【2024年】文書管理システムのランキング！おすすめサービス

【クラウドサイン】は「印鑑レス」＆「ペーパーレス」な取引を実現する電子契約サービスです。累計契約送信件数1000万件超の実績！(2022年5月時点) ＜何ができるのか？＞ 今、印鑑を押す必要があるために「ペーパーレス化」できずにいる契約書類や、申込書・発注書などを完全にデジタル化することができ、業務効率の改善や生産性の向上、印鑑の無断利用や偽造、紛失・破損などのリスク回避が可能となります。 ・コスト削減 電子契約は印紙不要。「紙」「郵送費用」も必要なくなります。 ・無駄な作業の削減 プリントアウト、製本、押印、封入、郵送、回収の手間が不要に。 PDF書類をクラウドサイン上にアップロードしてメールアドレスを指定して送信するだけ。 送った書類は、クラウド上に保管されているため「検索」や「状況の可視化」も可能です。 ・回収速度UPによる「収益化サイクル」の加速 紙に押印して郵送しあう方式では、最短でも数日。長くかかると1ヶ月ほどかかる場合もあります。 クラウドサイン上で締結される書類の6割は24時間以内に双方合意の上、回収完了しています。 例えば営業が受注してから契約書類を回収するまでのリードタイムが最短数分まで短縮されます。 ・保管 & 管理 &共有の利便性 「あの契約書、どうなったっけ？」「前の契約時の条件を見たい...」など契約書を確認したい時の手間を削減できます。クラウドサインで締結した書類は、クラウドサイン上に自動で保管されるため、いつでも検索可能。締結時にCC機能を使えば、営業担当者が対応中の発注書を取引先が「合意締結」したタイミングで管理部担当者にも通知を飛ばせるなど、情報共有の手間や抜け漏れも回避可能です。 その他、「デジタルだからこそ可能」な便利機能がたくさんあります。 こんなことできないの？　他社の活用事例は？など、お気軽にお問い合わせください。

invoiceAgentのおすすめポイントは、帳票の仕分けから管理までを一括で行える点と、活字／手書き文字を高精度に読み取りデータ化できる点です。 さまざまな帳票の仕分けや保管、検索、他システムとの連携を行えます。さらに、取引帳票の送受信から管理までを一括で行えるほか、最適な帳票フォーマットをそのままに、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応可能です。 活字／手書き文字を高精度に読み取り、データ化できます。独自の処理機能によって、システム入力の正確性向上と目視確認の作業コストを削減可能です。また、商取引における契約の確認や署名、管理も行えます。

SVF Cloudは、見積書、請求書、発注書、契約書、伝票、ラベル、レポートなどのあらゆる帳票をノンプログラミングで自由に設計することができ、SalesforceやKintone、AWS、Azureなどのクラウド上のさまざまな業務システムをデータソースとして帳票を作成できるクラウドサービスです。 作成した帳票は独自のプリンタードライバーにより大量・高速印刷が可能で、複雑なVPNの設定をすることなくクラウドから直接ローカルプリンタへの出力をしたり、PDFやExcelなどのファイル形式での出力もできます。 帳票の設計も、企業内の既存の帳票をPDF/Excel/Wordなどのファイルから読み込み、カスタマイズも行えます。 月額3万円から利用可能、小規模から大規模のお客様まで、あらゆる帳票ニーズに応えるクラウドサービスです。

「GMOサイン契約レビューパック」は、電子印鑑GMOサインのオプション機能です。 契約書作成・レビュー・承認・契約締結・締結後の文書管理まで、契約にまつわる業務を、まるっと一元管理することが可能です。 ⚫ 契約書作成・レビュー・承認・契約締結・締結後の文書管理までを一元管理。 ⚫ 過去の契約書・新規の契約書を集約し、全ての契約書をまとめて管理。 ⚫ 契約ステータスの可視化により、生産性が大幅に向上。

Microsoft 365のおすすめポイントは、WordやExcelを同時に共同編集できる点、OutlookやMicrosoft Teamsにてコミュニケーションを円滑にできる点です。 多くの企業で導入されているWordやExcelがSaaSにて提供されているため、時間場所を問わずに編集できるのはもちろん、同一のファイルであっても複数人が同時に編集可能です。また、1ユーザーあたり1TBご利用いただけるOneDriveやMicrosoft Teamsと組み合せれば、ファイルのアップロードおよびダウンロードの工数がかかりません。 また、Outlook、Microsoft Teamsなど社内外のひとと連絡をとるためのツールも充実。メールやチャットでのやり取りはもちろん、カレンダー、Web会議など多くのコミュニケーションツールと組み合せて利用できます。 Power Apps でアプリ、Power Automate でワークフローを、簡単に作成することもできます。 Officeシリーズをこれまで多用してきた企業はもちろん、コミュニケーションコストを減らしたい企業にもおすすめのサービスです。

