名刺管理ソフトを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

クラウド名刺管理アプリ・ソフトとは、今まで紙のまま名刺ファイルに入れたり、自分でエクセルなどでデータに起こして管理していた名刺の情報をデータベースとして整理・管理するためのツールです。スマートフォンに対応した名刺管理ツールや名刺管理アプリも増えてきており、今までより簡単に名刺を管理でき、早く簡単に名刺を検索することができます。今まで名刺を探していた時間を他の作業に充てることもできるようになるので、今まで以上に生産性が上がり、結果的にコスト削減に繋げることができます。
名刺管理ソフトにはデータベースの入力が自動で行われるツールと手動で行われるツールの2種類に分けられます。前者に関しては、カメラで認識した名刺に記載されている情報が自動でデータベースに登録されます。そのため名刺情報がより早くデータベースに登録されます。しかしその反面、データが間違っている時もしばしばあります。後者に関しては、撮影した名刺データを人が手動で入力して登録をします。そのため自動入力よりもデータベースへの登録は時間がかかってしまいますが、その反面情報の正確性が高いです。

・検索機能
クラウド名刺管理アプリ・ソフトでは検索機能が充実しています。実際に数多くある名刺の中から自分が見つけたいものを見つけようとしても、名刺ファイルを自分で作ったり、市販のモノを使ったり、よほどキレイに管理していない限り簡単には見つかりません。しかし名刺管理ソフトでは、名前や会社名など検索したい語句を入力するだけですぐに名刺を見つけてくれるので、今までかかっていた無駄な時間が排除できます。
・OCR機能、手動入力機能
OCR機能とは名刺に書かれている情報を自動で読み取って自分の名刺データベースに登録してくれる機能です。最近のOCRは精度が高くなっているそうですが、どうしても字が細かい所は誤りがあったり、切れ目がおかしくなっていたりする可能性があります。しかし、データベースへの登録はすぐにできるので、間違ってるところは自分で直す、と言う人には良いかもしれません。またOCRとは対称的に手動入力の機能もあります。これはその名の通り名刺の情報を人が手動で入力しているので、ミスはあまりありません。しかしデータベースへの登録に少し時間がかかってしまうことも有ります。両者とも一長一短ですが、最近の名刺管理ソフトでは両方からどちらかを選択することもできるモノもあります。
・スマホアプリ対応
ほとんどの名刺管理ソフトでは、iOS、Androidともに名刺アプリが準備されています。スマホやタブレットを使って名刺を検索したり、閲覧したりできるだけでなく、名刺を撮影してその場で名刺を登録することもできます。ですから、名刺ファイルを持ち歩く必要もありません。

・営業活動を効率化できる
普段の営業活動を効率よく改善することができます。クラウド名刺管理アプリ・ソフト上に溜まり続ける名刺データを、社内全体で常に共有しておくことで、営業マン全員で顧客に関連するデータを見たり編集したりすることができます。併せて、他のCRMのサービス、例えばSalesforceなどと連携をすることによって、両方のデータをひも付けて確認できます。ですから、社内で特定の個人に対する営業活動が効率的に、効果的に行えるようになります。その結果として営業活動を効率よくできます。今まで眠っていた名刺には、名前・電話番号・会社名・メールアドレスなどの情報が多く記載されていますし、データに起こすだけで大きな恩恵を得ることができます。
・管理の手間が軽減できる
今までは名刺を専用のファイルに入れていたり、自分で工夫をして名刺を管理していたと思います。けれども、データで保管するので場所を取りませんし、置く場所に困ることもないです。クラウド名刺管理アプリ・ソフトを導入することで、今までよりも圧倒的に効率よく管理できます。
・自分でDBを作る必要がない
スマホで撮影するだけで、こちらからは全自動でデータが入力され、DBが勝手に作成されていきます。そのため、今までのように自分でファイルに閉じていったり、エクセルで管理をしたりなど、自分の時間を使わなくて済みます。その分の時間を他の作業に充てることもできますし、生産性を上げられます。

