中堅・中小企業向け文書管理シェア・市場規模 | 注目ソリューション4選

文書管理システムとは

文書管理システムとは、コンピューターファイルといった電子文書や、紙の文書をデジタル化したものを保管し、管理するコンピューターシステムのことを指し、Document Management Systemの頭文字でDMSと呼ばれることもあります。

電子帳簿保存法の規制緩和や、マイナンバー導入に伴う情報量増加などを背景に、注目されているシステムだといえます。

DMSとECM

文書管理システム（DMS）と似たシステムにECM（Enterprise Contents Management）があります。

ECMは、Documentが中心となるDMSに対し、動画や画像、音声などのマルチメディアも管理に含めているという違いがあり、その特性からCRM／SFAなどの顧客管理システムやERP基幹システムと連携する場合が多くなっています。

文書管理の変遷

日本では長らく紙の書類や印鑑などが重視されてきたこともあり、従来から保管されている文書をデジタル化することがあまり進んでおらず、書庫にそのままといった状況も少なくないようです。

しかし時代とともに文書管理の概念や意義、その方法などは変化してきており、ビジネスの在り方とも密接な関係を持って変遷してきているといえるでしょう。

デジタル文書の保管庫

業務のデジタル化が進むにつれ、必然的にデジタル化された文書の量は増加していきます。
さらにそのデジタル文書がコピーを重ねることによって、その量は人間が管理できる量を超えてきます。

デスクトップに作成されたフォルダで管理されたそれらは、次第に「文書管理システム」へと進化を遂げ、キャビネットや検索エンジンなどの実装がされるようになります。

ペーパーレス推進

新しく作成される文書が管理され、省スペース化と効率化が実現すると、その効果を倉庫などに保管してある紙の文書に適用する流れが始まります。すなわちペーパーレス推進です。

紙の文書はデジタル化され、新たな文書と同様の管理がされるようになりますが、スキャンしたデータの検索効率をあげるため、全文検索や属性検索、目録管理が実装されるようになりました。

ペーパーレスに関しては次の記事でも解説しています。

リスクヘッジツール

2006年に日本版SOX法、内部統制報告制度が施行され、企業活動における「記録管理」と「説明責任」が求められるようになりました。

これに対応するために「文書管理システム」が有効であると判断され、あってはならない企業不祥事の際にかかるコストに対してのリスクヘッジツールとなったのです。

ビジネスプロセス改善ツール

その後のインフラ整備に伴い、従来オンプレミスのシステムで行っていたビジネスも、クラウド環境への移行が進み、時間と場所を選ばないビジネススタイルが確立しつつあります。

つまり営業の現場では、クライアントとの文書のやり取りが即座にできることが求められ、そのための機能をあわせ持つ文書管理システムが必須となってきているのです。

文書管理システムとオンラインストレージ

このように文書管理の概念が変化している中、従来は紙の文書をデジタル化して管理することに特化していたシステムも、ニーズに応じた進化をしていかざるを得ません。

必然的に文書管理システムといわれる製品のベンダーは、クラウド環境での管理とマルチデバイスによるアクセスを実現する方向に進み、逆にオンラインストレージベンダーは、効率的に文書を管理する機能の実装という方向に進むようになってきています。

文書管理システムの市場規模

ここまで解説してきたように、文書管理システム市場は従来からの製品やソリューションと、市場規模を拡大してきているオンラインストレージが競合する、混沌とした状況になりつつあります。

このため、単純に「文書管理システムの市場規模がどのくらいだ」という評価がしづらくなっています。

あくまでも概算となりますが、オンラインストレージを「文書管理として活用している」というニーズを含めた市場規模は、「2016年度で約160億円規模だというデータがある」ということだけ紹介しておきます。

中堅・中小企業のシェアや運用形態は？

混沌とした文書管理システム市場において、シェアを獲得しているサービスとはなんでしょうか。

同市場におけるシェアに関しては複数の調査会社が情報を発表しています。複数の調査結果に共通するのがクラウド形態で提供される文書管理システムの導入が進んでいることです。

Google Drive、Office 365／Dropboxなどのクラウドサービスおよびオンラインストレージの躍進が目立ちます。

中堅・中小企業の運用形態

次に、文書管理システムがどのように運用されているのかを見てみましょう。

サービスのシェアと合わせ、中堅・中小企業にもビジネススタイルの変化が現れ始めているということなのかもしれません。

文書管理注目ソリューション4選

それでは、現代のビジネススタイルにも対応する文書管理ソリューションには、どのようなものが存在するのか、シェアランキングも考慮に入れつつ厳選して紹介します。

また、今回紹介しきれなかった文書管理システムの詳細は以下から無料でDLできます。導入を検討中の方はあわせてご覧ください。

クラウドサインは、契約業務をWebで完結できる電子契約サービスです。契約書類の作成から契約、書類管理、状況の可視化まで対応し、取引先は登録不要で利用できます。

締結書類は自動で保管されるほか、紙で締結した契約書も電子化して一元管理でき、解約通知期限といった情報にもとづいたアラート設定も可能です。要求水準の高い金融業界で導入されており、人事系や売買系、業務委託など多様な契約に役立ちます。

Microsoft 365は、ビジネスで使い慣れたOfficeを中心に、グループウェアやメールボックスが一体になったオールインワンアプリケーションをクラウド環境で提供しています。
記事中でも紹介したシェアNo.1文書管理には、これに組み込まれたインテリジェント・イントラネットSharePointが活用されています。
One Driveと連携を取ることにより、モバイルデバイスを使用して時間と場所を問わないアクセスとファイル共有を社内外で行うことを実現し、Officeを活用した文書作成が可能です。

DropBoxは、全世界で5億人以上が愛用するDropBoxの法人向けクラウドストレージサービスです。
Microsoft Office との統合が可能な他、Dropbox Paperを使用して簡単にドキュメントを作成、共有しつつツームフォルダを活用した管理が可能です。
また、削除したファイルた以前のバージョンの復元も簡単に行え、業務効率を大幅に向上させられます。
実績を積み重ねてきたことによる安心感も大きな要素で、ファイル共有を行うビジネスパートナーにも不安を与えません。

intra-martは、Office文書のフォルダ格納はもちろん、業務の流れの中での文書確認・編集・承認・通知配信・保管・廃棄などの一連のプロセスでの利用が可能な文書管理システムです。
管理された文書／フォルダのアクセス権限も可能であり、柔軟な運用を可能にするほか、操作履歴の確認を管理者が行えることからセキュリティ対策も万全だといえます。
サムネイル表示のされた使いやすいインターフェースを持ち、検索も容易に行えます。

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【関連記事】
＞文書管理システムの比較はこちら
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ビジネススタイルに最適な文書管理方法を

ビジネスに活用されるツールは時代とともに変遷し、進化を遂げていきます。
特に現代のように変化の激しい市場経済では、ツールの変遷と進化も激しくなっているといえますが、企業にはそうした状況に柔軟に対応することが求められています。

ビジネスを行っていくうえで必要になるツールのクラウド移行が加速している現在、文書管理システムも例外ではないといえるでしょう。

しかし、すべてがクラウドで解決するという思考を持ってしまうことも、また危険なのではないでしょうか。

現状と将来を冷静に見通し、自社のビジネススタイルに最適なシステムを選択することが重要だといえるでしょう。

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