NotePMは、社内マニュアルや業務ノウハウ、議事録など、さまざまな情報を一元管理できる社内ナレッジツールです。 専門知識がなくても扱える高機能エディタで、読みやすいドキュメントを誰でも作成可能です。ファイルの中まで検索できる全文検索、スマートフォンやタブレットでの操作も可能で、ほしい情報をすぐに見つけられます。 さまざまなセキュリティ対策・運用を実施し、大切なデータを守りながら、柔軟なアクセス権限よるスムーズな情報共有をサポートします。情報の蓄積・共有に優れた社内版Wikiとして、組織パフォーマンス向上を目指せるサービスです。

Adobe Acrobatのおすすめポイントは、管理者の負担を軽減できる点と、安全安心にさまざまな文書業務を効率化可能な点です。 まず、管理者の負担軽減ですが、組織の変化に応じて利用者を自由に変更できます。ライセンス追加や割り当て、付け替えなどを1つの管理画面から行えるほか、誰がどの製品を使用しているかの把握も可能です。 次に、業務効率化の観点ですが、大きなポイントはクラウド機能です。PDFはこれまでローカルで保存され、修正・加工・共有がしづらいものであると思われがちでした。しかし、Adobe AcrobatはPDFというデジタルの紙の価値を最大限発揮することを支援します。クラウド上でPDFを操作できるので、例えばデバイスを問わず複数人が同時にPDFへコメントを追加したり内容を確認したりできます。また、電子サイン機能を使用し、手書きの署名や押印が必要だった契約、承認業務の電子化も行えます。 また、Microsoft 365やGoogle Workspaceなど既存システムとの連携性にも富んでおり、ワークフローを大きく変えたい企業でも、変えたくない企業でもどちらにも対応したソリューションです。

Confluenceは世界で75,000社以上に活用されている、あらゆるチームのためのナレッジ共有プラットフォームです。チームはあらゆるプロジェクトやアイデアの作成、記録、共同作業を行うことができます。 Confluenceページでは、ホワイトボードやデータベース、ビデオなど、あらゆる種類のコンテンツを含む動的なページを作成できます。すべての作業を一箇所に取り込み、ツールの切り替えを減らし、集中力を高めることができます。また、Confluenceには無数のテンプレートが付属しているため、初心者の方であってもベストプラクティスやフレームワークに従った文書をすぐに作成することができます。 Confluenceを導入したチームは、迅速な意思決定を行い、足並みを揃え、より多くのことを達成することができます。

LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートする「AI契約管理システム」です。 締結済みの契約書を放り込むだけで、全文テキストデータ化し、AIが管理台帳を自動生成。 契約書の検索時間と管理工数は限りなくゼロになり、スマートな契約書管理を実現します。 ★★お陰様で導入社数1,000社を突破しました！★★ 【機能一覧】 ・契約書の一括アップロード（最大999件） ・テキストデータの自動生成（OCR） ・契約書情報の自動抽出（データベース化） ・契約書グループ（権限管理） ・契約期限管理 ・契約書情報検索 ・全文検索 ・英語対応 ・契約台帳のダウンロード ・契約書ダウンロード ・IPアドレス制限 ・電子契約サービス連携 ※電子契約サービスで締結された契約書を自動取り込み。GMO電子印鑑Agree、クラウドサインに対応。 【自動抽出の対象】 ・契約書タイトル ・当事者名（自社・取引先） ・契約締結日 ・自動更新の有無 ・契約の開始日・終了日 ・契約期間 ・契約期間の拒絶期限日 ※自動更新有りの契約書は、契約拒絶期限日を過ぎると、契約拒絶期限日や契約終了日が再計算されます。 【抽出の種類】 テキスト抽出：スキャンしたPDFからテキストを抽出 条の検出：抽出したテキストを条ごとに分割 契約書の基本情報の抽出

DocYou（ドックユー）は、複数企業にまたがる多様な取引書類を1つのプラットフォームで相互連携するクラウドサービスです。電子契約だけでなく、電子取引・書類配信・ドキュメント管理など、企業間取引のさまざまな書類業務をサポート。各企業が保有する基幹システムと連携することで、部門レベルからエンタープライズレベルまで幅広い取引業務のDXを推進します。<br><br> ■取引業務ライフサイクルをまるごと支えるDocYou 　基本契約の締結・見積書の送信・納品書への同意など、企業間ではさまざまな書類を用いた取引が日々行われています。 　DocYouなら書類ごとに必要とされるプロセス・管理パターンを広くカバーしているため、さまざまなサービスを使い分けることなく統合管理が可能となります。 　さらにドキュメント管理を併用することで、DocYou以外で送受信したメールや紙書類の他、別システムで送受信した書類や社内文書まで各種ドキュメントの一元管理が実現できます。<br><br> ■DocYouが選ばれる理由 　DocYouの特長 　　1. One プラットフォーム 　　2. 電子契約だけでなく、企業間取引をまるごとペーパーレス 　　3. エンタープライズレベルから個人まで 　豊富な機能 　　4. 回答結果確認など実業務に即した業務フローの実現 　　5. さまざまな形式のファイルを添付して送受信ができる 　　6. 無料でも充実した取引先向け機能 　サポート・ソリューション 　　7. 安心のセキュリティ・トラスト・法令対応 　　8. 基幹システム連携ソリューション 　　9. 取引先への展開サポート