その承認、まだ待っていますか？
稟議が止まる・紙の書類が行方不明・誰が承認したかわからない。
ワークフローシステムで申請〜決裁をWeb上で完結させ、
意思決定をスピードアップする方法を比較資料でチェックできます。
その「申請」と「承認」、もっとスムーズにできるはずです。
これから新しくデジタル化を進めたい組織も。 すでにシステムを入れているけれど、どこか使いづらさを感じている組織も。共通する願いは、「無駄な時間を減らし、本業に集中できる環境を作ること」ではないでしょうか。
働き方が多様化した今、ワークフローシステムに求められる役割は変わりました。 「ただ回すだけ」のツールから、「組織を速く動かすインフラ」へ。
本記事では、貴社の運用にフィットするワークフローシステムの選び方を整理しました。主要13社の特徴をまとめた比較資料セットもご用意したので、あわせてご活用ください。
こんな状況が続いていませんか？
承認を待つ時間、進捗確認の電話、メンテナンスのたびにIT部門への依頼。
ワークフローシステムが解決できる課題を整理します。
承認が遅くてプロジェクトが止まる
「承認者が外出中で決裁が取れず、提案書の提出期限に間に合わなかった」——稟議書を持って上司の席を探し歩く時間が、本来の業務を圧迫しています。
申請の進捗が誰にもわからない
「あの件、承認された？」という確認メールと電話で午前中が終わる。回覧中の紙が行方不明になり、申請をやり直すケースも日常的に発生しています。
設定変更のたびにIT部門待ち
組織変更のたびに承認経路の修正をIT部門に依頼して1週間待ち。担当者が退職すると、フロー設定が誰にもわからなくなり運用が崩壊します。
導入するとどう変わるか？ 定性的な変化のイメージです。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、社内の申請や稟議などの業務の流れを可視化・自動化するためのシステムです。稟議システムや電子承認システムとも呼ばれ、紙によるサイン・押印業務を電子化することにより、承認・決裁の効率化を実現します。
申請者がシステム上で入力した情報は、確認担当者、最終決裁者と順に転送され、スムーズな処理が可能です。承認されたデータはシステムに保存され、後から検索やレポート作成などに活用でき、紙の紛失や承認の遅延といった問題が解消され、業務効率が大幅に向上します。また場所や時間に縛られず処理できるため、テレワーク環境でも業務を滞りなく進めることができます。
おすすめワークフローシステム13選の資料はこちら ⇒ 無料ダウンロード
ワークフローシステムのタイプ
ワークフローシステムは、おおまかに以下のタイプに分かれます。承認申請フローは企業規模が大きいほど複雑になりやすく、システムにも高いカスタマイズ性が求められます。一方、企業規模が小さい場合は、カスタマイズ性の高い製品はオーバースペックになりかねません。企業規模に合わせて適切な製品を選ぶことが重要です。
製品A：製稟議特化タイプ
- 特徴： 現在使用しているExcelや紙の申請書を、デザインそのまま画面上にノンコードで完全再現。
- 導入事例（ROI）： 製造業において、申請から承認完了までの期間を平均5日間から「即日」へ短縮。
- ユーザーの口コミ： 「フォーム移行が簡単だったため、IT知識の乏しい他部門への展開時にも反対意見が出ず、スムーズに社内定着した。」
製品B：グループウェア集約
- 特徴： SlackやMicrosoft Teams、LINE WORKS等のチャット上で、申請の通知から承認・差し戻しまでを完結。
- 導入事例（ROI）： ITスタートアップにて、部門長の「移動中のスマホ承認」を定着させ、月間120時間の意思決定工数を削減。
- ユーザーの口コミ： 「普段使いのチャットに通知が飛ぶため、多忙な部門長による承認の『見落とし・放置』が完全にゼロになった。」
製品C：バックオフィス統一
- 特徴： 「申請金額が10万円以上の場合は役員をルート自動追加」など、企業特有の複雑な組織階層・条件分岐を網羅。
- 導入事例（ROI）： 従業員1,000名超の企業で、内部統制（J-SOX対応）の強化と同時に、監査対応のための書類管理工数を80%削減。
- ユーザーの口コミ： 「組織変更や人事異動に伴う承認ルートのメンテナンスが数クリックで完了するため、管理側の負担が極めて少ない。」
主な機能一覧 製品ごとに対応状況が異なります。比較資料でチェックを。
導入で得られる4つのメリット
承認リードタイムの短縮
場所・時間を選ばずスマホから申請・承認が完結。「出社しないと決裁できない」が解消され、意思決定のスピードが上がります。
内部統制・証跡管理の強化
承認フロー全体が自動記録されます。誰がいつどの申請を承認したか追跡でき、監査対応や不正防止に有効です。
現場への定着が早い
直感的なUIで申請者も承認者も迷わず操作できます。ノーコードでフォームや経路を設定変更できるため、担当者への負荷も最小化。
紙・印刷コストの削減
