【2024年最新】おすすめ電子帳票システム比較11選｜電子帳簿保存法の対応におすすめ
ペーパーレス化が進んでいるのを背景に電子帳票が普及してきています。電子帳簿保存法の改正や規制緩和などに伴い、書類や請求書を電子化する企業も増えています。
そこで注目されているのが電子帳票システム。紙の管理では煩わしかった手間を簡素化でき、セキュリティ向上も期待できるなど、様々なメリットを得られます。
「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめの電子帳票システム11選を厳選しました。さらに、各サービスの料金・機能をまとめた『比較表』もプレゼント ！ 電子帳票システムが気になる方は、『比較表』を使って自社に合うシステムを探してみましょう。
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電子帳票システムとは
電子帳票システムでは、電子化された帳票をそのままデータファイルとして取り扱えます。請求書や見積書をはじめとした帳票は自動で作成され、メールや郵便で送信した後に、電子データとして保管・管理できます。紙で帳票を作成、管理していた頃に感じていた不便さを解消してくれるシステムです。
電子帳票システムの主な機能
電子帳票システムには主に次の機能が備わっています。
- 帳票作成
- PDF化
- 出力
- 印刷
- メール送付
- 郵送
- 厳重なセキュリティ
- 書類の検索
- アウトソーシング
- 顧客情報の管理
帳票作成システムにある機能を活用することで、これまで面倒だった手作業の多くを電子化できます。
特に作成した帳票をそのままPDF化し、取引先にメールで送付したり、印刷したりがスムーズに行えるため、すべてが連動して業務の効率化につながります。
電子帳票システムのメリット
電子帳票システムを導入することで得られるメリットを紹介します。
- 帳票の簡単作成
- コスト削減
- リスク回避
帳票の簡単作成
一つひとつ手作業でデータ入力するのは非常に手間です。しかし、システム導入により他のデータベースとの連携すれば、データを自動入力できます。もちろん手動での入力も可能です。希望に沿ったレイアウトや表現が自由にできるのは大きなメリットと言えるでしょう。
コスト削減
ペーパーレスにより大幅なコスト削減ができます。紙・インク・コピー機など、印刷には意外とコストがかかります。A4紙サイズの白黒でプリントは約3～5円かかります。1日1,000枚という計算で年間でみていくと、印刷にかかるコストは100万程度が想定されます。
また、紙で管理する場合、保存場所も必要となります。電子帳票ならコスト削減ができるだけでなく、オフィスのスリム化も達成できます。
リスク回避
紙の場合、事故や災害などにより消失してしまうリスクがありますが、電子帳票システムにはバックアップ機能もついているため、そういったリスクを回避できます。
戻し間違いや返却漏れ、誤廃棄の紛失リスクもバックアップ機能により回避が可能です。
電子帳票システムの選び方
実際に電子帳票システムを選ぶ際は、次のポイントを意識してみてください。
- 自社のシステム環境に合っているか
- データ処理がスムーズかどうか
- セキュリティが安全かどうか
- 電子帳簿保存法の対応製品か
それぞれのポイントについて説明します。
自社のシステム環境に合っているか
まず、サービスが自社のシステム環境に合っているか確認しましょう。ひとくちに「帳票」といっても、企業によってフォーマットはさまざまです。
ExcelやPDFといったフォーマットを利用している企業もあれば、それ以外のフォーマットを利用している企業もあります。「帳票作成を自動化したい」「帳票管理を楽にしたい」など、自社の目的に合った機能が搭載されているかも確認してみてください。
データ処理がスムーズかどうか
帳票作成業務軽減のために電子帳票への変更を検討されている企業も多いかと思います。しかし、電子帳票システムといっても、膨大なデータを捌くためには、それなりの処理能力が必要です。システム自体の処理能力が低ければ、帳票の発行・管理にも時間がかかってしまいます。
そのため、帳票の発行上限数やプリンタ出力との連携などをしっかりと確認しておきましょう。一方でデータ処理能力の高いシステムは高価になるため、自社の予算を見ながら検討してみてください。
セキュリティが安全かどうか
帳票は取引先や顧客の情報が載っている重要な書類です。そのため、電子帳票システムを使う場合でも、セキュリティの安全性はしっかりと確認しておきましょう。
たとえば、外部からの閲覧・ダウンロードを防ぐ「アクセス制御」、ファイルデータを暗号化する機能、帳票の機密箇所をマスキングできる「個人情報保護」機能、指定した人以外印刷のできない「印刷権限」などがあげられます。
外部から不正アクセスさせないためにも、セキュリティ機能が充実しているかどうかを確認しておきましょう。
電子帳簿保存法の対応製品か
電子帳票システムには、改正された電子帳簿保存法の要件を満たした製品も登場しています。国税関係の書類や帳簿の作成・保存を電子化したい場合には、確認するようにしましょう。電子帳簿保存法の対応製品であれば、JIIMA認証ロゴの表示が許可されています。
導入前に念入りな情報収集を
電子帳票システムの基本知識から、導入するメリット、そして選び方まで一挙に紹介しました。どんな企業であっても帳票の発行は不可欠ですから、この部分を電子化によって効率化すると、企業全体のパフォーマンスも向上するでしょう。
また、導入する電子帳票システムを選ぶ際は、各サービスの情報収集を念入りに行い、料金や機能を比較することが重要です。まずは、これまで紹介した選び方を参考に、『比較表』を使って自社に合うサービスを絞り込んでみましょう。
各サービスの導入実績や特徴、よくある質問がまとまった資料は下記ボタンから無料でダウンロードできます。導入前の下調べにぜひお役立てください。
