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・グループウェアはツール統合型、シンプル機能型、大規模組織型、ノーコード拡張型の4タイプに分かれる
・グループウェアのシェアランキング上位は「Microsoft 365」「サイボウズ Office」「Google Workspace」
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| Confluence |
|---|
 |
| ・社内の情報共有とコミュニケーションを1カ所に集約 ・エディターやテンプレートで用途に沿ったページを作成 ・共同編集機能やソーシャル機能でメンバーとやり取り可能 |
グループウェアとは
グループウェアとは、カレンダーやファイル共有、掲示板、稟議など、複数の機能をひとつのシステムとして統合し、組織内の情報共有を効率化するソフトウェアのことです。メンバー間のコミュニケーションや進捗管理、意思決定をサポートしてくれるシステムです。近年はクラウド型のシステムが増加しており、場所を問わずアクセスできる傾向にあります。
グループウェアの機能
多くのグループウェアには主に次のような機能が搭載されています。
上記は基本機能として備わっているケースが多いですが、たとえばAI関連の機能や外部ツールとの連携機能、BI・分析機能といった機能は搭載する製品が限られます。サービスを選ぶ際は、基本機能のみで現状の課題が解決できるのか、他にも機能が必要なのかを確認しましょう。
グループウェアの導入が適している企業
グループウェアの導入が適しているのは、情報共有の手間やミスが業務効率を下げている企業です。
- 部門ごとに異なるツールを使っている
- 予定調整、ファイル共有、稟議の承認に時間がかかる
- リモートワークでの業務や拠点間連携に課題がある
社員数が増え、情報が個人や部署に閉じてしまっている企業では、グループウェアの導入により「情報の一元管理」「リアルタイム共有」「業務の見える化」を実現できます。
グループウェアの選び方・タイプ
グループウェアを比較する際は、どのような課題があるのかを基準に、ツール統合型、シンプル機能型、大規模組織型、ノーコード拡張型のいずれかに絞り込むことをおすすめします。
| タイプ | 特徴 | 向いている企業 |
|---|---|---|
| ツール統合型 |
・メール、カレンダー、会議など、日常業務で利用する主要なツールをクラウド上で一元管理 ・システム間連携・シングルサインオンなど、IT基盤としても機能 |
・社内のツールがバラバラで情報が散らかっている企業 ・リモートや拠点間で同じ環境を整えたい企業 |
| シンプル機能型 |
・スケジュール共有、掲示板、ワークフローなど、必要最低限の機能を直感的に使える ・導入コストが低く、日本企業の文化(稟議・回覧・押印など)に合わせて設計 |
・中小企業 ・小規模でもすぐに導入を進めたい企業 |
| 大規模組織型 |
・組織階層、承認経路、権限設定など複雑な管理にも対応 ・大人数でも混乱しないワークフローとアクセス制御を備える |
・大企業 ・複数部門やグループ会社で統一運用したい企業 |
| ノーコード拡張型 |
・業務アプリや申請フォームを構築可能 ・部署ごとの業務(申請、顧客管理、在庫管理など)を柔軟にデジタル化 ・Excelによる管理からの脱却や業務の自動化が得意 |
・開発リソースなしで業務を可視化・自動化したい企業 ・業務フローを柔軟にシステム化したい企業 |
ツール統合型
ツール統合型のグループウェアは、メール・会議・ファイル共有など業務ツールをクラウドで一元化でき、情報が散らかる課題を解消する機能が備わっています。
社内外の連携をスムーズにしたい企業や、拠点やリモートを含む企業に最適です。
・使えるOffice
・Google Workspace
・Zoho Connect
・Lark
・LINE WORKS
シンプル機能型
シンプル機能型のグループウェアは、スケジュールや掲示板など必要最低限の機能を備え、誰でも直感的に使えるのが特徴です。
ITリテラシーに差がある職場や、中小企業・小規模組織に向いています。
・SMALT OFFICE
・desknet’s NEO
・J-MOTTO
・NI Collabo 360
・GRIDY
・クロジカスケジュール管理
大規模組織型
大規模組織型のグループウェアは、複雑な承認経路や階層構造、権限管理に対応し、全社統制を支援します。
部署数や社員数が多く、グループ会社間の情報共有を標準化したい企業に最適です。
・Knowledge Suite
・rakumo for Google Workspace
ノーコード拡張型
ノーコード拡張型のグループウェアは、ノーコードで業務アプリを自作でき、Excel業務を効率化します。
現場主導で申請や管理をシステム化し、柔軟に業務改善したい企業に適しています。
・AppSuite
・monday.com
・Confluence
・楽々Webデータベース
アプリ制作に特化したシステムが必要であれば、ノーコードやローコードで開発できるツールもおすすめです。
・
ノーコード開発ツールの比較
・
ローコード開発ツールの比較
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グループウェアを導入するのは初めてですか？
