【2025年】文書管理システムのおすすめサービス

【クラウドサイン】は「印鑑レス」＆「ペーパーレス」な取引を実現する電子契約サービスです。累計契約送信件数3000万件超の実績！(2025年7月時点) ＜何ができるのか？＞ 今、印鑑を押す必要があるために「ペーパーレス化」できずにいる契約書類や、申込書・発注書などを完全にデジタル化することができ、業務効率の改善や生産性の向上、印鑑の無断利用や偽造、紛失・破損などのリスク回避が可能となります。 ・コスト削減 電子契約は印紙不要。「紙」「郵送費用」も必要なくなります。 ・無駄な作業の削減 プリントアウト、製本、押印、封入、郵送、回収の手間が不要に。 PDF書類をクラウドサイン上にアップロードしてメールアドレスを指定して送信するだけ。 送った書類は、クラウド上に保管されているため「検索」や「状況の可視化」も可能です。 ・回収速度UPによる「収益化サイクル」の加速 紙に押印して郵送しあう方式では、最短でも数日。長くかかると1ヶ月ほどかかる場合もあります。 クラウドサイン上で締結される書類の6割は24時間以内に双方合意の上、回収完了しています。 例えば営業が受注してから契約書類を回収するまでのリードタイムが最短数分まで短縮されます。 ・保管、管理、共有の利便性 「あの契約書、どうなったっけ？」「前の契約時の条件を見たい...」など契約書を確認したい時の手間を削減できます。クラウドサインで締結した書類は、クラウドサイン上に自動で保管されるため、いつでも検索可能。締結時にCC機能を使えば、営業担当者が対応中の発注書を取引先が「合意締結」したタイミングで管理部担当者にも通知を飛ばせるなど、情報共有の手間や抜け漏れも回避可能です。 その他、「デジタルだからこそ可能」な便利機能がたくさんあります。 こんなことできないの？　他社の活用事例は？など、お気軽にお問い合わせください。

invoiceAgentなら、帳票の出力、管理～配信まで親和性の高いシリーズ製品でワンプラットフォームで対応できます。 業務システム散在の課題を解決し、一元管理を実現できます。 ・送受信から管理まで法対応に即して対応できます さまざまな帳票の仕分けや保管、検索、他システムとの連携を行えます。さらに、取引帳票の送受信から管理までを一括で行えるほか、最適な帳票フォーマットをそのままに、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応可能です。 ・高精度なOCR読み取りと自動仕分けで管理工数を削減できます 活字／手書き文字を高精度に読み取り、データ化できます。独自の処理機能によって、システム入力の正確性向上と目視確認の作業コストを削減可能です。また、商取引における契約の確認や署名、管理も行えます。

■契約書の作成・レビューもGMOサインで一気通貫！ 「GMOサイン契約レビューパック」は、電子印鑑GMOサインに付帯が出来るCLMサービスです。 契約書作成・レビュー・承認・契約締結・締結後の文書管理まで、 契約にまつわる業務を、まるっと一元管理することが可能です。 オススメポイント[1] 契約書作成～締結・保管までを一気通貫 レビューした契約書は、そのままボタン1つでGMOサインへ直連携。 面倒な手続きは最小限、契約締結から文書保管まで一気通貫/一元管理を実現。 オススメポイント[2] 履歴を自動保管・蓄積 やりとりの履歴は全てシステムに自動保管。 交渉の経緯や関連契約を全て可視化し、契約書に紐づく形で相談・レビューが可能。 オススメポイント[3] AI-OCR機能 契約書の内容をAIが自動で読み取り、重要な項目情報を即反映。 GMOサインとの連携で作業負荷を大幅軽減。

SMILE V Airは、株式会社大塚商会が提供するERPです。販売管理や会計、人事給与などの基幹業務を、クラウド上で一元管理できる統合型サービスとして提供されています。従来のパッケージソフトとは異なり、複数部門で発生する各種データをリアルタイムに集約・連携し、重複入力や転記作業を大幅に削減できるのが特徴です。 導入時にモジュール構成を自由に選択できるため、自社の業務規模や成長フェーズに合わせて段階的な運用が可能です。ノーコード開発や豊富な帳票設計機能、定期的な法令対応アップデートなど、柔軟性や拡張性を兼ね備えており、中堅中小から大規模企業まで幅広く対応できるのも魅力だといえます。

Microsoft 365のおすすめポイントは、WordやExcelを同時に共同編集できる点、OutlookやMicrosoft Teamsにてコミュニケーションを円滑にできる点です。 多くの企業で導入されているWordやExcelがSaaSにて提供されているため、時間場所を問わずに編集できるのはもちろん、同一のファイルであっても複数人が同時に編集可能です。また、1ユーザーあたり1TBご利用いただけるOneDriveやMicrosoft Teamsと組み合せれば、ファイルのアップロードおよびダウンロードの工数がかかりません。 また、Outlook、Microsoft Teamsなど社内外のひとと連絡をとるためのツールも充実。メールやチャットでのやり取りはもちろん、カレンダー、Web会議など多くのコミュニケーションツールと組み合せて利用できます。 Power Apps でアプリ、Power Automate でワークフローを、簡単に作成することもできます。 Officeシリーズをこれまで多用してきた企業はもちろん、コミュニケーションコストを減らしたい企業にもおすすめのサービスです。

