【2024年最新】おすすめ購買管理システム6選｜導入メリット・選び方
日々の業務の中で、このような課題を感じていませんか？
- 情報が散在し適切に購買データを管理できていない
- メールやFAXによる発注など事務作業に時間がかかっている
- 記載ミスや計算ミスが起こりがち
これらの課題をお持ちの方は、購買管理システムの活用がおすすめです。
しかし、購買管理システムを導入しようと思っても、種類がたくさんあってどうやって選べばいいの？と迷いますよね。
そんな声にお応えして「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめ購買管理システム6選を厳選しました。各サービスの詳しい資料は下記ボタンから無料でダウンロードできます。購買管理システムが気になる方はぜひご活用ください。
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購買管理システムとは
購買管理システムとは、原材料や部品、間接材などの資材を効率的に調達するためのシステムです。仕入がいつまでに必要か、どのくらいの価格や品質のものを購入すべきかなどを管理します。
購買管理システムを導入することでペーパーレス化、定型作業の自動化、内部統制の強化などのメリットを得られます。よく似たシステムに受発注システムもあるため、あわせて確認するとよいでしょう。
購買管理システムの機能
購買管理システムには、購買計画や仕入先管理といったプロジェクトおよび関係者について管理する機能が豊富です。購買にあたって定型化していた作業をシステムへ任せられるため、工数削減に役立つでしょう。
- 購買計画
- 仕入先管理
- 原価管理
- 納期管理
- 取引契約
- 検収支払管理
購買管理システムのメリット
購買管理システムのメリットには、管理が簡単になることや人的ミスの防止などがあります。システムでできる部分をシステムに任せることで、人間でないと取り組めない業務改善に工数を割けるようになるでしょう。
購買データ可視化により管理がスムーズに
購買に関わるデータが可視化され管理しやすくなり、販売に関わる部署や社員への共有もしやすくなります。発注先を集約することによる効率化、まとめ買いによる値引き交渉など、経営判断のヒントにもなるでしょう。
業務効率化
メールやFAXによる発注は事務作業が多くなります。システム導入により、発注の書式をサプライヤーにあわせてカスタマイズでき、発注書の作成もシステム上で行えます。取引先と購買データを共有することで、システム上の入力操作のみでの発注が可能です。
ヒューマンエラーの防止
購買管理は膨大なデータを扱うため、人力では記載ミスや計算ミスが起こりがちです。システムを導入すれば、ヒューマンエラーを防げるようになり、スムーズな購買管理が可能になります。
購買管理システムの選び方
購買管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。
- 購買管理システムの導入目的を確認する
- 購買管理システムの機能を確認する
- 購買管理システムを導入する際の注意点を確認する
- 購買管理システムの料金・価格相場を確認する
購買管理システムの導入目的を確認する
購買管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。
| 導入目的 | 詳細 |
|---|---|
| 製造に必要な原材料や部品を効率的に調達・管理したい | 製造業の直接材に特化した購買管理システムがおすすめ |
| 業務に必要な工具や消耗品、事務用などを安く購入したい | 間接材に特化した購買管理システムがおすすめ |
| 多拠点の間接材を一括調達したい | 一括調達に特化した間接材購買システムがおすすめ |
| 販売管理や会計業務も効率化したい | 購買管理を含むERPパッケージがおすすめ |
購買管理システムの機能を確認する
購買管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。
【基本的な機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 見積機能 | 複数サプライヤーへの一括見積依頼や相見積の比較ができる機能 |
| 発注管理機能 | 資材の調達を行う際に、発注の重複や不足を防止する機能 |
| 内部カタログ機能 | 定期的に購入する物品をカタログに登録したり、部門ごとにカタログを作成したりする機能 |
| パンチアウト連携 | 外部カタログサイトと連携して、複数サイトの商品を一括で購入できる機能 |
| 仕入先管理 | 仕入れた資材の取引先や量、価格などの購入履歴データを確認できる機能 |
| 購買スケジュール管理 | 資材の購買スケジュールを管理して発注漏れを防ぐ機能 |
| 検収支払管理 | 発注した資材が納品されたあとの検収や支払いを管理する機能 |
| 承認フロー機能 | 品目といった購入種別や部門ごとに、承認フローや代理承認、フロー分岐を設定する機能 |
| 契約管理 | 購買管理における支払いや契約を電子化し、納期や契約の期限の管理や契約書の作成を行う機能 |
【特定の課題・用途・業界に特化した機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 横断検索機能 | 複数のカタログサイトを横断検索して最安値を表示する機能 |
| オンライン交渉機能 | システム上でサプライヤーと交渉できる機能 |
| 品質管理機能 | 生産に必要な材料や部品が、指定した品質で納品されているかを管理する製造業向け機能 |
業務に必要な間接材を安く一括購入したい企業の場合は、パンチアウト連携や横断検索機能のある購買システムがおすすめです。
製造業の購買管理業務を効率化したい場合は、見積機能や発注管理機能、購買スケジュール管理、検収支払管理、品質管理機能のある購買管理システムを比較・検討しましょう。
購買管理システムを導入する際の注意点を確認する
購買管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。
| 確認事項 | 詳細 |
|---|---|
| システム運用形態 | クラウド、パッケージ、オンプレミスのシステム運用形態を確認しましょう。 |
| サプライヤーの数 | 対応しているサプライヤーの数や製品の数をチェックしておきましょう。 |
| 業界対応 | 業界独自の購買方式や商習慣に対応しているかチェックしましょう。 |
| 購買方法 | 都度見積もりでの購買と定期購買のどちらに強みのあるシステムか確認しておきましょう。 |
| カスタマイズ性 | 必要な機能をカスタマイズ可能か、料金も含めて問い合わせましょう。 |
| システム連携 | 販売管理システムや会計システムと連携できると業務をさらに効率化できます。 |
購買管理システムの料金・価格相場を確認する
購買管理システムの料金は、製造業の直接材に特化した購買管理システムか、企業の間接材の一括購入に特化した間接材購買システムかで異なります。
また、それぞれの購買管理システムでも、クラウド、パッケージ、オンプレミスの提供形態によって、初期費用と月額費用はさまざまです。必要な機能と要件が搭載されているシステムの料金を問い合わせましょう。
購買管理システムで生産性を最大化しよう
購買管理システムは、調達コストの最適化や製品品質の安定、業務効率の向上といったメリットがあり、製造業のように購買管理に手間がかかっている企業におすすめのシステムです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。
- システム運用形態
- サプライヤーの数
- 業界対応
- 購買方法
- カスタマイズ性
- システム連携
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