紙の保存・管理・印刷コストが不要になります。電子帳簿保存法への対応にもなり、バックオフィス全体のDXに貢献します。
導入前に知っておきたい注意点
操作性を軽視すると現場に定着しない
申請画面がわかりにくいと「結局メールや口頭での確認」が増えてしまい、導入効果が出ません。
既存ツールとの連携を事前に確認
会計ソフト・ERPとのAPI連携が想定と異なると、二重入力が発生してDXの意味が薄れます。
ランニングコストが積み上がるケースがある
初期費用が安くても、オプション機能やサポート費用でコストが想定を超えるケースがあります。
ワークフローシステムの費用相場
BOXIL編集部の調査の結果、全体の約3割が初期費用0円でサービスを利用しており、導入コストが抑えられていることがわかります。
また年額費用の平均は36万円で、1か月あたりおよそ3万円です。
しかし年額費用に関しては、0円で利用している割合が30.2%、1〜10万円の割合が42.9%のため、一部の高額プランを利用しているユーザーが平均を上げていることが考えられます。
※調査概要：インターネット調査にてワークフローシステムの導入に携わった全国20〜60代の男女1,000人へ実施。スクリーニング期間は2025年3月19日〜20日、本調査の期間は2025年6月15日〜16日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある
＼ さっそく費用を比較してみる ／
ワークフローシステムのシェア・ランキング
調査※によると、シェアの最も多かったワークフローシステムは「サイボウズ Office」で13.3％、次いで「ジョブカンワークフロー」が8％、次いで「楽々WorkflowII」が7％でした。続く「ワークフローEX」「SmartDB」と合わせた5システムにて40%のシェアを占めています。
シェアの大きいシステムは、機能やサポートの充実しているケースが多いうえ、今後も継続して利用できる可能性が高いです。決済者としては導入および運用に失敗しにくい点を評価できるため、稟議を通しやすいでしょう。
※調査概要：インターネット調査にてワークフローシステムの導入に携わった全国20〜60代の男女1,000人へ実施。スクリーニング期間は2025年3月19日〜20日、本調査の期間は2025年6月15日〜16日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある
＼ シェアTOP5の資料はこちら ／
ワークフローシステムの選び方
「長く使い続けられるシステム」を見極める3つの条件
- 「現場の使いやすさ」が維持されているか
→ 申請画面が分かりにくいと、結局アナログな確認作業が増えてしまいます。直感的に操作できるかは、定着の分かれ道です。 - 「設定の変更」が自社で完結するか
→ 組織改編やルート変更のたびに、専門知識が必要だったり外注するのは非効率です。 現場でサッと直せる「柔軟さ」こそが、運用を楽にします。 - 「既存ツール」と自然に繋がるか
→ チャットツールや基幹システムと連携できれば、二重入力の手間がなくなり、情報の価値がさらに高まります。
これらは、初めて導入する時には見落としがちで、乗り換えを検討する際には真っ先に改善したいポイントです。
選び方の6つのチェックポイント 比較資料と合わせて確認してください。
企業規模で絞る
中小企業はシンプル操作のクラウド軽量型、大企業はカスタマイズ性の高いエンタープライズ型が基本。規模に合わないと定着しません。
確認：対象規模の記載を確認申請フォームの自由度で選ぶ
既存のExcelやWordの帳票をそのまま使いたい場合は、フォームインポート機能の有無を確認。フォームが変わると現場の抵抗が大きくなります。
確認：Excelインポート対応の有無既存システムとの連携で選ぶ
勤怠管理・経費精算・ERPとAPI連携できれば、二重入力が不要になります。連携できないと「新しいツールが増えただけ」になりやすいです。
確認：API連携・連携サービス一覧セキュリティ要件で選ぶ
ISO27001・ISO27017の取得有無、SSO対応、IPアドレス制限など、自社のセキュリティポリシーに合致しているかを必ず確認します。
確認：ISO認証・アクセス制御機能サポート体制で選ぶ
導入支援・初期設定サポート・カスタマーサクセスの充実度は定着率に直結します。「導入して終わり」にならない体制かどうかを確認してください。
確認：導入支援・サポート窓口の有無料金体系で選ぶ
ユーザー数課金（小規模向き）かフラット定額（大規模でコスト予測しやすい）かで月額が大きく変わります。オプション含めた総額で比較しましょう。
確認：課金体系・オプション費用よくあるご質問
Qワークフローシステムとグループウェアはどう違いますか？
Q10〜30名規模の小さな組織でも使えますか？
Q現在使っている紙の申請書フォームをそのまま電子化できますか？
Qテレワーク・リモート環境でも問題なく使えますか？
Qセキュリティ面が心配です。情報漏洩リスクへの対策は？
＼ 社内提案・稟議にも使える『比較表』付き ！ ／