グループウェアのシェア No.1は「Microsoft 365」
グループウェアの導入に携わった1,704人を対象に、BOXILが独自にアンケート※1を実施し、導入しているグループウェアを調査しました。
シェアがもっとも多かったのは、
Microsoft 365
で14.72%。
その後に
サイボウズ Office
が12.86%、
Google Workspace
が7.21%、
kintone
が4.93%、
LINE WORKS
が4.93%、
desknet’s NEO
が4.27%と続きます。これら6社で全体の48.92%を占めていました。
上位を占めるグループウェアは、コミュニケーション機能からファイル共有、スケジュール管理、業務アプリケーション連携まで包括的に提供し、多様な業種・規模の組織に対応できる統合性を備えています。とくにMicrosoft 365は、使い慣れたOfficeアプリケーションとの高い連携性や、Teams・OneDriveなどの包括的なツール群による一元管理が評価されており、クラウドベースでありながらオフライン環境でもシームレスに連携できる点が強みです。
※調査概要：インターネット調査にてグループウェアの導入に携わった全国20〜60代の1,704人へ実施。本調査の期間は2025年6月17日〜19日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある
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グループウェアの比較ポイント
それぞれの項目について詳しく説明します。
機能の有無
グループウェアの選定時は、ほしい機能を洗い出して各サービスに搭載されているか確認しましょう。その際、必ずほしい機能と可能ならほしい機能に分けるのがおすすめです。ほしい機能を満たすグループウェアがない場合に、その機能を内製したり他ツールで後から導入したりする手段を検討するためです。
コミュニケーション関連の機能
| 機能 (リンクから個別システムの紹介へ移動) | 詳細 |
|---|---|
| ビジネスチャット | 企業内外の人とコミュニケーションをとるチャットツール。社内SNSと呼ばれることも |
| Web会議 | 音声や映像を介してオンラインにて会議をする機能 |
| メール配信 | メールを送受信する機能 |
| 社内Wiki | 社内間にてナレッジを蓄積するための文書作成機能 |
| 社内掲示板 | 社内間にてお知らせや共有事項を書き留める機能 |
| スケジュール管理 | 打ち合わせや外出予定を管理する機能 |
| 在席・離席の確認 | 出退勤、休憩の状況を確認する機能 |
| メモ | 主に自分用のオンラインで閲覧できるメモ |
【関連記事】
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チャット機能のあるグループウェア比較
・
掲示板のあるグループウェア比較
・
スケジュール管理のあるグループウェア比較
・
Google カレンダーと同期可能なグループウェア
情報共有関連の機能
| 機能 (リンクから個別システムの紹介へ移動) | 詳細 |
|---|---|
| オンラインストレージ | Web上でファイルを保存したり共有したりする機能 |
| 文書管理 | ファイルのなかでも主に機密性の高い書類を保管する機能 |
| 日報管理 | 日報を提出し閲覧する機能 |
| プロジェクト管理 | プロジェクトの進捗状況をカレンダーや工数をもとに管理する機能 |
| タスク管理 | やるべき作業をとりまとめる機能 |
| レポート管理 | 報告書の作成や管理をする機能 |
| アンケート作成 | 主に社内向けのアンケートやテストを作成し回収する機能 |
| アドレス帳 | 取引先や社員の連絡先を登録したり検索したりできる機能 |
| 議事録作成 | 会議の要点や決定事項をまとめる機能。テンプレートがあることも多い |
| 組織図共有 | 社員のメンバー構成を図示し共有する機能 |
【関連記事】
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ファイル共有のあるグループウェア比較
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タスク管理のあるグループウェア比較
申請やそのほか業務に役立つ機能
| 機能 (リンクから個別システムの紹介へ移動) | 詳細 |
|---|---|
| 会議室予約 | 会議室の利用状況を閲覧したり予約したりできる機能。カレンダー機能にて代用されることもあります |
| ワークフロー(稟議) | オンラインにて稟議を上げるための機能 |
| 経費精算 | 経費の申請や承認、却下、修正などが可能な機能 |
| 勤怠管理 | 出勤状況を管理する機能。Web打刻、ICカード、生体認証など多様な種類があります |
| 社内ポータル | よく使う機能やレポートをトップページにとりまとめる機能 |
| 安否確認 | 災害時や緊急時において従業員と連絡がつくか確かめる機能 |
【関連記事】
