ワークフローとは、業務の一連の流れを示した「承認・決裁フロー」のこと。ワークフローシステムを用いて電子化すれば、コスト削減、意思決定のスピードアップといったメリットが得られます。
また、ワークフローシステムは国が推奨している「働き方改革」にも有効であり、導入を検討している企業が多いシステムです。
そこで「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめワークフローシステム13選を厳選しました。さらに、各サービスの機能・料金をまとめた『比較表』もプレゼント ！ ワークフローシステムが気になる方は、『比較表』を使って自社に合うサービスを探してみましょう。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、ワークフローを従来の紙面や口頭を介したやりとりから電子化、システム化したものです。「稟議システム」「決裁システム」とも呼ばれています。
組織として必要な業務を電子化してペーパーレス化を行うことで、スムーズでスピーディーな業務遂行の実現を目的としています。
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムを導入するメリットは次のとおりです。
- 意思決定の迅速化
- 担当者が捕まらないを解消
- ペーパーレス化でコスト削減
- 盗難・紛失のリスクを軽減
- 承認ルート管理で内部統制強化
ワークフローは業務効率化を図るためにもっとも身近な手段の一つです。意思決定のスピードアップ、ペーパーレス化の推進、内部統制の強化も実現します。ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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ワークフローシステムの失敗しない選び方
ワークフローシステムの選び方で迷わないよう、自社に合ったサービスを探せる手順をまとめました。
1. 必要な機能を洗い出す
ワークフローシステムを選ぶ際は、必要な機能の要件を洗い出してから比較するのがおすすめです。次のリストを使って洗い出しておきましょう。
| 確認方法 | 内容 |
|---|---|
| 稟議の承認経路を確認する |
「2人のうち1人が承認する」「複数人の全員が承認する」「課長よりも部長が先に承認すれば課長の承認は不要」など、稟議の承認経路を確認しましょう。
ワークフローシステムには、OR承認・AND承認・引上承認といった機能があり、どのような承認経路を設定できるかが変わります。
|
| 申請している稟議の種類と内容を確認する |
経費申請や予算申請など、申請している稟議の種類を確認してください。
経費申請であれば交通費計算のための経路検索機能があるサービスが便利です。その他、記入する内容が決まっている申請が多いのであれば、入力規則設定や自動計算のような入力補助機能があるサービスがいいでしょう。
|
| 申請時に印影が必要かどうか確認する |
申請や契約書などの書類を電子化した場合、印影は不要になります。
しかし、慣習や社内規定により印影が必要とする企業もあるでしょう。各種申請書に電子の印影を付与する必要がある場合は、印影画像の登録や作成ができるサービス、またはあらかじめ用意されているサービスがおすすめです。
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| 役職の異なる複数社員が、一つの申請内で同時に記入することがあるか確認する |
「一般社員が一部を記入したあと、課長が追記して申請する」といった状況のように、役職ごとで入力する箇所が分かれている申請がある場合があります。
入力できる箇所を役職ごとで制限できる機能のあるワークフローシステムがおすすめです。
|
| 申請時に参考資料やファイルを添付することがあるか確認する |
申請書だけではなく参考資料やファイルもあわせて確認してもらう場合があります。
添付ファイルが付けられるサービスを選ぶといいでしょう。
|
| すでにワークフローシステムを利用しているか確認する |
すでにシステムで稟議申請をしているか確認しましょう。
サービスによっては、組織情報や申請・承認経路がそのまま移行できる場合があります。
|
2. 社内で利用中のやシステムを調べる
ワークフローシステムは経費精算システムと連携していたり、旅費や交通費を計算するために乗換案内と連携したりするサービスがあります。チャットツールと連携して、承認通知も可能です。
その他、文書管理システムをはじめバックオフィス系のツールと連携できる場合も多いため、現在自社で利用しているものと連携できるかどうか確認しておきましょう。
| 確認方法 | 内容 |
|---|---|
| 現在利用しているワークフローの関連システムを確認する |
経費精算システムや文書管理システムだけでなく、電子契約システムなど、書類や申請が関わる業務で使用しているシステムを確認する。
|
| 連携方法を確認する |
CSV読み込みやAPIなど、サービスによって連携の仕方は異なるので、あらかじめ連携方法を調べておきましょう。
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3. 費用を問い合わせる
ワークフローシステムの料金相場は、初期費用は0円のことが多く、月額費用は1人あたり500円前後です。ユーザー数によって料金が変動することが多いです。
従業員数を確認して、ワークフローシステムの導入に使える予算を確認しておきましょう。
| 確認方法 | 内容 |
|---|---|
| ワークフローシステムの導入に使用できる予算を確認する |
ワークフローシステムの料金相場を把握し、導入に使用できる予算を確認しましょう。
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4. 要件に合う企業へ資料請求する
ワークフローシステムはサービスによって料金や機能が異なります。サービス選定で失敗しないためには、各サービスの情報収集を念入りに行い、料金や機能、特徴を比較することが重要です。まずは、これまで紹介した選び方を参考に、『比較表』を使って自社に合うサービスを絞り込んでみましょう。
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