文書管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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建設業界で活用できる文書管理システムの機能
文書管理システムとは、WordやExcelで作成した文書やPDFファイルといった電子データの保存、活用、廃棄までのライフサイクルを一元管理するシステムです。文書を種類別に保管する機能や必要な文書をすぐに探し出す検索機能、システム上で上司や責任者が承認できるワークフロー機能などがあります。
建設業界では、文書の保管機能や検索機能などによって、ペーパーレス化を促進できるほか、必要な書類がすぐに見つからないといった課題を解決できます。
文書管理システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。
建設業界における文書管理の課題
建設業界では、事務効率化や施工管理の効率化などを行う必要があり、それにあたって書類のデジタル化にまつわる課題が発生することがあります。まずは、自社の業務においてどのような課題が発生しているかを確認してみましょう。
取り扱う書類の量が多い
建設業の課題のひとつに取り扱う書類の量が多いことが挙げられます。書類の量が多ければ管理や郵送の手間が増えるため、業務の効率化を妨げるからです。建設業界で取り扱う書類の例は次のとおりです。
- 建設図面
- 建設に関する資料
- 建設業許可申請書
- 施主との建設請負契約書
- 雇用契約書
建設業界は元請けから一次、二次と発注と受注が繰り返されるピラミッド構造になっています。業者間で契約や請求のプロセスが必要なため、各所で紙のやり取りをしています。そのため、取り扱う紙の量が増えてしまい、保管スペースを圧迫したり必要な書類がすぐに見つからなかったりすることが課題になりがちです。
ペーパーレス化に対応できていない
建設業界ではペーパーレス化に対応できていないことも課題のひとつです。建設業界では次のような理由から紙媒体での管理が根強く、ペーパーレス化が進んでいません。
- アナログで成り立つ業務が多い
- ITが苦手なかたが多い
- 現場での変更が多い
たとえば、建設の図面や資料は紙媒体で管理されています。資材の発注ではExcelで書類を作成する一方、現場や取引先によってはFAX等でのやり取りも残っています。そのため、書類の受け渡しや確認のために事務所へ戻る工数が生じやすいのが実情です。
現場の職人や作業員を含め、デジタルツールの操作に不慣れな担当者が多い職場環境では、直感的に扱える運用設計が求められる傾向があります。
現場での手直しが多い
建設業界では現場での手直しが多く発生します。現場では頻繁に設計図を変更したり修正したりするため紙のほうが使い勝手が良い反面、結果として管理を煩雑化させる要因にもなり得ます。
このように、最新版が管理できていないことや、現場で撮影した画像データをPCに取り込む必要があることも、建設業界の課題といわれています。
たとえば、撮影した画像データを共有しようとした場合は、PCに取り込んだりUSBメモリに入れたりする作業が必要です。そのため、現場の状況を手軽に撮影できても活用するまでに手間がかかります。
しかし、紙であればPCに取り込む手間がいりません。直接設計図に書き加えられるため、紙のほうが扱いやすいと感じる担当者は少なくありません。しかし、このように現場での手直しが多いこと自体が、建設業界における書類管理の煩雑化やデジタル化の遅れを招く大きな要因となっています。このように現場での手直しが多いことが建設業界の課題であり、デジタル化が進まない原因です。
建設業界の課題解決に文書管理システムが寄与する理由
建設業界では、「取り扱う書類が多い」「ペーパーレス化に対応できていない」などといった文書に関する課題が見られますが、文書管理システムの活用によってこれらの課題の改善や解消を目指せます。
書類の課題を解決できる理由を、文書管理システムの機能や詳細とともに説明します。
保管場所を削減できる
文書管理システムを使えば保管場所を削減可能です。
紙の文書を電子化できれば、今まで書類の保管に使用していたスペースが削減でき、空いた場所を有効活用できるようになります。たとえば、オフィス内の整理整頓がしやすくなったり、空いたスペースに建設に使う道具や資材を置いたりできるでしょう。
