グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するビジネスソフトウェアのことです。
グループのスケジュール管理や個人のタスク管理で業務を可視化し、チャットやメール、ファイル共有でコミュニケーションをスムーズにします。掲示板、ワークフロー、ビデオ会議、施設予約など、チームの生産性を高める機能が備わっています。
「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめグループウェア14選を厳選しました。さらに、各サービスの料金・機能をまとめた『比較表』もご用意。グループウェアが気になる方は、『比較表』を使って自社に合うサービスを探してみてください。
グループウェアの機能
グループウェアには次のような機能が含まれています。具体的には、コミュニケーションのためのビジネスチャットやWeb会議システム、情報共有のためのオンラインストレージやプロジェクト管理などが存在します。グループウェアを導入する際には、既存のシステムを連携するか、解約するか判断しましょう。
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グループウェアを導入するメリット
グループウェアの導入で得られるメリットは次のとおりです。
- 情報・ナレッジの共有がスムーズ
- ペーパーレス化でコスト削減
- クラウド型ならリモートワークも円滑
- Web会議・ビデオ会議機能で生産性を向上
- ワークフローで承認作業を簡略化
上記で紹介したメリットは基本的なもので、サービスごとにメリットや特徴は異なります。実際のサービスをチェックして、強みや弱みを把握しましょう。
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グループウェアのタイプ
グループウェアを選ぶときは、どのようなツールを使いたいかを基準に海外型、日本型、アプリ作成型の3つに絞り込むとよいです。日本型は種類が多いので、従業員規模や予算にあわせてさらに細かくツールをみていきましょう。
| 【海外型】 文書や表計算、スライドをあわせて導入したい |
・Microsoft 365 (旧称 Office 365) ・Google Workspace ・Zoho Connect ・Confluence |
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|---|---|---|
| 【日本型】 掲示板や稟議を使いたい |
中小企業 | ・サイボウズ Office ・J-MOTTOグループウェア ・NI Collabo 360・rakumo for Google Workspace |
| 大企業 | ・Garoon ・desknet’s NEO ・Knowledge Suite ・Lark（ラーク） |
|
| 無料 | ・GRIDYグループウェア ・クロジカスケジュール管理 |
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| 【アプリ作成型】 独自アプリを作りたい |
・kintone ・楽々Webデータベース ・AppSuite |
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海外型
海外型のグループウェアは文書作成や表計算、スライド作成といったオフィススイートの機能、ビジネスチャットやWeb会議といった双方向のコミュニケーションに強いのが特徴です。またシステム連携しやすいため、他にSaaSを使っているのであればさらに便利な運用が見込めます。
日本型×中小企業
日本型のグループウェアは、掲示板や回覧板といったオフラインでの運用をそのままクラウド化しやすいのが魅力です。中小企業向けのグループウェアは、多くの機能を手頃な価格にて提供されているため、従業員数の少ない企業でも導入を前向きに検討できます。
日本型×大企業
日本型のグループウェアのなかでも、複雑な稟議や強固なセキュリティ対策を特徴としたグループウェアが大企業におすすめです。また、クラウド提供が多いグループウェアでありながら、オンプレミスに適したパッケージ版の提供も一部見られます。
日本型×無料
日本製のグループウェアながら無料で利用できるタイプで、中小企業のなかでも予算の限られている企業におすすめです。人数制限があったり機能がシンプルであったりするため、要件に合致していることを確かめたうえで導入を検討しましょう。
アプリ作成型
アプリ作成型は、アプリを自作することでグループウェアのように運用するタイプです。デフォルト機能を利用する形式ではないためアプリ制作の手間がかかるものの、柔軟に構成を考えられるのが強みです。サイボウズ Officeとkintoneのように、基本機能と独自機能を連携してまかなうのもよいでしょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアの選び方には、海外製か日本製か、コストに見合うか、セキュリティ要件を満たしているかなどを確認しましょう。特に、海外製か日本製かは機能や使い勝手が大きく変わるため、注意して選択しましょう。
海外製か日本製か
グループウェアの選び方の1つに、Google WorkspaceやMicrosoft 365といった海外製のシステムか、サイボウズOfficeやdesknet’s NEOなどの国内製のシステムかがあります。海外製のシステムは、基本機能を汎用的なものに抑えつつも必要な機能はプラグインやアプリ作成によって補う形式です。反対に日本製のシステムは、はじめから多くの機能を搭載しており自作はあまりしません。
※一部例外のサービスを含む
総じて海外製のグループウェアは、ITリテラシーの高い企業やほかシステムとの連携および自作に慣れている企業、グローバル企業などにおすすめです。一方日本製のグループウェアは、ITリテラシーがそれほど高くない企業や最初から機能を網羅してほしい企業、国内で運用する企業におすすめします。
単発システムかグループウェアか
グループウェアを選ぶ際には、単体のシステムを導入するかグループウェアを導入するかを判断しましょう。単発システムをおすすめしたい企業は、ある程度システムの土台ができていて課題が明確化している企業です。反対にグループウェアをおすすめしたい企業は、とりあえずデジタル化、オンライン化に取り組んでいくための土台がほしい企業です。
コストに見合うか
グループウェアを選ぶときにも予算を超えていないシステムであるかは検討が必要です。もし予算を超えている際には、次のような項目を調整できないか試行錯誤するとよいでしょう。グループウェアは機能をまとめて導入するため、費用対効果がよくなりやすいです。その点を活かして稟議を申請するのがおすすめです。
- 既存の他システムも含め入れ替えられるか
- 廉価版や無料アプリで要件を満たせるか
-
主要な社員にのみアカウントを付与する形でもよいか
内部統制やセキュリティの要件を満たすか
グループウェアの選び方で欠かせないのが、内部統制やセキュリティの観点です。特に上場企業および大企業の場合には、要件が厳しくなりやすいため、選定時には情報システム部の担当者を交えながらの検討が重要です。内部統制の程度を図る1つの指標として、ISOやSOCの認証を確認する方法があります。
ISOとは、国際標準化機構を略した英語で、国際的な取引をスムーズにするための規格を定めている組織です。SOCとは、米国公認会計士協会の定めている認証で、財務報告に関する「SOC1」、財務報告以外の「SOC2」および「SOC3」の報告を取りまとめています。いずれも国際的に認められている認証であるため、一定以上の要件を求める際にはチェックするとよいでしょう。
グループウェアの比較表
ボクシルでは、主要サービスの料金、口コミ、UIなどをまとめた『比較表』をご用意。これまで紹介した選び方を参考に、『比較表』を使って自社に合うサービスを絞り込んでみましょう。
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導入前に念入りな情報収集を
グループウェアは、サービスによって料金や機能が異なります。導入してから「あの機能が欲しい」「費用コストと効果が見合わない」など、導入に失敗するケースも少なくありません。
サービス選定で失敗しないためには、各サービスの情報収集を念入りに行い、料金や機能、特徴を比較することが重要です。まずは、これまで紹介した選び方を参考に、『比較表』を使って自社に合うグループウェアを絞り込んでみましょう。
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