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文書保管サービスを比較!重要・機密文書管理に最適な9選

最終更新日時:
記事の情報は2022-07-21時点のものです。
廃棄処理できない機密文書を安全に倉庫で保管する、おすすめの文書保管サービスを9社紹介します。保管場所に困っている方は、ぜひこの機会に活用していきましょう。

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ぜひ、比較・検討にお役立てください。

業務で取り扱う破棄できない重要文書をオフィスに保管しておくと、活用できるはずのスペースが埋まってしまい手狭になります。かといって、文書を自社管理の倉庫に保管しようと思っても、セキュリティ面での不安や管理者のコストなどに不安がある。結果的にオフィスに置かれたまま、といった状況の企業も多いのではないでしょうか。

こうした状況を解決するために、文書保管にはどのようなサービスがあるのかについて解説し、オススメのサービスを紹介します。

文書保管サービスとは

文書保管サービスとは、自社では保管しきれない書類を預かってくれるサービスのことです。

書類を保管するだけでなく、不要になった文書の処分やラベリング整理などのオプションを利用できることもあります。書類整理のためのスペースが手狭な場合は、メリットの大きいサービスだといえるでしょう。

文書保管サービスのメリット

書類を適切に管理できる

文書保管サービスを使えば、Web上のシステムから一覧管理できるので、どの文書が破棄対象なのか、あるいは提出が必要なのかが把握できます。

決算書類や機密文書は、法律によって一定の保存期間が定められていることがあります。自社で管理していると、コア業務に追われて、破棄対象になっているかを確認するのも難しい場合もあるのではないでしょうか。

とくに大量の書類を管理しなくてはならない場合は、文書保管サービスを導入により管理がスムーズに進むでしょう。

検索性に優れている

ほとんどの文書保管サービスでは、Webを使って文書検索ができるシステムを採用しています。検索すればどこにあるのかすぐにわかるため、倉庫で探す手間が省けます。

管理スペースを削減できる

自社で文書保管する場合、スペースが必要になります。とくに都心オフィスだと賃料も高く、コストがかさみがちです。文書を社外に移せばスペース削減になり、事務所の賃料削減にもつながります。

文書保管サービスの選び方

強固なセキュリティか

保管が必要な書類は、決算書類や機密書類など重要度が高いことがほとんどです。そうした書類を外部で保管する以上、強固なセキュリティが最優先事項になります。

IDやパスワードで管理されているか・入退出するスタッフは制限されているか・保管庫は対災害仕様になっているかなどさまざまな観点からチェックしておきましょう。

書類出し入れのスピード

預けた書類が必要になったとき、どれぐらい早く返却してくれるかも重要なポイントです。

サービスによって出し入れの日数は異なりますが、なかには24時間365日で対応してくれるところもあります。業務の内容にあわせて、適切なスピード感のサービスを選ぶとよいでしょう。

電子保存への対応

近年は文書を電子保存するよう法改正が進んでいるため、文書保管サービスのなかには電子化・電子契約・タイムスタンプ機能などがついているところもあります。将来的に電子化を検討しているなら、こうしたサービスが利用できるところを選びましょう。

文書保管サービス比較

実際にオススメの文書保管のサービスを紹介していきます。それぞれのサービスには違いがあるので有効活用できるものを見つけてください。 

最新のクラウド文書管理システムについても知りたい方はこちらをご覧ください。

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住友倉庫

  • Web情報管理システムによる管理体制
  • オフィスまで集配サービス
  • 専用の閲覧スペースを完備

住友倉庫は、ビジネス文書だけではなく、医療の文書なども保管をしているため、厳重なセキュリティのかかった倉庫で情報を保存しています。ここで保存していた文書の保存期間が終わったものに関して必要がなければ、すべて廃棄までをワンストップで行ってくれるので、取りに行って自分たちで廃棄する手間もかかりません。

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佐川急便

  • 指紋認証を使った万全なセキュリティ
  • 徹底された温度管理のもとの保存環境
  • 廃棄の際は溶解処理

佐川急便は、文書の引き取り・保管・廃棄までをすべてワンストップで行なってくれるため、文書の管理に手間をかけたくない方や、煩わしさを感じてしまっている方にオススメです。ここでの保管は、指紋認証・小動物にも反応する人感センサー・秒3コマ撮影できるカラーの防犯カメラのもと監視されているため、万全な状態で重要な書類を管理します。

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丸八倉庫

  • 保管倉庫内に温熱感知器を装備
  • 自分自身で在庫の保管状況を確認可能
  • 保存期限切れ文書の溶解処分

丸八倉庫は、自社のオフィススペースを確保し、大事な文書を適切に管理することをサポートします。保管した文書は月末になると、在庫表・保存の期日・指定廃棄日のチェックをして知らせてくれるため、自社で管理する必要がありません。

