無料の文書管理システムおすすめを比較 | 完全フリーやオープンソースもあわせて紹介

文書管理システムを導入するにあたって、問題になるのがコストです。

ボクシルでは費用が気になる方向けに、

• 完全無料で使えるオープンソースの文書管理システム
• 無料体験できる文書管理システム
• フリープランがある文書管理システム

を紹介します。

こちらからは、有料で機能が充実しており、企業でも利用できる文書管理システムの詳しい料金や機能をご覧いただけます。有料サービスもあわせて検討している方はぜひ参考にしてみてください。

文書管理システム・文書管理ソフトとは

文書管理システムや文書管理ソフトは、書類の作成から廃棄までのライフサイクルを一元管理するソフトウェアです。

文書管理システムを導入することで、業務効率はもちろん、セキュリティの課題もクリアできます。

文書が多くなると、書類を探すのにも時間がかかります。また、適切に管理できていなければ、情報流出や書類の紛失といった責任問題にも発展しかねません。

文書管理システムは、書類を適切に管理することを主眼に作られたアプリケーションです。業務効率やセキュリティに課題を感じている方は、ぜひ導入を検討してみてください。

文書管理システムとは何か、さらに詳しく知りたい方はこちらも参考にしてみてください。

完全無料で使えるオープンソース文書管理システム4選

文書システムを導入したいと考えている方の中には、「導入したいけど踏み切れない」と足踏みしている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

もしくは、「現在システムを使っているけれど、もう少し費用を抑えたい」と考えている方もいるでしょう。

導入を迷っている、費用を抑えたい場合には、完全無料で使えるオープンソースの文書管理システム・文書管理ソフトが役立ちます。個人で使用しても作業効率が上がるため、文書管理に悩んでいる方は、ぜひ採用を検討してみてください。

• コンテンツの共有・共同作業可能
• スキャンや読み取りに対応
• 高度な技術力が必要

Alfresco Communityエディションは、AlfrescoのECMサービスをもとに有志が開発したオープンソースソフトウェアです。文書管理に必要な基本機能はもちろん、Microsoft OfficeやGoogle docsなどのアプリケーションにも、標準対応しています。拡張性も高いため、柔軟にカスタマイズが可能です。

Alfrescoから技術的なサポートを受けられないため、導入には技術力が求められるものの、高性能な文書管理システムを無料で使えるメリットがあります。

• シンプルなインターフェース
• 3カラム構成で見やすい
• 視覚的にドキュメントのステータスを確認可能

Kimios（旧Quotero）は、シンプルな作りで扱いやすい文書管理システムです。

画面は3カラムで構成されていて、画面左にフォルダ、真ん中にドキュメントファイル、そして右にタスクが表示されています。視認性が高く、確認すべきドキュメントはタスクに表示されるため、確認漏れを防ぐのに役立ちます。

一方、ドキュメントはダウンロードしてからの閲覧となるため、閲覧頻度の高い書類の管理や、大量の書類を管理するには向いていません。検索機能といった、文書管理に必要な基本機能は搭載されているため、議事録のように変更の少ないファイルを保管しておくにはよいでしょう。

• 基本的な機能は網羅
• Webベースで管理
• 他言語に対応

KnowledgeTree Community Editionは、KnowledgeTree社が開発したオープンソースの文書管理システムです。オープンソースの文書管理システムのなかで、知名度が高いシステムの一つで、搭載されている機能も多岐にわたります。

たとえば、版管理・PDFファイルの作成・承認ワークフロー・権限管理、アクティビティ履歴・権限ごとの検索・メタデータの設定などの文書管理において、必要な機能はほぼ揃っていると言えます。また、Webベースでの管理になるためデバイスへの負荷がかかりません。

オープンソースの文書管理システムでは珍しく、日本語にも対応しています。個人はもちろん、チームでの使用にもおすすめできる文書管理システムです。

• WordPress上でドキュメント管理
• プラグインのため負荷が少ない
• ワークフロー管理も可能

WP Document Revisionsは、WordPressを文書管理システムとして活用するためのプラグインです。多くの場合、Web制作やオウンドメディアを運営している企業は、CMSにWordPressを使用しています。

WP Document Revisionsは、ワードプレスに、文書管理システムの機能をアドオンするプラグインです。そのため正確には、文書管理システムではありません。しかし、インストールすることで、文書管理に活用できます。

プラグインである性質上、CPUへの負荷も少なく、動作要件を気にする必要もありません。作成した資料には、コメントを入れられるため、WP Document Revisions上でコミュニケーションも可能です。

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フリーの文書管理ソフトでは要件を満たせない場合は、次の記事にて有料の文書管理ソフトを検討してみてください。有料であっても低価格の文書管理ソフトであれば、導入しやすいはずです。

【厳選】無料トライアル期間のあるクラウド文書管理システム・ソフト

ボクシルおすすめの無料トライアル期間のあるクラウド文書管理システム・ソフトを紹介します。サービス導入前に操作感や機能を試すことで、導入後の失敗を避けられるため、無料トライアルは積極的に利用しましょう。