また、ペーパーレス化は国によって推奨されています。2001年4月の建設業法改定により工事請負契約書の電子契約締結が可能となって以降、電子化が進んでいます。
工事請負契約の電子化にあたっては、建設業法令に基づき『相手方からの事前承諾の取得』や『改ざん防止措置（技術的基準の充足）』などの法定要件を満たす必要があります。
また、2020年の建設業法施行規則の改正では、次のような契約の電子契約も可能となりました。
このようなペーパーレス化の流れは今後さらに進んでいく可能性が高いです。文書管理システムを使えば、今まで書類を保管していたスペースを削減して有効活用できるようになります。
必要な書類をいつでも検索できる
文書管理システムを導入すれば、現場やオフィスなどの場所を問わずに必要な書類をいつでも検索できるようになります。
建設業界では図面や設計書、資料などが紙やファイルで保管されるケースが多いです。そのため、必要な資料を探す手間がかかってしまい業務を妨げていました。
文書管理システムを導入すれば、全文検索機能やタグ機能を使って必要な書類をすぐに見つけられるのは大きなメリットです。
スマートフォンやタブレットから確認・編集できる
文書管理システムで文書を電子化すれば、スマートフォンやタブレットから現場でも図面や必要書類を確認、編集できます。
現場での手直しが多い建設業界では、紙の設計図に直接変更や修正を加える運用が一般的でした。しかしその方法では、修正内容を関係者全員に共有するまでに時間がかかるという難点があります。
しかし、スマートフォンやタブレットから確認、編集できれば、リアルタイムで情報が共有できるようになります。異なる現場にいても瞬時に情報共有ができるため、コミュニケーションが円滑になり業務の効率化につながります。
このようなことから、文書管理システムの導入は建設業界の課題解決に役立つでしょう。
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※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。
クラウドサイン
クラウドサイン は、契約書類の作成から契約、管理、検索まで可能な電子契約サービスです。契約業務をWebで完結でき、英語や中国語での契約締結に対応しています。
契約締結日や自動更新の有無などの情報で書類を検索でき、アラート機能により更新や解約漏れの防止が可能です。建設、不動産業界のほか、要求水準の高い金融機関や官公庁でも導入されており、各種認証制度をクリアしたセキュリティ体制も魅力です。
楽々Document Plus
楽々Document Plusは、すべての社内文書を管理できる文書管理、情報共有システムです。契約書管理やISO規格の文書管理など幅広い業務に対応しており、フォーマットが違うドキュメントもまとめて管理できます。
高速かつ、高精度の検索機能があるのが特徴です。完全一致検索やあいまい検索といった検索方法があり、どのように検索すればいいかわからなくても必要な文書を見つけられます。
導入形態はクラウドとオンプレミスから選択ができ、規模や使い方に合わせて導入可能です。したがって、ペーパーレス化やスムーズな情報共有につながります。
建設業界だけではなく、アパレル産業やアミューズメント業界でも広く導入されており、ペーパーレス化をしたいならおすすめのサービスです。
AnyONE
AnyONEは、建設業界向けの業務効率化システムです。独自の入力画面や管理画面を採用しており、情報をわかりやすく一元化できます。また、クラウド上で案件の進捗管理も可能で、工事や施工管理を社内で共有可能です。
工務店、リフォーム会社の業務に特化したシステムで、細部にまでこだわった使い勝手と、手厚いサポート体制が魅力です。システムの導入から現場への定着、実務での活用に至るまで伴走支援してくれます。
建設業界に特化したシステムであるため、導入企業の多くが建設関係の企業です。社内情報のスムーズな共有が実現し、特定の書類作成・共有作業において従来1日要していた工程を約1時間に短縮できた導入事例も報告されています。
Bluebeam
