文書管理システム・文書管理ソフト徹底比較 | 無料でも使えるオープンソース

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文書管理システムの知っておきたい全てをお教えします!そもそも文書管理とは?文書管理システム導入のメリット&デメリットは?無料プランのあるツールを徹底比較!フリーのクラウドサービスも紹介!
文書管理システム

本記事で掲載している文書管理システムや、紹介しきれなかった文書管理システムの機能・価格をもっと詳しく比較したい方はこちらからご覧になれます。ぜひシステム選定の参考にしてみてください。

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文書管理システム・文書管理ソフトとは

文書管理システム文書管理ソフトは今や業務システムの一翼を担うものであり、業務効率化のためには欠かせないシステムと言えます。すでに導入している方も多いと思います。

しかし、少なからずコストがかかるのは事実で、企業によっては業務システムの優先順位が異なるので文書管理システム・ソフトのコストを抑えたいと考えている場合もあります。
または、コスト増により文書管理システム・ソフトの導入に足踏みしている企業も少なからずいるでしょう。

そこで、無料で使えるオープンソースの文書管理システム・文書管理ソフトを紹介していきます。個人で使用しても作業効率が上がるので注目です。

文書管理システムとは何かもっと詳しく知りたい方はこちらも参考にしてみてください。

文書管理とは | システム比較32選【機能・価格・特徴】 | ボクシルマガジン
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無料オープンソース文書管理システム3選

WP Document Revisions

ココがポイント

  • WordPress上でドキュメント管理
  • プラグインだから負荷がほぼない
  • ワークフロー管理も可能

Web制作や自社オウンドメディアを運営している企業では、多くの場合CMSにWordPressが使用されています。
WP Document Revisionsは、そのWordPress上で文書管理が可能になるプラグインです。

そのため正確には”文書管理システム”ではありませんが、便利に活用し業務効率化が図れることには変わりありません。

クライアントに納品する際も、WP Document Revisionsをインストールしておけば運用マニュアルなどをアップロードでき、各種資料も随時プラグイン上で共有できます。

WP Document Revisionsは、プラグインである性質上ほとんどCPUに負荷がかかることがないので、動作要件などを気にする必要もないですね。

また、文書管理だけでなくワークフロー管理も可能としており「一度導入するとWordPressなしでは業務が回らなくなる」と言われることもあるほど利便性の高いプラグインとなっています。

Quotero

ココがポイント

  • シンプルなインターフェース
  • 3カラム構成で見やすい
  • 読まなければならないドキュメントが一目瞭然

Quoteroは文書管理システムとしては非常にシンプルな作りになっていて、インターフェースではドキュメントが一覧で表示されています。

3カラム構成となっていて、画面左にフォルダ、真ん中にドキュメントファイル、そして右にタスクの順で並び、視認性の良さが特徴です。
タスクでは自分が読まなければならないドキュメントが管理されているため、確認漏れを防げます。

また、検索機能などの基本的な機能も兼ね備えており、ドキュメントの閲覧方法としてはダウンロードしてからの閲覧となります。
大量なドキュメントや煩雑化するファイル整理には不向きですが、議事録など変更の少ないファイルを保管しておくには良いかもしれません。

KnowledgeTree Community Edition

ココがポイント

  • 基本的な機能は網羅
  • Webベースで管理
  • 他言語に対応

オープンソースの文書管理システムとしてはおそらくもっとも知られているシステムであり、フリーで利用できるCmmunity Editionでも多くの機能が利用できるのが特徴です。

版管理、PDFファイルの作成、承認ワークフロー、権限管理、アクティビティ履歴、権限ごとの検索、メタデータの設定など、必要な機能はほぼ揃っていると言えます。
加えてWebベースでの管理になるので、デバイスに負荷がかからないですね。

KnowledgeTreeが他言語に対応したのは意外に最近で、以前は自分で日本語化しなくてはならないという欠点があったのですがすでに改善されています。
チームで使用する場合も個人で使用する場合もオススメできるオープンソースの文書管理システムです。

こちらの記事ではKnowledgeTree Community Editionについて詳しく説明されています。興味を持った方はこちらをご覧ください。

【ドキュメント管理システム】導入に困っているなら無料で使い込める「Knowledge Tree Comunity Edition」をまず検討すべき | ボクシルマガジン
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【厳選】無料トライアル期間のあるクラウド文書管理システム・ソフト

ボクシルおすすめの無料トライアル期間のあるクラウド文書管理システム・ソフトを紹介します。無料なので、サービス導入前にいろいろと試せますね。

導入について詳しく知りたい方はこちらからどうぞ。

文書管理システム導入|クラウド型が選ばれている5つの理由とは | ボクシルマガジン
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目次 失敗しやすい文書管理システムの導入 ①部署ごとの課題を見える化②エンドユーザーの利便性を追及③社内外でもアク...