NotePMは、社内マニュアルや業務ノウハウ、議事録など、さまざまな情報を一元管理できる社内ナレッジツールです。 専門知識がなくても扱える高機能エディタで、読みやすいドキュメントを誰でも作成可能です。ファイルの中まで検索できる全文検索、スマートフォンやタブレットでの操作も可能で、ほしい情報をすぐに見つけられます。 さまざまなセキュリティ対策・運用を実施し、大切なデータを守りながら、柔軟なアクセス権限よるスムーズな情報共有をサポートします。情報の蓄積・共有に優れた社内版Wikiとして、組織パフォーマンス向上を目指せるサービスです。

Adobe Acrobatのおすすめポイントは、管理者の負担を軽減できる点と、安全安心にさまざまな文書業務を効率化可能な点です。 まず、管理者の負担軽減ですが、組織の変化に応じて利用者を自由に変更できます。ライセンス追加や割り当て、付け替えなどを1つの管理画面から行えるほか、誰がどの製品を使用しているかの把握も可能です。 次に、業務効率化の観点ですが、大きなポイントはクラウド機能です。PDFはこれまでローカルで保存され、修正・加工・共有がしづらいものであると思われがちでした。しかし、Adobe AcrobatはPDFというデジタルの紙の価値を最大限発揮することを支援します。クラウド上でPDFを操作できるので、例えばデバイスを問わず複数人が同時にPDFへコメントを追加したり内容を確認したりできます。また、電子サイン機能を使用し、手書きの署名や押印が必要だった契約、承認業務の電子化も行えます。 また、Microsoft 365やGoogle Workspaceなど既存システムとの連携性にも富んでおり、ワークフローを大きく変えたい企業でも、変えたくない企業でもどちらにも対応したソリューションです。

Confluenceは世界で75,000社以上に活用されている、あらゆるチームのためのナレッジ共有プラットフォームです。チームはあらゆるプロジェクトやアイデアの作成、記録、共同作業を行うことができます。 Confluenceページでは、ホワイトボードやデータベース、ビデオなど、あらゆる種類のコンテンツを含む動的なページを作成できます。すべての作業を一箇所に取り込み、ツールの切り替えを減らし、集中力を高めることができます。また、Confluenceには無数のテンプレートが付属しているため、初心者の方であってもベストプラクティスやフレームワークに従った文書をすぐに作成することができます。 Confluenceを導入したチームは、迅速な意思決定を行い、足並みを揃え、より多くのことを達成することができます。

DocYou（ドックユー）は、複数企業にまたがる多様な取引書類を1つのプラットフォームで相互連携するクラウドサービスです。電子契約だけでなく、電子取引・書類配信・ドキュメント管理など、企業間取引のさまざまな書類業務をサポート。各企業が保有する基幹システムと連携することで、部門レベルからエンタープライズレベルまで幅広い取引業務のDXを推進します。 ■取引業務ライフサイクルをまるごと支えるDocYou 　基本契約の締結・見積書の送信・納品書への同意など、企業間ではさまざまな書類を用いた取引が日々行われています。 　DocYouなら書類ごとに必要とされるプロセス・管理パターンを広くカバーしているため、さまざまなサービスを使い分けることなく統合管理が可能となります。 　さらにドキュメント管理を併用することで、DocYou以外で送受信したメールや紙書類の他、別システムで送受信した書類や社内文書まで各種ドキュメントの一元管理が実現できます。 ■DocYouが選ばれる理由 　DocYouの特長 　　1. One プラットフォーム 　　2. 電子契約だけでなく、企業間取引をまるごとペーパーレス 　　3. エンタープライズレベルから個人まで 　豊富な機能 　　4. 回答結果確認など実業務に即した業務フローの実現 　　5. さまざまな形式のファイルを添付して送受信ができる 　　6. 無料でも充実した取引先向け機能 　サポート・ソリューション 　　7. 安心のセキュリティ・トラスト・法令対応 　　8. 基幹システム連携ソリューション 　　9. 取引先への展開サポート

SmartDBは、株式会社ドリーム・アーツが提供するノーコード開発プラットフォームです。ワークフロー機能とWebデータベース機能を備えており、現場担当者でもノーコード開発によって業務プロセスを自律的にデジタル化できます。紙やExcelで行われていた稟議申請などの手続きを迅速に電子化可能です。 ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で社内向けアプリを構築できるうえ、約50種類（※）のテンプレートが標準提供されているため、ゼロから作り込む手間がありません。 また、SmartDBは人事・経理から現場の営業部門まで、全社のあらゆる業務に横断的に対応できる柔軟性も備えています。大企業特有の複雑な業務フローや、項目レベルの権限制御に対応しており、監査ログ等のセキュリティ機能を備えています。 ※出典：SmartDB公式HP（2025年12月10日閲覧）