DocYouは、企業間取引におけるさまざまな書類業務を一元管理できるクラウドサービスです。電子契約、電子取引、書類配信、ドキュメント管理など、複数企業にまたがる取引書類のやり取り、管理に対応しています。

3者間契約でも利用でき、別システムで送受信した関連書類も一緒に保管できます。検索時の目印やファイリングなどに役立つインデックスタグを、書類へ自由に設定可能です。

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。ノーコードでデータベースを作成できるため、プログラミングは不要です。データベースはブラウザ上で作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。

大企業ならではの複雑なフローに対応しています。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現可能です。

NotePMは、ナレッジ共有を目的とした文書管理システムです。ウィキペディアのように、情報を蓄積することで、ノウハウの活用を期待できます。

社内マニュアルや日報、議事録など、さまざまな文書の管理に対応しています。NotePMのフォーマットを活用したWebマニュアルの作成も可能です。その他、ファイルの中まで探せる全文検索やアクセス権限の設定など便利な機能を多数搭載しています。ノウハウの蓄積を促す仕組みが豊富なため、情報共有の活性化に役立ちます。

Fleekdriveは、高度なセキュリティが特徴のオンラインストレージサービスです。ファイルの共有や同時編集はもちろん、文書管理に必要な機能を幅広く搭載しています。

とくに便利なのは、ルーティン設定による自動化です。たとえば、「書類をアップロードしたらPDF化し、メールを送る」とルーティンを設定しておけば、面倒なPDF化やメールの送信を自動化できます。その他にも、資料の古いバージョンの自動削除を設定できるなど、管理の手間やムダを削減する機能が満載です。

アクセス権限も柔軟に設定できるため、セキュリティが気になる企業にも向いています。

• 文書のライフサイクルを自動化
• 柔軟なアクセス権限を設定可能
• ワークフローを設定可

Documal SaaSは、パブリック・プライベート環境から選べる総合的な文書管理システムです。文書作成時に必要なワークフローを設定することで、書類承認のプロセスを効率化できます。さらに、文書に有効期限を設定しておけば、期限の切れた文書の自動廃棄も可能です。アクセス権限を柔軟に設定できるため、社内外の情報共有を円滑に進められます。

• 総合的なグループウェア
• スマートフォン対応
• 充実のサポート体制

eValue Vは、ドキュメント管理はもちろん、ワークフロー・スケジューラ・コミュニケーションに対応しているワークフローシステムです。

とくにサポートの充実さが特徴で、専属エンジニアによるフォローを受けられます。画面共有によるサポートも行ってもらえるため、はじめて文書管理システムを導入する企業も安心して利用できます。

オンプレミス版とクラウド版があり、どちらも30日間の無料体験が可能です。

• 外部への流出を徹底的に遮断
• CDM ポリシーの設定・適用
• 対象アプリケーションを制御

セキュアSAMBA proは、「CDM」を採用している文書管理システムです。Office ファイル、PDF、Auto CAD ファイルなどを強制的に管理下のファイルサーバーに収集して運用することで、セキュリティを強固に保ちます。

その他、ユーザー別にポリシーを3段階に設定可能です。USBや外付けハードディスクなどの記録メディアへのファイル保存を遮断することで、外部流出を防止できます。

REXファイルファインダーは、検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。 直感的に目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。

ファイルサーバーだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとして使用可能です。

ConTrackは、システム開発におけるドキュメント管理を得意とする文書管理システムです。システム開発の各フェーズで作成する要件定義書、設計書、プリグラムソース、テスト仕様書などの文書を関連付けて管理できます。

現場での使いやすさを念頭に開発されており、視覚的にわかりやすく直感的なインターフェースが特徴です。文書の変更履歴も確認できるため、トラブルの防止に役立ちます。また、RedmineやJira Softwareなどのプロジェクト管理ツールとも連携できるため、大掛かりなプロジェクトにおける文書管理にも対応可能です。

フリープランのある文書管理システムおすすめ

• 見やすく操作性が高いUI
• 10ユーザー、2GBまで無料利用可能
• アドオンを追加して機能拡張が可能

Confluenceは、オーストラリアのAtlassian社が提供する総合型ワークスペースサービスです。無料プランでは2GBまで利用可能です。

Microsoft OfficeやGoogle ドライブなど、さまざまなアプリと連携可能なため、現在使っているシステムと競合しにくいメリットがあります。

また、文書作成の効率化に役立つテンプレートも豊富に用意されています。

• ファイル管理に特化したUI
• ファイル復元に対応
• 暗号化された高いセキュリティ

Dropboxは、世界規模での導入実績を誇る文書管理アプリです。とくにファイル管理に特化しており、パソコンのフォルダのような階層構造による書類の管理ができます。

無料プランでは、2GBの暗号化されたストレージを使用可能です。誤ってファイルを削除してしまった場合でも、復元できる機能が搭載されています。

また、Dropboxアカウントを持っていないユーザーにもファイルを共有できるため、ファイルの保管だけでなく、共有にも役立ちます。

オープンソースの文書管理システムを使うメリット

文書管理システムを使うメリットには、次の5つがあります。

• 目的の文書を検索で素早く探せる
• 誤って旧版の書類を使うリスクが減る
• ペーパーレス化によるコスト削減
• セキュリティ強化
• 文書の共有や承認が楽になる