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富士防災警備

  • ガス消火設備・フォグガードなど最先端のセキュリティ
  • 物品保管サービスも
  • 不要になった書類はリサイクル処分

富士防災警備は、書類保管のほかに物品保管・メディア保管も請け負ってくれるサービスです。ガス消火設備やフォグガードなど最先端のセキュリティを備えており、施設見学会では実際にチェックできます。

不要になった書類は最終処理工場までリサイクル処理。妖怪処理したのちはトイレットペーパーなどに再利用され、破棄証明書も発行してもらえます。

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東日本株式会社

  • 段ボール1箱、クリアケース単位でも預かり可
  • 希望した書類はFAX・メール・郵送にて送付
  • 破棄対象の書類はリサイクル処理

東日本株式会社は、ニーズに合わせてサービスが選べる文書保管サービスです。段ボール1箱はもちろん、カットファイル・クリアケース単位でも預かり可能。希望した書類はFAX・メール・郵送で送付してもらえます。

破棄対象の書類は、事前に通知し承諾を得たうえで溶解処理してもらえます。処理した書類はトイレットペーパーや段ボールに再利用されるので、環境にも優しいサービスになっています。

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SRI

  • 書類管理のプロが迅速の対応
  • 指紋認証を必要とするセキュリティの高さ
  • 原本を安全に保管したまま閲覧可能

SRIは、情報を確認したい際にも、毎回輸送する必要がなく、情報の書類の原本を管理センターで保管したまま、閲覧できます。この際には、機密性の高い方法を使ってメールで受信できるため、スピーディかつ安全にデータの内容を確認できます。膨大な量の書類を扱う企業であれば、自社で管理をするよりもこちらに依頼をした方が管理コストも検索業務も省けるのでオススメです。

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旭倉庫

  • 保管倉庫は耐震・耐火構造で災害時にも安心
  • ウェブサイトやメールで簡単にオーダーできる
  • バーコードシステムを使った管理体制

旭倉庫は、文書保管に多大な人件費や賃料を払ってしまっている企業のサポートをするために、企業にとって外注するメリットがあるサービスが数多く用意されています。オフィスまでのお届けやお引き取りはもちろんのこと、忙しい時にはメールで簡単にオーダーできる仕組みがあるため、とても便利です。また、耐震・耐火構造の倉庫で保管しているため、重要な文書は自社に置くよりも、安全に利用できます。

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書類保管.com

  • 2500社800万箱の実績
  • 料金のシミュレーションがウェブサイトで可能
  • 1箱の小ロットでも可能

書類保管.comは、1箱からでも預られるので、中小企業や個人事業主の人でも利用しやすいサービスです。しかも価格も非常に安く、月額保管料は1か月あたり100円/箱となっています。通常小ロットでの利用は割高になってしまうことの方が多いですが、ここに関しては割高になることなく、むしろ低価格で利用できるので、小ロットでの利用を探している方にオススメです。

※出典:書類保管.com「書類保管.com」(2022年6月28日閲覧)

《価格》
初期費用:800円/箱
月額利用料:100円/箱
無料プラン:要お問い合わせ

デジ倉

  • 豊富な保管方法
  • 必要な時に必要な文書をデータ化してメールで受信できる
  • 保管から廃棄までのワンストップサービス

デジ倉は、預かる文書によって保管方法を変えられます。重要文書であれば、専用の文書保管箱で保存し、各申し込み書類などはファイルに入れて冊子管理ができます。

また、医療機関のカルテやレントゲンフィルムなどの特殊なデータの場合には、レントゲン専用の保管箱があるなど、それぞれの文書に適した保管方法で管理をできます。保存期間を終えた文書に関しては、廃棄まですべて行ってくれるワンストップサービスもあるので、保存期間が終わったものは廃棄したいと考えている書類などを預けておくと便利です。

《価格》
初期費用:要お問い合わせ
月額利用料:18,000円(5箱)
無料プラン:要お問い合わせ

オフィスのスペースを有効活用するためにも文書保管サービスを利用しよう!

重要な文書だからという理由で、自社で管理している企業は多いと思いますが、日常的に使う文書でない場合には、無理にスペースを利用して自社で管理する必要はありません。文書保管サービスが充実しているため、自社で管理するよりも、安全かつ低価格で保管できます。

記事中で紹介した文書保管サービスはどこも信頼できる企業ばかりなので、情報の漏えいが心配な場合やコストを抑えて管理したい場合は、ぜひこれを機会にオフィスのスペースを有効活用し、余計なコストを使わないためにも文書保管サービスを利用してみましょう。

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