【2024年】会議室予約システム比較！比較表と選び方解説
おすすめ会議室予約システムの資料を厳選。各サービスの料金プランや機能、特徴がまとまった資料を無料で資料請求可能です。ぜひ会議室予約システムを比較する際や稟議を作成する際にご利用ください。
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会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、会議室の予約や入退室などを管理し、業務効率化を行うためのシステムです。システムで管理することで、スケジュールを把握しやすくする・会議室の有効活用できるといった効果が期待できます。
会議室予約システムが注目される理由
会議室予約システムが注目されるようになったのは、企業が会議室の効率的な活用に注目するようになったからです。予約システムを使えば、会議室の過不足・スケジュール管理・カラ予約の防止などの効果が期待できます。
以前まではノート・Excel・掲示板・メーリングリストなどで管理していた企業も多くありました。しかしこうした管理では、ヒューマンエラーやダブルブッキングといった問題も起こりがちです。会議室を予約したにもかかわらず、結局利用しない「カラ予約」の増加も大きな問題でした。
ノート・Excel・掲示板・メーリングリストと比較すると、会議室予約システムはこうした課題を解決するのに一番のツールといえます。
会議室予約システムを利用するメリット
会議室予約システムを利用することのメリットを4つ説明します。サービスの利用を迷っている方は、これらのメリットと照らし合わせて、導入するかどうかを検討しましょう。
利用状況・空き状況のチェックができる
会議予約システムの大きなメリットは、利用状況・空き状況のチェックが簡単にできることです。
システムの活用で、会議室の利用状況や空き状況が把握できるため、わざわざ会議室のあるフロアや場所まで確認する必要がありません。
クラウドのシステムを利用すれば、自分の端末からもアクセスできるため、社外からでも確認できます。効率的に利用状況が確認できるので、柔軟な会議運営が可能になります。
人的ミスを減らせる
ホワイトボードといったアナログな管理になると、どうしても予約の重複や予約時間の間違いなど、ミスが起こります。システム管理に置き換えれば、こうした人的ミスを減らせます。
調整時間の削減ができる
会議室の予約調整を手動で行うと、利用したい時間が被ってしまうケースがあります。その際に毎回当人同士で話し合いをしていては手間がかかります。
そこで、システムを利用することで、管理側も予約側も利用時間や開き時間が一目でわかり、各自で調整できるため、連絡や時間調整にかかる時間を削減できます。
効率的な会議室運用が可能になる
システムを利用することでデータ分析を行えるようになります。
そこで、部屋の回転率やキャンセル率などを分析することで、効率的で無駄のない運用が可能になります。使いたい人が使いたいときに利用できる環境が構築できます。
会議室予約システムの選び方
会議室予約システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。
- 会議室予約システムの導入目的を確認する
- 会議室予約システムの機能を確認する
- 会議室予約システムを導入する際の注意点を確認する
- 会議室予約システムの料金・価格相場を確認する
会議室予約システムの導入目的を確認する
会議室予約システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。
| 導入目的 | 詳細 |
|---|---|
| 会議室前に設置して手軽に予約手続きを行いたい | タブレットやスマートフォンからその場でチェックインやチェックアウトの操作を行えるシステムがおすすめ |
| 会議室の予約とあわせて座席指定も行いたい | 会議室と座席の予約が一元管理でき、在席確認ができるシステムがおすすめ |
| 貸会議室の予約を顧客向けに行いたい | セキュリティが高く、決済処理といった業務まで行えるシステムがおすすめ |
会議室予約システムの機能を確認する
会議室予約システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。
【基本的な機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 会議室予約 | 会議室の予約を行う機能 |
| 座席予約 | 座席の予約を行う機能 |
| 受付 | 予約当日の受付を行う機能 |
| 入退室管理 | 入室・退室の管理を行う機能 |
| 会議室管理 | 会議室の予約を管理する機能 |
| キャセル対応 | 予約のキャンセルを行う機能 |
| 自動キャンセル | 利用時間を過ぎてある一定時間が経過しても利用されていない場合に自動でキャンセルを行う機能 |
| メール送信 | 予約情報のメールを自動送信する機能 |
| アラーム | 会議室の終了時間前にアラームで通知する機能 |
【特定の課題・用途・業界に特化した機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 分析・レポート | 会議室の稼働率や予約状況を分析、レポート化する機能 |
| 居場所検索 | ワーカーがどこにいるのかを検索できる機能 |
| ゲート連携 | 入館ゲートと連携できる機能 |
| ファシリテーション | 会議のファシリテーションを端末で行う機能 |
会議室の利用回数や会議時間などの利用実態を分析したい場合には分析・レポート機能があるものを、会議を効率よく進めていきたい場合にはファシリテーション機能があるシステムがおすすめです。
会議室予約システムを導入する際の注意点を確認する
会議室予約システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。
| 確認事項 | 詳細 |
|---|---|
| システム連携 | カレンダーや勤怠管理など、すでに利用しているシステムと連携できるか確認しておきましょう。 |
| セキュリティ対策 | 企業や個人の情報を管理するため、どのようなセキュリティ対策を導入しているのか確認しておきましょう。 |
| 多言語対応 | 受付や入退室をする際の言語対応について事前に確認しておきましょう。 |
| サポート体制 | 導入サポートや、利用中何かあった場合の対応などサポート体制について確認しておきましょう。 |
会議室予約システムの料金・価格相場を確認する
会議室予約システムの料金は、月額従量課金タイプか月額固定費用タイプで異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。
月額固定費用タイプは、月額3,300円〜22,000円程度とシステムによって異なります。一方、月額従量課金タイプの場合、ユーザー1名ごとに数百円程度が相場です。初期費用は月額固定費用タイプ、従量課金タイプともにかからないものもありますが、システムによって必要となる場合があります。
また、人数やプランによっても費用が異なる場合があることがあるため、気になるシステムは公式サイトから見積もり依頼や相談の問い合わせをしましょう。
会議室予約システムで効率的でムダのない会議を
会議しなければならないときに会議室の利用状況が把握できず、使いたいときに使えないケースを、だれしもが経験したことがあるのではないでしょうか。特にカラ予約が原因で、会議室の利用ができないムダはもうなくしたいですよね。
そのような煩わしい状況を改善するため、ぜひあなたの会社でも会議室予約システムを導入してみてはいかがでしょうか。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。
- 使用目的とシステムがあっているか
- 料金とランニングコストは見合っているか
- セキュリティ対策はされているか
会議室予約システムを導入して、効率的でムダのない会議を行える環境を作りましょう。