それに加え、オープンソースの文書管理システムは無料で使えるため初期費用や月額費用がかかりません。

また、使いやすいように機能をカスタマイズできる柔軟性もあります。サポートを受けられないデメリットはありますが、技術力が高く、自力で導入できる場合は、お得に文書管理システムを導入できる点はメリットです。

文書管理に時間やコストがかかってしまっている場合、文書管理システムを導入することで、業務改善が期待できるため、ぜひ導入を検討しましょう。

こちらの記事では、文書管理システム導入のメリットをさらに詳しく紹介しているので参考にしてみてください。

オープンソースの文書管理システムを導入するデメリット

一般的な文書管理システムを導入する際のデメリットとして、運用コストが挙げられます。導入コストには、初期費用と月額費用の2種類あります。文書管理システムによって料金プランも違うため、会社にあったサービスを選びましょう。

また、オープンソース型の文書管理システムを使う場合、次の3つのデメリットも意識しておかなければなりません。

• セキュリティに不安が残る
• サポートを受けられない
• 導入やカスタマイズに時間がかかる

セキュリティに不安が残る

オープンソースの文書管理システムは、セキュリティに不安が残ります。

一般的な文書管理システムであれば、運用会社がセキュリティを管理し、もしものときに対応してもらえます。

しかしオープンソースの場合、提供元がセキュリティを管理してくれるわけではありません。技術力が高ければ、ハッキングに備えられますが、そうでない場合、情報流失を引き起こしてしまう可能性もあります。

サポートを受けられない

また、オープンソースの場合、運営のサポートを受けられません。そのためシステムエラーが生じたり、誤って文書してしまったりと、トラブルが発生したときも社内で対処しなければなりません。

とくに重要な書類管理する場合、注意が必要です。

導入やカスタマイズに時間がかかる

オープンソースの文書管理システムは、導入を社内で行わなければなりません。そのため、導入には一般的な文書管理システムを採用するよりも時間がかかってしまうでしょう。

また自由度が高く、カスタマイズできるメリットはありますが、カスタマイズをするには時間がかかります。そのため、すぐによい状態の文書管理システムを使いたい場合は、既製品を使ったほうがよいでしょう。

文書管理システム導入時の注意点

文書管理システムを導入する際には、次の点に注意が必要です。

• 運用ルールを決める必要がある
• 全部署で同一システムの導入が可能か

運用ルールを決める必要がある

文書管理システムを導入する際は、運用ルールを決めておく必要があります。

ルールを決めることで、必要なときに必要なデータをすぐに取り出せるようになります。また、権限を付与して閲覧の制限を設けることで、機密文書の情報漏えいを防ぐといったセキュリティの強化が可能です。

文書の中には法律で一定期間保存を義務付けられているものがあるため、運用ルールを決めておくことで適切に文書を管理でき、誤廃棄や紛失防止にもつながるでしょう。

運用ルールを決めたら、周知することも大切です。事前に周知しておかなければ、コミュニケーショントラブルが発生したり、書類整理が追いつかなかったりと、不都合が生じます。そのため、運用ルールは前もって作成し、従業員に周知しておきましょう。

全部署で同一ソフトの導入が可能か

文書管理システム導入にあたり、全社で同一のソフトを利用できるか確認する必要があります。

社内の全部署で同一のシステムを利用することで、部署を横断してドキュメントを管理できるようになります。すると、文書の検索が容易になり、他部署への問い合わせをする手間や時間を削減できるようになるといった効果につながり、業務効率化を実現できるでしょう。

そのため、文書管理システムを導入する際には、まず部署ごとにどのように書類管理をしているのかを把握します。そして、部署横断のチームを立ち上げて利用するサービスの検討や管理のルールを策定するとよいでしょう。

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文書管理システム、無料と有料どちらを選ぶべき？

「完全無料で使える文書管理システム」と「無料トライアル期間のあるクラウド型の文書管理システム・ソフト」、「フリープランのある文書管理システム」を紹介しました。

オープンソースとなると「機能が充実していないのでは？」と不安になるかもしれません。しかし、今回紹介した文書管理システムであれば、必要な機能はおおむね揃っています。

セキュリティ面には、やや心配が残るため、企業で文書管理システムを使う場合は、費用がかかっても既製品を使うのがよいでしょう。

無料トライアルを実施しているサービスであれば、失敗もしにくいため、まずは無料トライアルをお試しください。

有料サービス含め、さらにサービスを検討してみたい方に向けて、こちらの記事で文書管理システムのサービスをまとめ・比較しています。ぜひ参考にしてみてください。

どのような文書管理システムが使用されているのかを確認したい方は、次の記事にて文書管理システムのシェアをチェックしてください。

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