出張管理システムおすすめ比較！経費削減・ガバナンス強化・危機管理を実現するツール

最終更新日：2024-11-09（記事の情報は現在から122日前のものです）

出張管理システムの導入を検討している方必見。本記事では、出張管理システムの基本知識から導入メリット、自社に合うサービスの選び方まで解説します。

目次を開く

出張管理システムとは

出張管理システム（BTM）とは、宿泊施設の予約からチケットの手配、旅費交通費など経理関係の処理まで一元管理するシステムです。出張業務の効率化が図れるため、近ごろ注目されています。

しかし、海外と比較すると日本の出張管理システムの導入は進んでいるとは言えない状況です。出張管理システム導入を普及させることも今後の課題であると言えるでしょう。

＼料金や機能を資料で比較する！／

こうした出張管理にまつわるさまざまな課題を解決し、効率化を実現できるソリューションが出張管理システムです。導入することで、次のようなメリットがあります。

出張管理システムでは、規程に沿った宿泊料金に上限を設定する、特典なしのプランに予約を限定するなどが可能です。これによって出張旅費規程への認識が曖昧であったとしても自動的にチェックでき、規程違反や空出張などの不正を未然に防げます。

出張管理システムは、ホテルや鉄道、航空会社やレンタカーなどの予約システムと連携しており、法人向けの割引が受けられるケースがほとんどです。規定に沿ったプランの活用とともに、経費削減効果が期待できるでしょう。

個々の出張者の出張先や回数、費用を一覧で確認できる出張管理システムは「出張費の可視化」を実現します。それに加え、過去の出張費をもとに適正化に向けた分析が可能なシステムも存在します。

出張管理システムによっては各予約システムと連携しているため、チケットや宿泊施設の手配を効率化するだけでなく、経費精算業務も効率化します。

たとえば請求が会社に一元化されると、基本的な支払いに関しては費用の立て替えも不要です。承認プロセスを自動化するシステムを導入すれば、よりいっそうの効率化が期待できるでしょう。

出張管理システムのなかには、チケットの予約状況、モバイルデバイスでのチェックイン状況をもとに、出張者の所在を可視化できるものも存在します。

リアルタイムで確認できない場合も、旅程の一覧が明確になるため、有事の際でもリスクマネジメントができるでしょう。

出張管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

出張管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
出張の手配や管理を効率よく行いたい	出張管理に特化したタイプがおすすめ
出張手配をスムーズに行い、本来の業務に専念できる環境を整えたい	出張手配を代行するタイプがおすすめ
出張費の適正化や、立替・経費精算などの業務負担を減らしたい	経費精算システムと連携したタイプがおすすめ

出張管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
出張手配	ホテルや新幹線、飛行機、レンタカーなどの予約・手配を行う機能
出張管理	出張の旅程を管理する機能
経費精算	予約データをもとにして経費精算を行う機能
一括請求処理	出張にかかる費用の支払いを一元化できる機能
ワークフロー	出張の申請・承認をスムーズに行う機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
比較	マーケットの相場と予約内容の費用を比較する機能
出張レポート作成	出張情報をレポートにし、可視化する機能
海外出張手配	航空券やホテルのほか、通訳、海外旅行保険、PCR検査などのサポートをする

出張費の管理やコスト削減を徹底したい場合には、比較機能や出張レポート作成機能があるシステムがおすすめです。

出張管理システムシステムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
外部システム連携	導入している経費精算システムと連携可能か確認しておきましょう。
スマートフォン対応	スマートフォンからも操作できるかを確認しておきましょう。
操作性	旅程の変更や申請が行いやすいかどうか操作性においても、デモやトライアルで確認しておきましょう。