議事録作成ツールとは、会議内容を自動的に文字に起こし、議事録を作成するツールのことです。
音声認識だけでは精度が低くあまり使われていなかったツールですが、近年ではAIの読み取り精度が向上し、議事録の品質が格段に上がったことから会議に取り入れる企業が増加しています。
そこで「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめ議事録作成ツール5選を厳選しました。さらに、各ツールの料金・機能をまとめた『比較表』もご用意。議事録作成ツールをお探しの方は、『比較表』を使って自社に合うツールを探してみてください。
議事録作成ツールでできること
議事録作成ツールでできることは次のとおりです。
- 音声で簡単に議事録が作成できる
- 情報共有が簡単になる
- 外国語対応が可能になる
音声で簡単に議事録が作成できる
議事録作成サービスを使えば、録音した音声データをもとにロボットやAIが議事録を作成できるので、簡単に議事録が作成できます。手入力によるミスや入力時間を軽減できるので、削減した分の労力をコア業務に回せるようになります。
情報共有が簡単になる
議事録作成サービスを使うと、資料のシェア・議事録の確認などがより簡単になります。検索もしやすくなるので、過去の議事録を読み返す手間も省け、業務効率化につながります。
外国語対応が可能になる
グローバル企業なら、外国語対応できる議事録作成ツールが非常に便利です。リアルタイムで自動翻訳してくれるツールもあるので、議事録の翻訳作業が不要になり、スムーズな会議の進行ができます。
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AI搭載の議事録作成ツールでできること
議事録ツールでできることの中には、AI搭載ならではの機能があります。AI搭載の議事録作成ツールでできることは主に次のとおりです。
- 議事録の自動要約
- 重要ポイントの自動抽出
- 音声をもとにしたタスク作成
- 会話内容の感情分析
- 話者の識別
議事録の自動要約
AI搭載の議事録作成ツールによる自動要約機能は、長時間にわたる会議内容を短く、かつ要点を押さえた形で提供します。この技術は自然言語処理を用いて、話された内容の中から核心となる情報を抽出し、理解しやすい要約文に変換してくれます。忙しいスケジュールの中でも、短時間で会議の概要を把握できるため、効率的な情報共有と迅速な意思決定につながるでしょう。
重要ポイントの自動抽出
AI技術を用いた重要ポイントの分析および自動抽出によって、会議中に議論されたキーポイントやアクションアイテムを即座に特定できます。この機能は、会議のテキストデータを解析し、決定事項やフォローアップが必要な項目を自動的に識別し、リストアップすることで、会議後の業務プロセスを効率化するものです。結果として、重要な情報が見逃されるリスクを最小限に抑え、プロジェクトの進行が円滑になるでしょう。
音声をもとにしたタスク作成
AI搭載の議事録ツールは、音声データを分析して具体的なタスクやアクションプランを自動で生成します。たとえば、会議中に「次回までに報告書を完成させる」といった発言があれば、AIが発言からタスクを識別し、関連する人物に割り当てたタスクリストを作成します。これにより、会議後のタスク管理が明確になり、効率的なチームワークが促進されるでしょう。
会話内容の感情分析
AIによる会話内容の感情分析機能は、発言された内容のトーンや感情を分析し、会議の雰囲気や参加者の意見に対する姿勢を理解します。この分析により、チームメンバー間の合意形成がスムーズになるだけでなく、意見の対立や誤解があった場合の迅速な対応が可能になります。感情分析は、チームのコミュニケーションを深め、よりよい意思決定を促進するでしょう。
話者の識別
話者識別機能は、会議中に誰が発言したかを特定し、それぞれの発言を正確に記録します。この機能で特定の話者の声を認識し、発言内容を個人別に分類することで、会議の議事録をより詳細かつ正確に作成できます。誰が何を言ったかを明確に追跡できるようになると、後から議論を振り返る際の便利さにもつながるでしょう。
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議事録作成ツールのメリット
議事録作成ツールを活用するメリットは次の4つです。
- 会議の効率化につながる
- 会議内容の共有・管理が楽になる
- 議論に集中できる
- 内容の漏れこぼれや聞き逃しを防げる
議事録作成ツールを導入することで、議論に集中できるようになるほか、会議の内容を可視化し会議の品質を高めることにもつながります。
議事録作成ツールの選び方
議事録作成ツールを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。
- 議事録作成ツールの導入目的を確認する
- 議事録作成ツールの機能を確認する
- 議事録作成ツールを導入する際の注意点を確認する
- 議事録作成ツールの料金・価格相場を確認する
議事録作成ツールの導入目的を確認する
