【2024年最新】おすすめ契約書管理システム比較12選｜機能・料金をまとめた比較表をプレゼント

近年DX化やペーパーレス化の流れは目覚ましく、 多くの企業が契約書などの書類を紙ではなく電子データで保管する選択をしています。

そこで注目されているのが契約書管理システム。煩雑で手間のかかる契約書管理業務を効率化し、セキュリティの向上も期待できる、契約書管理には欠かせないサービスです。

そこで「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめ契約書管理システム13選を厳選しました。さらに、各サービスの機能・料金をまとめた『比較表』もプレゼント ！ 契約書管理システムが気になる方は、『比較表』を使って自社に合うサービスを探してみましょう。

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、紙の文書で締結されていた契約書を電子データ化しわかりやすく分類したものを、クラウド環境で一元管理するサービスのことです。

クラウドサービスのため、システム開発やメンテナンスが必要なく、権限による契約書へのアクセス制限、ログ管理といったセキュリティが充実しているのが特徴です。

クラウド管理と紙ベース管理の比較

契約書管理システムを活用したクラウド管理の場合、紙の契約書で一般的に行われている管理方法とどのように異なるのか比較していきます。

分類方法

紙の契約書の場合、さまざまな要素が個別に異なります。わかりやすく分類するには、想定される活用法をもとに、分類の基準となる項目を複数用意しなければなりません。

クラウドサービスでは、さまざまな活用法を想定した項目が事前に用意されていることが多いので、必要な項目をピックアップするだけでよく、頭を悩まさずに済むでしょう。

確認方法

紙の契約書を管理する際、決定された分類項目にしたがってExcelのような契約書管理台帳を作成し、契約書を一つひとつ登録します。この場合、目的の契約書を検索できても、詳細内容までは確認できないことがほとんどです。

クラウドサービスでは、契約書そのものをデータ化するため、データ化する手間はあるものの、管理台帳からの検索結果で契約書の詳細内容まで確認できます。契約書の有効期限を知らせるアラート機能を持つサービスも多く、契約書を効率的に管理・活用できるでしょう。

保管場所の確保

紙の契約書を管理する場合、Excel管理台帳でインデックス化しても、詳細内容を確認するには原本が必要になります。これを効率化するには、原本専用の保管場所を確保するとともに、インデックスに沿った形で整備・分類されている必要があります。

クラウドサービスでは原本の内容までインデックスから確認できるため、原本を社内に保管する必要性も低くなります。

契約書管理システムの選び方

契約書管理システムの導入する際は、次のポイントを比較して検討すると良いでしょう。

• 機能の有無よりも「中身」を見る
• セキュリティがしっかりしている
• クラウド型か、オンプレミス型か
• データ化や検索の精度は高いか

それぞれのポイントについて説明します。

導入前に念入りな情報収集を

契約書管理システムを導入することで情報漏えいといったリスクを回避できたり、契約書を探したりする手間が省けるため業務の効率化を図れます。

サービス選定で失敗しないためには、各サービスの情報収集を念入りに行い、料金や機能、特徴を比較することが重要です。まずは、これまで紹介した選び方を参考に、『比較表』を使って自社に合うサービスを絞り込んでみましょう。

各サービスの導入実績や特徴、よくある質問がまとまった資料は下記ボタンから無料でダウンロードできます。導入前の下調べにぜひお役立てください。