ひびきSm@rtDB


ひびきSm@rtDBは、大組織向けWebデータベース&ワークフローシステムです。

ノンプログラミングでブラウザ上にデータベースを作成でき、現場の業務システム内製化を素早く強力に推進します。1万人超の利用実績も多数あり、大きなリスクやコストを伴う組織改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。バリエーションに富んだノウハウと豊富な標準機能で最短1か月でのシステム導入が可能なため、組織全体の生産性を迅速に向上させます。

月額費用:750円~
無料体験版:有

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クラウドサインSCAN

クラウドサインSCANは、紙の契約書類の面倒なスキャンからクラウドサイン(クラウド契約サービス)上への書類情報の入力、データの取り込みまで、一貫して代行してくれるサービスです。

契約書をデータ化し、クラウドサイン上に取り込むことで、さまざまな条件での契約書検索、アラート機能を利用した更新日や解約日の自動通知など契約書管理の利便性向上が期待でき、ペーパレス化によるコスト削減と業務効率化を促進します。

初期費用:要お見積もり
月額費用:要お見積り
無料体験版:-

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DOCUMENT MARK

DOCUMENT MARKは、帳票やさまざまな企業情報が記載されているデータをPDF化して安全に管理するための文書管理システムです。さまざまなデータをすぐにPDFファイルとして取り込めるので、データ移行期などにも活躍してくれます。インターフェースが直感的でわかりやすく、簡単に重要書類の管理が可能になります。

初期費用:200,000円
月額費用:55,000円(100GB)
無料体験版:有(2週間)

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Fleekdrive

Fleekdriveはファイルの保管・共有がドラッグ&ドロップで簡単に行えます。ファイル数やファイル容量は無制限で、フォルダ階層ごとに整理や権限管理ができます。古くなったファイルを自動で処理してくれるので、管理の手間や無駄を削減できます。
※「Cloud Shared Office」は2017年3月6日よりサービス名称が「Fleekdrive」 に変更となりました。

月額費用:500円~/1ユーザー(50GB)
無料体験版:有(30日間)

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AiLingual(アイリンガル)

AiLingualは、シンプルな操作で多言語の業務マニュアルを作成できるサービスです。学習機能を備えた自動翻訳とプロの翻訳者によるオンライン編集に対応しており、1つの言語データから20か国語以上に翻訳可能です。利用者それぞれのアカウントに管理者や編集者といった役割を設定することができ、プロジェクトの属性も設定できます。作成したドキュメントには「いいね」やコメントでフィードバックできるので、ドキュメント修正や次のプロジェクトに活かすことが可能です。

初期費用:25,000円
月額プラン:60,000円/月
年額プラン:552,000円/年
無料体験版:有(2週間)

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REXファイルファインダー


REXファイルファインダーは、検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。
直感的に目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。

ファイルサーバだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとして使用可能です。

初期費用:-
月額費用:-
無料体験版:有

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セキュアSAMBA Pro

  • 外部への流出を徹底的に遮断
  • CDM ポリシーの設定・適用
  • 対象アプリケーションを制御

セキュアSAMBA Proは、Office ファイル、PDF、Auto CAD ファイルなどを強制的に管理下のファイルサーバーに収集して、運用する仕組みの「CDM」を採用している文書管理システムです。

ユーザー別にポリシーを3段階に設定でき、かつUSBや外付けハードディスクなどの記録メディアへのファイル保存を遮断してくれるため情報漏洩を防止してくれるでしょう。

初期費用:100,000円
月額費用:50,000円
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ConTrack(コントラック)

ConTrackは、ドラック&ドロップだけで成果物(※)が簡単登録できます。文書解析エンジンにより、ワンアクションで要素レベルまで登録可能です。また、プロジェクトの品質向上をサポートする機能群も充実しています。
一目でシステム全体の影響範囲が把握できる、直観的で使いやすい操作画面も特徴的です。