・業務効率がアップ
今までは紙の名刺から自分で探していたと思いますが、クラウド名刺管理アプリ・ソフトを使うことで、DBに細かく情報が入っているので自分が探したい語句から検索して、今までよりも簡単に目当ての名刺の情報を見つけることができます。検索ワードに引っかかっていればすぐに結果が分かりますし、圧倒的に早く名刺を見つけることができます。ですから、今まで名刺を探すのにかかっていた時間が他の作業に充てられるので、業務の効率がアップします。
・共有して会社のDBを作れる
クラウド名刺管理アプリ・ソフトの中にはSalesforceやDynamicsCRMなどのCRMとの連携ができる名刺管理ソフトも多くあり、会社としてそれらのサービスを利用していれば連携をすることで、効率よく・効果的に顧客の情報を管理できます。また会社全体で共通のアカウントを作っておけば全員の名刺データを1つのすることもできますし、社内でいかに共有するかで幅が広がります。
・外出先からアクセスできる
スマホやタブレットに対応している名刺管理アプリ・ソフトがほとんどですので、外出先で急に名刺情報が欲しくなった時にすぐ検索をできるので、いざというときにもたつくこともありません。

・追加費用がかかる可能性
ほとんどのクラウド名刺管理アプリ・ソフトで使える基本的な機能は大きな違いはありません。そしてその基本機能だけで十分であるならば十分ですが、もしそれに加えてほしい機能があるという時には、プレミアム会員のみのサービスであったり、月額課金が必要だったりすることが多いです。そのため、コストのやすさに惹かれて導入をしたのに、思ったより安くなかった、といったこともありえます。事前にチェックする必要があります。
・セキュリティ
名刺に載っている情報は、名前・会社名・アドレス・電話番号など、個人情報がたくさん入っています。その情報をデータとして管理しているので、例えばスマホやタブレットを落としてしまうと、登録されている人の個人情報が全て見られてしまう可能性もあります。自分の情報ではないとはいえ、他人の情報を流出させてしまっては大問題です。またそのデータを全て預けているので、預け先で流出が起こってしまう可能性もあります。セキュリティは近年とても注目されていますし、気になるところです。

・価格
クラウド名刺管理アプリ・ソフトはどれも低価格で利用できます。ですがその料金体系は名刺管理ソフトによって様々です。例えばDBに登録する名刺の数によって課金がされていったり、個人プラン・法人プランが分かれていたりなど、様々な料金体系があります。自分がなんのために名刺管理ソフトを使うのか、どれくらいの量を管理したいのかなど、事前に考えておくことで、様々な名刺管理ソフトを効率よく比較できます。
・OCR機能、手入力機能
OCR機能や手入力機能に関して、使うクラウド名刺管理アプリ・ソフトによって読み取りの精度が違ったり、データ登録までの必要時間が違ったりします。例えば手入力機能だと、入力をする人の数は変わらないですから、多くの人が使っていれば使っているほど、データが入力されるまでの時間がかかっています。そのため人気の名刺管理ソフトであればいいということにはなりません。OCR機能についても同様です。自分たちが何をどの程度求めるのか、どちらを重視するのか、事前に決めておくことが必要です。
・外部サービス連携
クラウド名刺管理アプリ・ソフトによってはCRMとの連携ができるモノもあります。CRMと連携できると名刺情報と営業活動で得られた情報をひも付けて管理しておけるので、効率的な営業ができるようになる可能性があります。
・セキュリティ
個人情報が多く保存されているクラウド名刺管理アプリ・ソフトですので、セキュリティを気にしないわけにはいきません。スマホで使う機会も多くなってくると思うので、iOSなのかAndroidなのかによってもセキュリティの信頼性は変わってきますし、大事な情報を守るため、安心して使うためにもセキュリティをしっかりと確認しておくことが必要です。

・データ化の方法を考える
重要となるのが、データ登録のスピードと質の優先順位という問題です。OCR、手入力の機能に加えて、スマホで写真を撮って、その場ですぐにDBに登録ができたり、自分で情報を変更できたり様々な機能のあるモノもあります。自分にとってどの機能・方法が一番いいのか、また会社にとってどの方法が一番いいのかなど、データ化の方法を考えることは重要です。
・機能を考える
各名刺管理ソフトによって持っている機能は異なります。ですから、自分たちに何が必要なのか、絶対になのか、できればなのか、など事前に分けておくことで、導入後にそこで困ることはなくなります。
・セキュリティ
やはり個人情報の塊である名刺データなので、セキュリティは非常に重要です。提供会社は本当に信頼に値するのか、実績はどうか、実際にどんな対策をしているのかなどを事前に調べるといいです。またサポート機能があるかどうか、サポートの方法も見ておくといいです。