【2024年最新】おすすめ経費精算システム15選｜料金や機能をまとめた比較表をプレゼント
申請者・承認者・経理担当者の全員の作業が楽になる経費精算システム。
近年はどのシステムも多様化しており、「機能や料金を比較するだけでも大変」「どのサービスを選べば良いかわからない」といった方も多いのではないでしょうか？
そこで「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめ経費精算システム15選を厳選しました。さらに、各サービスの料金・機能をまとめた『比較表』もプレゼント ！ 経費精算システムが気になる方は、『比較表』で自社に合うサービスを探してみてください。
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経費精算システムのしくみ
これまではExcelや紙の申請書を使っておこなうのが主流だった経費精算。
経費精算システムを使えば、支払い項目／金額の入力、申請、承認、精算処理などの一連のフローを全てシステム上で完結できます。
ICカードやコーポレートカードと連携することで使った金額や項目をシステムが自動で取得でき、さらに会計システムとの連携も可能です。このような連携機能を活用すれば業務がよりスムーズになります。
経費精算システムでできること
経費精算システムでできることは主に以下の通りです。
システム上で経費の申請や承認ができるので、申請書などの紙は必要ありません。スマートフォンやタブレットから利用できるものもあり、リモートワークにも適しています。
2 ：ルート検索・交通ICカードとの連携
ルート検索機能があるものや、交通ICカードとの連携ができるものであれば、自分でルートや運賃を検索して計算する必要がなくなります。
3 ： リマインド・アラート通知
新たな申請があがった場合や、承認されないまま申請が一定期間放置されていたりするとメールなどで通知されます。
4 ： 入力内容のエラー表示
申請が規定外の内容になっていたり、入力漏れなどがあるとエラー表示を出してくれます。
5 ： 証憑の電子保管
電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、領収書や請求書などの証憑をデータで保存することができます。オフィスのスペースを節約し、管理の手間も省けます。
6 ： 会計システムとの連携
会計システムと連携して使えば、経費精算システムで入力された情報がそのまま引き継がれ、勘定科目の仕訳を自動でおこなってくれます。
経費精算システムのメリット
経費精算システムのメリットを一言でまとめると、申請者・承認者・経理担当者の全員の作業が楽になるということです。その理由は、
- 入力内容が自動化されたりエラーを通知してくれることで、申請の負担やミスが減る
- システム上で申請内容や証憑を確認できるので、承認作業が楽になる
- 書類の保管や会計業務など、経理担当者の事務作業が楽になる
- リモート環境でできるのでわざわざ経費申請のために出社しなくても良く、スムーズに手続きが進む
地道にExcelや電卓で金額を計算したり、用紙を印刷して印鑑で承認を回していた時代はもう終わり！システムを導入して経費精算をもっとラクにしちゃいましょう。
経費精算システムの選び方
経費精算システムの候補を3〜5社へ絞り込むには、次の選び方がおすすめです。
1. 経費申請をどれほど省略できるか
経費精算システムを比較する際にもっとも多くの企業で注意すべき点は、経費を申請する人の作業をどれほど省略できるかという点です。申請者が正確かつ期限へ間に合うよう申請できれば、承認者と経理担当者のチェックにかかる工数も削減されるでしょう。比較にあたっては次の項目を見比べるのがおすすめです。
- OCR入力
- オペレーター入力代行
- クレジットカード連携
- 従業員が入力がしやすいUI／UX
2. 費用はオプション含め予算内か
経費精算システムの費用は、初期費用 + 月額ユーザーに対する従量課金 + オプション費用によって決定することが多いです。これらの費用がどれくらいかかり、どのように安く抑えられるかを紹介します。
| 費用の項目 | 費用の目安 | 安くする方法 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 無料〜数十万 | 初期設定を自社で対応。無料のシステムを選定。 |
| 月額ユーザーに対する従量課金 | 1ユーザーあたり200円〜500円 | 中小企業は最小ユーザー数の少ないツールを検討。大企業はボリュームディスカウントも含め問い合わせる。 |
| オプション費用 | 無料〜数十万円 | 運用やほかサービスで代用できる項目を洗い出す。 |
3. 会計ソフトとどのように連携できるか
経費精算システムが自社の会計ソフトと連携できるのか、またどのような方法で連携できるのかを確認しましょう。会計ソフトとの連携方法には、主に次の3つがあり1から順番にスムーズかつ元データを活かした連携が可能です。
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| 1. シリーズ連携 | 同シリーズ内での連携。連携を前提として設計されているケースが多いので簡単に連携可能。 |
| 2. API連携 | 異なるサービス間にてシステム側で連携。設定さえできればデータ入力は自動化される。 |
| 3. CSV連携 | 経費精算システムのデータをCSVにて出力し、会計ソフトへデータを入力。出力と入力には工数がかかるものの手入力は不要。一方で、出力したCSVファイルはシステムへインポート前に編集可能となるため、統制上の課題となる可能性あり。 |
| （連携なし） | まったく連携できないケースは少ないが、CSV連携において項目の調整が必要なケースは考えられる。 |
4. サポートは必要十分か
サポート体制でチェックすべきポイントは、不足している工数や機能をオプションによってまかなえるのか、サポートセンターの対応は適切かの2点です。
1点目のオプションの内容については、初期設定、旧システムからのデータ移行、オペレーターによる経費申請の入力代行などをチェックしましょう。2点目のサポートの品質に対しては、BOXIL SaaSをはじめとした口コミサイトにて評判を確認するのがおすすめです。
5. 導入事例が多数掲載されているか
導入を検討している経費精算システムが同業他社にも導入されているか確認できるとなお良いでしょう。同業他社にて導入されていると、似たような課題に対してアップデートしてもらえる頻度や可能性が高いほか、導入時のサポートも認識のずれが少なくなると考えられます。
経費精算をもっとラクに
経費精算は、申請する側も承認する側もかなり細かく面倒な作業を強いられます。
その分人的ミスも起こりがちです。電車やバスの運賃計算を間違えたり、領収書を無くしてしまったり、申請用紙を印刷ミスしたり、申請を忘れたり…。ミスが起これば経理担当者の手間も増えてしまいます。
そんな経費精算の煩わしさをぐんと軽減するのが経費精算システムです。システムを導入して経費精算をもっとラクにしちゃいましょう。
また、サービス選定で失敗しないためには、各サービスの情報収集を念入りに行い、料金や機能、特徴を比較することが重要です。まずは、これまで紹介した選び方を参考に、『比較表』を使って自社に合うサービスを絞り込んでみましょう。
各サービスの導入実績や特徴、よくある質問がまとまった資料は下記ボタンから無料でダウンロードできます。導入前の下調べにぜひお役立てください。
