【比較表付き】おすすめワークフローシステム13選｜費用相場・シェア率・選び方

意思決定のスピードと正確性を高めるワークフローシステム。

近年はどのシステムも多様化しており、「機能や料金を比較するだけでも大変」「どのシステムを選べば良いかわからない」といった方も多いのではないでしょうか？

そこで「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめワークフローシステム13選を厳選しました。さらに、各システムの料金・機能をまとめた『比較表』もプレゼント！ワークフローシステムが気になる方は、『比較表』で自社に合うシステムを探してみてください。

ワークフローシステムのしくみ

従来の紙やメールで行われていた申請・承認のプロセスでは書類の紛失や処理の遅延が課題でしたが、ワークフローシステムはその一連の流れを電子化します。

申請者がシステム上で入力した情報は、確認担当者、最終決裁者と順に転送され、スムーズな処理が可能です。
承認されたデータはシステムに保存され、後から検索やレポート作成などに活用でき、紙の紛失や承認の遅延といった問題が解消され、業務効率が大幅に向上します。
また場所や時間に縛られず処理できるため、テレワーク環境でも業務を滞りなく進めることができます。

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ワークフローシステムのタイプ

ワークフローシステムを選ぶときは、導入の目的にあわせて候補を絞るとよいでしょう。
なかでも、導入社数が多いサイボウズ Office、ジョブカンワークフロー、楽々WorkflowIIがおすすめです。

※記載されている会社名および商品・製品・サービス名（ロゴマーク等を含む）は、各社の商標または各権利者の登録商標です。使用上の問題等ある場合は https://smartcamp.co.jp/contact までご連絡ください。

ワークフローシステムの費用相場

スマートキャンプ株式会社の調査の結果、全体の約3割が初期費用0円でサービスを利用しており、導入コストが抑えられていることがわかります。

また年額費用の平均は36万円で、1か月あたりおよそ3万円です。
しかし年額費用に関しては、0円で利用している割合が30.2%、1〜10万円の割合が42.9%のため、一部の高額プランを利用しているユーザーが平均を上げていることが考えられます。

※調査概要：インターネット調査にてワークフローシステムの導入に携わった全国20〜60代の男女1,000人へ実施。スクリーニング期間は2025年3月19日〜20日、本調査の期間は2025年6月15日〜16日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある

予算が少ない場合は機能不足やオプションに注意

費用相場より安いワークフローシステムは、機能の不足する可能性があるため要件を満たしているか慎重に比較すべきです。

具体的には、複雑な承認フロー設定（条件分岐や代理承認者の設定など）に制限がある、申請フォームのカスタマイズに限りがある、他システムとのAPI連携ができない、一括申請・承認機能が使えない、データの保存期間が短いといった制限が生じるケースが考えられます。また、基本料金は安くても追加ユーザーごとの料金が割高だったり、必須機能がオプション扱いになっていたりする場合もあります。

導入検討時には要件をすべて洗い出したうえで、費用対効果を試算しましょう。

具体的に、低予算でも導入しやすいサービスにはジョブカンワークフロー、rakumo ワークフロー、サイボウズ Officeなどがあります。

ワークフローシステムのシェア

調査^※によると、シェアの最も多かったワークフローシステムは「サイボウズ Office」で13.3％、次いで「ジョブカンワークフロー」が8％、次いで「楽々WorkflowII」が7％でした。続く「ワークフローEX」「SmartDB」と合わせた5システムにて40%のシェアを占めています。

シェアの大きいシステムは、機能やサポートの充実しているケースが多いうえ、今後も継続して利用できる可能性が高いです。決済者としては導入および運用に失敗しにくい点を評価できるため、稟議を通しやすいでしょう。

※調査概要：インターネット調査にてワークフローシステムの導入に携わった全国20〜60代の男女1,000人へ実施。スクリーニング期間は2025年3月19日〜20日、本調査の期間は2025年6月15日〜16日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムの比較ポイント

• 【前提】基本的な申請・承認フロー作成機能はどのシステムも備えている
• 【前提】ユーザー権限管理やログイン認証機能は標準搭載されている
• カスタマイズ性：テンプレートの豊富さや独自フロー作成の柔軟性は製品によって大きく異なる。業務プロセスが複雑な企業では特に重視すべきポイント
• 自動化機能の範囲：定型業務の自動化やRPA連携機能の有無。人手不足の企業や処理件数の多い部門では効果が大きい
• スケーラビリティ：ユーザー数や処理件数増加時のパフォーマンス保証。成長企業や大企業では将来的な拡張性を考慮すべき

詳しく比較したい方向けに、システムの紹介資料と自分専用にカスタマイズできる比較表を用意しました。情報の整理にぜひご活用ください。

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アンケートで見る！ユーザーが重視しているポイント

ワークフローシステムの導入に携わった方へ重視していた選定ポイントを調査^※ところ、「料金（導入・運用コスト）」411人と、「セキュリティの高さ」411人が同率でした。次いで、「操作性の良さ」408人、「システムの信頼性や安定性」377人、「カスタマイズ性や拡張性」319人でした。

※調査概要：インターネット調査にてワークフローシステムの導入に携わった全国20〜60代の男女1,000人へ実施。スクリーニング期間は2025年3月19日〜20日、本調査の期間は2025年6月15日〜16日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある

ワークフローシステム選定において、最も重視されているのは「料金」と「セキュリティ」で、どちらも同程度の関心を集めています。

背景には、サービスの普及によるコスト意識の高まりに加え、社内外での情報漏洩リスクに対する懸念の強まりがあります。特に業務フローをシステム上で扱うワークフローシステムでは、承認や申請に関わる情報の機密性が高いため、セキュリティ対策の充実度は重要な選定基準となっています。

一方で操作性の良さも僅差で続き、日常的に使うツールとして使いやすさも重要視されています。

各システムの料金体系や提供機能は多様かつ複雑で、単純に金額や機能数だけで比較するのは困難です。
そのため、自社にとって何を優先すべきか（コスト、セキュリティ、操作性など）を事前に明確にし、複数のサービス資料を比較・検討することが、最適な選定への近道となります。

属人化しやすい承認業務に終止符を

申請書の紛失や記入ミス、承認者不在による業務の停滞、紙の書類の山積み、進捗状況の把握困難…。
従来の紙ベースの申請・承認プロセスでは、業務の遅延やミスが日常茶飯事となり、結果として組織全体の生産性低下を招いています。

ワークフローシステムを導入すれば、これらの問題は一気に解消します。
申請から承認までの流れが電子化され、自動通知機能によりスムーズな進行が実現。テレワーク環境でも場所を問わず申請・承認が可能になり、進捗状況もリアルタイムで確認できます。

システム選定で失敗しないためには、各システムの情報収集を念入りに行い、料金や機能、特徴を比較することが重要です。まずは、これまで紹介した選び方を参考に、『比較表』を使って自社に合うシステムを絞り込んでみませんか？