなるため、スピーディーな会議とコスト削減を実現できます。
マニュアル
文書管理システムでは、システムの運用・監視・保守に関するドキュメント管理もできます。マニュアル作成と運用が課題である企業では、文書管理システムによって一元管理できる体制にするのもいいかもしれません。
＼ まずは情報収集から ／
文書管理システムのタイプ（課題別早見表）
文書管理システムは「何を管理したいか」によって最適なタイプが大きく分かれます。下の早見表で、自社の主目的に近いタイプを起点に候補を絞り込んでみてください。
| 自社の主目的・課題 | 合うタイプ | 特徴 |
|---|---|---|
| 契約書・ISO・技術文書・帳票など、社内のあらゆる文書を一元管理したい | 社内文書 統合管理型 | 版管理・全文検索・ワークフロー・権限管理を網羅。複数部門・複数文書種別の横断管理に強い |
| 契約書・請求書・領収書を電子帳簿保存法に沿って保存したい | 契約書・電帳法特化型 | JIIMA認証、タイムスタンプ、訂正履歴、検索要件をシステムが自動で満たす。電子契約サービスとの連携も豊富 |
| 紙の大量文書・非定型書類をAIで自動データ化したい | AI-OCR・非定型文書活用型 | AI-OCRやLLM-OCRで請求書・申請書などの非定型文書から項目を自動抽出。台帳作成や検索の手間を抜本削減 |
| マニュアル・ナレッジ・社内Wikiを作成して共有したい | 社内ナレッジ共有型 | テンプレート機能・社内Wiki機能・全文検索が充実。マニュアル更新・教育コスト削減に強い |
| 取引先・関係会社と安全に文書・大容量ファイルを共有したい | 社外共有・クラウドストレージ型 | 外部共有・大容量転送・誤送信防止・アクセス権設定が充実。ファイルサーバー代替としても利用可能 |
＼ タイプ別の最適サービスは比較表で確認 ／
導入前と導入後で、何が変わる？
Before：紙＋キャビネット＋ファイルサーバー
- 必要な文書を探すのに「あの担当者に聞かないとわからない」が頻発
- 最新版がどれかわからず、古いバージョンで稟議や提案が進んでしまう
- 電帳法・ISO監査のたびに、要件を満たす保存方法・証跡を毎回手作業で確保
- キャビネット・倉庫の保管スペース、印刷・郵送コストが積み上がる
After：全社で使える文書データベース
- キーワード・属性・全文検索で過去文書を瞬時に発見、属人化から解放
- 版管理機能で常に最新版を全社共有、古い版での運用ミスを根絶
- JIIMA認証・タイムスタンプ・訂正履歴をシステムが自動で満たし監査に即応
- 権限を分けて部門・役職ごとに必要な文書だけを共有、漏えいリスクも抑制
文書管理システム導入の4つのメリット
必要な文書を素早く検索・アクセスできる
キーワード検索・属性検索・全文検索・サムネイル表示を組み合わせて、過去の契約書・申請書・技術文書を瞬時に発見。クラウド環境ならテレワーク・出張先からも文書にアクセスでき、業務スピードが大幅に向上します。
ペーパーレス化で保管・印刷コストを削減
キャビネット・倉庫の保管スペース、印刷・郵送・廃棄コストを段階的に圧縮。災害時の紙文書消失リスクからも企業を守ります。CSR・脱炭素の観点でも有効で、稟議書にも書きやすい効果です。
情報共有・ワークフローが滑らかになる
同じ文書を複数人で同時に閲覧・コメント可能。ワークフロー機能で稟議・承認・改版もシステム上で完結し、部門間コラボレーションと意思決定のスピードが向上します。
セキュリティ・電帳法・ISO対応を強化
役職・部署単位のアクセス権、改ざん検知、操作ログ、版管理、タイムスタンプを標準装備。JIIMA認証取得済みなら電子帳簿保存法を自動で満たし、ISO9001文書管理の要求事項にも対応できます。
「場所や時間を問わずアクセス可能」「容量を気にしない」「検索が容易」といったメリットを最大限に活かすためには、システムを導入して文書管理をクラウド化するのは必然とも言えるでしょう。
また、マイナンバー制度や個人情報保護法の改訂などによって、文書管理の重要性が今までに増して高まってきています。地震や台風などの災害によって書類が流出することもあり得るでしょう。情報への責任や、情報流出の危機にそなえ、文書を適切に管理することが求められます。
＼ 各サービスの特徴・メリットはこちら ／
文書管理システムのシェア率
文書管理システムの導入に携わった1,866人を対象にBOXILが独自アンケート※1を実施し、導入した文書管理システムを尋ねました。