※システム開発の各フェーズで作成する要件定義書、設計書、プログラムソース、テスト仕様書など

初期費用:-
月額費用:-
無料体験版:有

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NotePM

NotePMはミーティング議事録やノウハウ集など、社内のドキュメントをWeb上に文書を上げられるのはもちろんのこと、作成や整理、検索まで行えるクラウド型の文書管理システムです。ファイルの中まで探せる全文検索やアクセス権限の設定など便利な機能を多数搭載しています。さらに、コメント機能でチャットのようにコミュニケーションを取れ、社内の情報共有を簡単に行えます。

月額費用:1,000円(3GB)
無料体験版:有(30日間)



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ボクシルでは、企業から提供された以下のようなサービス詳細資料を完全無料でDLできます。ぜひご覧ください。

ボクシルで紹介している各種文書管理システムのサービス資料を一括で見てサービスを比較したいという方は下記のリンクからどうぞ!

文書管理システムの活用で業務効率化

いかがでしょうか。完全無料で使える文書管理システムと無料トライアル期間のあるクラウド型の文書管理システム・ソフトを紹介しました。

オープンソースとなると「機能が充実していないんじゃないの?」と不安になることもありますが、やはり一度導入してみてからの検討が好ましいでしょう。無料で導入できるので実際に使い込んでみて検討できるというのも無料オープンソースの強みですね。コストをできるだけおさえて業務効率化を図りたいという企業はぜひ活用してみてください。

また、こちらの記事では文書管理システム導入のメリットを紹介しているので参考にしてみてください。

文書管理システムのメリットとは?不便を感じている人こそ要チェック | ボクシルマガジン
今や、あらゆる文書はデータで管理される時代になりました。紙の書類も、どんどんデータ化して保存 / 管理している…と...

とは言っても、オープンソースではできることも限られてきます。有料サービス含め、さらにサービスを検討してみたいという方に向けて、こちらの記事で文書管理システムのサービスをまとめ・比較していますので、参考にしてみてください。

文書管理とは | システム比較32選【機能・価格・特徴】 | ボクシルマガジン
文書管理システム導入にお悩みの方必見!機能や価格、いつ使うのか、そもそも文書管理とは?など、知りたい情報をすべて網...

5. 文書管理システムの機能・価格比較表

こちらでは各文書管理システムの機能と料金の比較表を掲載しています。アクセスコントロールは可能か、暗号化させる機能は付随しているか、などといったポイントがひと目でわかるようになっています。ぜひご活用ください。

また、ボクシルでは文書管理システムのサービス資料を一括でダウンロードすることもできます!気になられた方は以下のリンクよりどうぞ!

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文書管理システムの機能比較表

無料であるのはもちろん大きな魅力ですが、値段に比例して扱える機能が高機能なものになっている印象です。比較的安価な価格設定のNotePMは機能面とのバランスを考慮すると、イチオシのサービスです。

アクセスコントロール 証跡管理 漏えい防止 階層管理 暗号化
WP Document Revisions - - - - -
Quotero - - - - -
KnowledgeTree Community Edition - - - -
DOCUMENT MARK ×
ConTrack - - - -
Ailingul - -
NotePM × ×
Fleekdrive

文書管理システムの価格比較表

初めて文書管理システムの導入を検討している方には、気軽に導入できる無料のもので試してみるというのもおすすめです。

初期費用 利用料 月額/ユーザー 無料お試し期間あり 無料プランあり
WP Document Revisions 0円 0円 -
Quotero 0円 0円 -
KnowledgeTree Community Edition 0円 0円 -
DOCUMENT MARK 200,000円(税別)~ 月額1,000円(税別)~ - -
ConTrack - 65,0000円 - - -
Ailingul 25,000円(税別)~ 月額60,000円(税別)/年額552,000円(税別) - -
NotePM 0円 月額1,000円(税別)~ - -
Fkeekdrive 0円 500円~ -

今回紹介した文書管理システム以外もご覧になりたい方はこちらの記事をご覧ください。

クラウド型文書管理システムおすすめ徹底比較21選! | ボクシルマガジン
文書管理をクラウド化することによるメリットとは?クラウド型文書管理のおすすめシステムを紹介します。機能のポイントを...

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