Bluebeamは直感的に扱え、カスタマイズも可能な文書管理システムです。プロジェクト文書や図面をクラウドに一元化する機能が搭載されており、チーム全体で最新情報を共有できます。クライアント、コンサルタント、請負業者がそれぞれプロジェクト文書や図面にアクセスできるため、共有の手間が省けて業務効率化につながります。
また、2Dや3DのPDFを簡単に作成やマークアップ、編集できる機能も備えているため、コミュニケーションの簡素化が可能です。
建設業界を念頭に置いた設計であるため、導入企業の多くは建設関係の企業です。導入事例のなかには、図面の電子化や関係者間でのデータ共有により手戻りを防ぎ、業務効率化やコスト削減につながったケースも紹介されています。
SAVIOUR NEXT
SAVIOUR NEXTは、建設業界向けに作成された安全管理システムです。システム内に文書管理や作成支援ができる機能があり、提出書類をスムーズに作成できます。
施工体制台帳の作成を支援する機能は、作成メニューに沿って情報を入力するだけの直感的な操作性を備えており、入力した情報は自動で登録されるため、業務の効率化につながります。
また、帳票テンプレートを収録しているため、施工計画書作成から竣工まで必要な書類をペーパーレス化できます。
建設業向けに作成されたシステムであるため、導入した企業の多くが建設関係で、資料の簡素化や安全管理に役立っています。
空飛ぶ工事BOX
空飛ぶ工事BOXは建設業界と工事業界に特化した文書管理システムです。電子帳簿保存法に対応し、契約書や請求書、見積書といった経理関連書類から、図面・現場写真などの工事管理書類まで一元的にクラウド管理できます。
建設業界を熟知したエンジニアが開発しており、建設・工事ソリューションの「ガリバーシリーズ」との連携が可能です。
工事担当者が工事現場でファイルの検索ができるだけでなく、ファイルのアップロードも可能です。そのため、ペーパーレス化につながるだけでなく、場所を選ばずに仕事を進められます。
また、保管期間設定や工事担当者ごとでの閲覧権限の付与機能により、データ流出のリスク低減やデータ改ざん防止につながります。
PROCES.S
PROCES.Sは建設業向けのERPシステムです。建設業に特化しており、機能のひとつに文書管理があります。ファイル名にタグや属性を付けられる機能があるため、検索が簡単です。
また、タブレット端末とクラウドの両方に対応しているのも特徴のひとつです。そのため、工事現場で多くの作業員が同時に書類を確認でき、情報の共有が簡単になります。さらに、各種帳票のアップロードに対応しているため、文書のペーパーレス化が可能です。
建設業界だけではなく、電気工事業界やエンジニアリング業界でも広く導入されており、業務の効率化を図るのに向いています。
楽々CDM
楽々CDMは社内サーバーだけでなく、クラウドストレージ内のデータも一元管理できる文書管理システムです。Windowsと似たファイルやフォルダの操作性であるため、作成や登録時にも迷いません。また、プロジェクト進行中に類似した案件の資料を参考にしたい場合は、検索機能を利用してすぐに見つけられます。
建設業界だけではなく、設備設計や土木設計業界でも広く導入されており、業務の効率化や技術継承をスムーズにしたい場合に適したサービスです。
建設業界向け文書管理システムで文書管理を効率化しよう
文書管理システムは必要書類や設計図面をペーパーレス化を推進し、クラウド上でのスムーズな共有を実現できます。紙の書類管理や検索性の低さに課題を感じている企業にとっては、業務効率化や情報共有の円滑化を強力に後押しするツールとなるでしょう。
また、対応するツールを活用すれば、スマートフォンやタブレットから現場で図面の確認や簡易な修正・マークアップ等を行えるため、現場で無理なく手直しができます。また、クラウド上で関係者と即座に情報共有できるため、現場とオフィス間のコミュニケーションも円滑になります。
建設業界向け文書管理システムを導入する際には、クラウド上で確認、編集できる機能や検索機能が使いやすいかを確認し、建設業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。
建設業界では、文書管理システムに関連して次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してみてください。