シェアが最も多かったのは、楽々Document Plusで16.00%。その後にクラウドサイン SCANが11.30%、DocuWorksが11.00%、invoiceAgentが10.20%、LegalForceキャビネが9.80%と続きます。これら5社で全体の58.30%を占めていました。
シェアの大きいシステムは、機能やサポートが充実しているケースが多いうえ、今後も継続して利用できる可能性が高いです。
決済者としては導入および運用に失敗しにくい点を評価できるため、稟議を通しやすいでしょう。
※調査概要：インターネット調査にて文書管理システムの導入に携わった全国20〜60代の1,866人へ実施。本調査の期間は2025年4月30日〜5月4日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある
＼ 上記で紹介したシステムも ／
文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。
導入目的の明確化
「契約書の厳格な管理」「ISO文書のバージョン管理」「マニュアル共有」「電帳法対応」など、主目的を1〜2点に絞ることが最初の関門。目的が定まればタイプ早見表で候補は一気に絞り込めます。
必要な機能の洗い出し
保存／全文検索／編集／情報共有／権限設定／ワークフロー／データ移行・印刷／ファイル動画共有といった基本機能に加え、テンプレート、コメント・メール通知、リマインド、レポート機能の要否を整理。
導入形態と外部連携
自社サーバーのオンプレミス型かクラウド型かを業種・セキュリティ要件で判断。既に使っているチャットツール・CRM・電子契約サービスとのAPI連携可否も必ず確認しましょう。
法令・ISO・操作性
電子帳簿保存法・e-文書法・ISO9001など、自社が対応すべき制度への適合をJIIMA認証等で確認。さらにトライアルで現場の使いやすさをチェックすると、導入後の浸透リスクが下がります。
セキュリティ・サポート体制
機密文書を扱うため、データ暗号化・アクセスログ・操作監視・ISO27001／ISMS等の第三者認証は必須。さらに導入時・運用後のサポート体制（専任SE・トレーニング・ヘルプデスク）が手厚いほど、社内浸透と定着がスムーズに進みます。
文書管理システムの料金体系は、オンプレミス型かクラウド型か、クラウド型でも月額固定費用タイプか月額従量課金タイプかで異なります。クラウド型の月額固定費用は月4,800円〜43,000円程度が目安。初期費用がかからない場合もありますが、プランや利用人数によって必要となる場合があるため、必要な機能と要件を満たすサービスの料金を公式サイトの見積もりで確認しましょう。
詳しく比較したい方向けに、システムの紹介資料と自分専用にカスタマイズできる比較表を用意しました。情報の整理にぜひご活用ください。
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失敗しないための導入チェック
- 過去文書のデータ化方針：すべてを一気にデータ化する必要はなし。「有効中の契約」「直近3年の重要文書」など優先度で段階的に進める計画を立てる
- 分類・命名ルールの統一：フォルダ階層・タグ・メタデータの設計を導入前に決めておかないと、入れたが探せない「電子の倉庫」になる
- 権限設計のバランス：厳格すぎると使われず、緩すぎると漏えいリスク。部門・役職別の最小権限と操作ログ運用の設計を行う
- 既存システムとの連携棚卸し：チャットツール（Teams/Slack）・電子契約・CRM・基幹システムとの連携可否を比較表で確認
- 電帳法・ISO・JIIMA認証の確認：自社が対応すべき制度の要件をシステムが自動で満たすか、JIIMA認証ソフトかを必ずチェック
導入前に念入りな情報収集を！
サービス選定で失敗しないためには、各サービスの情報収集を念入りに行い、料金や機能、特徴を比較することが重要です。これまで紹介した選び方や比較ポイントを参考に、自社に合うサービスを探しましょう。
各サービスの導入実績や特徴、よくある質問がまとまった資料は下記ボタンから無料でダウンロードできます。導入前の下調べにご活用ください。
よくある質問（FAQ）
オンラインストレージと文書管理システムの違いは？
契約書管理システムとの違いは？
過去の紙文書はどうデータ化すればよい？
電子帳簿保存法・ISO9001への対応は必須？
既存のチャットツール・電子契約・基幹システムと連携できる？
クラウド型とオンプレミス型、どちらを選ぶべき？
＼ 社内提案・稟議にも使える『比較表』付き！ ／