議事録作成ツールの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。
| 導入目的 | 詳細 |
|---|---|
| 会議や打ち合わせの議事録を作成・編集したい | 議事録作成機能のあるツールがおすすめ |
| 会議の内容をデータ化して活かしたい | 会議の内容を可視化できるツールがおすすめ |
| 会議だけでなく会議前後の効率化も図りたい | 会議前後に必要となるアジェンダ登録や、タスク管理までできるツールがおすすめ |
議事録作成ツールの機能を確認する
議事録作成ツールでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。
【基本的な機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| オンライン会議自動文字起こし | オンライン会議の自動記録、文字起こしをする機能 |
| AI議事録作成 | 会議後、AIにより議事録を自動作成する機能 |
| コメント | 文字起こしの内容にコメントを入れられる機能 |
| テンプレート | オリジナルの議事録テンプレートを作成できる機能 |
| 共有 | 作成した議事録を共有する機能 |
| AI要約機能 | 会議の内容をAIが要点を短くまとめる機能、後から会議の重要部分を見直しやすくなる |
【特定の課題・用途・業界に特化した機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 会議の一元管理 | 会議の日時、内容の管理を行う機能 |
| 電話自動文字起こし | 電話会議の自動記録、文字起こしをする機能 |
| アジェンダ登録 | 会議前にアジェンダを登録し共有できる機能 |
| 決定事項の作成 | 会議中に決定した内容を自動で作成する機能 |
| Todo登録・管理 | 会議後にタスク登録を行い、管理する機能 |
| 分析 | 会議で頻出されたワードや、話者ごとの通話時間など内容を分析する機能 |
会議前後の作業を効率化したい場合にはアジェンダ登録機能やToDo登録機能があるものを、会議の内容を教育や商談内容へ活かしたい場合には、分析機能を兼ね備えているツールがおすすめです。
議事録作成ツールを導入する際の注意点を確認する
議事録作成ツールを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。
| 確認事項 | 詳細 |
|---|---|
| 操作性 | 社内にツール利用を浸透させるためにも、デモ画面や無料トライアルで使いやすさを確認しましょう。 |
| ツール連携 | よく利用する会議ツールと連携できるか、すでに導入しているマーケティングツールと連携できるかを確認しましょう。 |
| セキュリティ | 社内情報や商談内容を保管するため、セキュリティ対策がされているかをしっかりと確認する必要があります。 |
| 多言語対応 | 海外企業との取引や海外拠点がある場合は、会議内容の翻訳が可能か、文字起こしが多言語対応であるかを確認しましょう。 |
| サポート体制 | 導入時や導入後に何かあった場合に、すぐに対応してもらえる体制かを確認しましょう。 |
| 音声認識の精度 | 音声認識技術の精度はツールによって異なります。とくに雑音への対応力や方言・専門用語の認識能力を確認し、実際の会議環境での使用に適しているかを検証しましょう。 |
| 編集機能の充実度 | 自動生成された議事録の後からの編集や加筆が容易に行えるかどうかも重要です。柔軟な編集機能が備わっているかをチェックしましょう。 |
| 対応しているデバイスや動作環境 | 利用する全員がアクセス可能なデバイスやOSで動作するか確認し、場所を選ばずに議事録作成や確認ができるかを確認しましょう。 |
議事録作成ツールの料金・価格相場を確認する
議事録作成ツールの料金は、月額6,000円〜55,000円と収録時間数やプランによって大きく異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。初期費用はツールによってかかる場合とかからない場合があります。
また、ツールによっては別途見積もりが必要なケースもあるため、気になるシステムは公式サイトから見積もり依頼や相談の問い合わせをしましょう。
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議事録作成ツールで会議を効率化
議事録作成ツールは、議事録が短時間で作成でき、情報共有もスピーディーに実行できるメリットがあり、業務を効率化させたい方におすすめのツールです。
議事録作成ツールの選定は、音声認識の精度はもちろん、多言語対応、外部システムとの連携などを踏まえての検討が大切です。無料トライアルやデモを利用して使用感を事前に確かめるようにしましょう。
各サービスの導入実績や特徴、よくある質問がまとまった資料は下記ボタンから無料でダウンロードできます。導入前の下調べにご活用ください。
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