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ワークフロー（稟議）のあるグループウェア比較
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経費精算のあるグループウェア比較
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勤怠管理のあるグループウェア比較
・
安否確認のあるグループウェア比較
そのほか、 グループウェアの機能について詳しく知りたい方はこちら にて確認できます。
機能が不十分な場合
システムを検討する段階で要件を満たせない場合は、他のツールで代替したり、新たに作成したりする方法もあります。
要件から漏れてしまう場合には、あわせてこれらの方法も検討してください。また、システム導入時に要件をすべて満たせなくても、後から調整できる場合があることを念頭に置いておくと良いでしょう。
| 方法 | 特徴 | おすすめの状況 |
|---|---|---|
| 他機能で代替 | 別途費用がかからないのでコスト削減できる | 代替可能である状況 |
| 別途サービスを導入 | 専用のサービスであるため機能が充実 | 不足している機能を代替ないし制作しにくい状況 |
| 「アプリ作成型」で制作 | 社内の独自システムを非エンジニアでも作れる | 少量の表やページ作成で十分な状況 |
| スクラッチ開発(ゼロから開発) | 自由度は高いものの費用と工数がかかる | 複雑なシステムがどうしても必要な状況 |
料金プラン（クラウド型とオンプレミス型）
グループウェアの料金相場はおおよそ次のとおりです。 クラウド型 は初期のサポート費用とアカウントの年額ないし月額料金がかかります。一方の オンプレミス型 は初回のソフトウェア費用とサーバーをメンテナンスするランニングコストが発生します。
| クラウド型 | オンプレミス型(パッケージ型) | |
|---|---|---|
| 初期費用 | 0～5万円程度 | 数十万～数百万円程度(1ユーザーあたり数千～1万円前後) |
| 年額費用 | 1ユーザーあたり3,000円〜12,000円程度 | 数万～十数万円程度(1ユーザーあたり数百～2,000円程度) |
| おすすめの企業 | 中小企業〜大企業 | 大企業・セキュリティ要件が厳しい企業 |
※従業員数が500〜1,000名程度の場合
中小企業であれば、初期費用を抑え、サーバーのメンテナンスに注力せずに済むクラウド型が適しています。中堅企業や大企業の場合、ソフトウェアの管理コストを抑えたい場合はクラウド型、セキュリティ要件をクラウド型で満たせない場合はオンプレミス型を検討するとよいでしょう。
【関連記事】
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グループウェアの費用相場
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無料のグループウェア
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オープンソースのグループウェア
現場従業員にとっての操作性
グループウェアは多くの従業員が使うため、操作性が重要となります。クラウド型のサービスは無料トライアルがあるため、とくにパソコンに不慣れな方や 外国語を母語とする方 などに、実際に操作してもらう機会を設けるとよいでしょう。
スマートフォン版 がある場合には、あわせてスマートフォンの操作がしやすいかも確認します。
セキュリティや内部統制
秘匿情報が集約されるグループウェアにおいて、 セキュリティ や内部統制の観点は欠かせません。セキュリティ観点では、デバイスやIPアドレスによるアクセス制限、ぜい弱性の定期的な診断などがなされているかチェックします。内部統制の観点ではISOやSOC、プライバシーマークを参考にあたりをつけるとスムーズです。
導入前後のサポート
グループウェアを利用する場面は多いため、わからないことが発生した際にサポートしてもらえる体制が重要です。導入前にセットアップをスムーズにするためのレクチャーをしてもらったり、導入後に不明な点や緊急で解決したい点が発生した際にフォローしてくれるか調べます。ITサービスの比較サイトで口コミをみるのもよいでしょう。
サービス比較はここからが本番！複数社のグループウェアの資料をダウンロードし、あなたのビジネスに最適なサービスの機能と料金、実績をより詳しく確認しましょう。
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グループウェアの比較6選【ツール統合型】
ツール統合型のグループウェアには、知名度の高いサービスが多くあります。Googleのドキュメントやスプレッドシートを利用したい場合は「Google Workspace」、WordやExcelの利用を重視する場合は「Microsoft 365」が便利です。また、コストを抑えたい場合は「Zoho Connect」、バックオフィス機能も活用したい場合は「Lark」をご検討ください。
Google Workspace
- ビジネス上のやり取りや共同作業をリアルタイムにまとめて管理
- コンテンツの作成や要約、タスク合理化などをサポートする生成AI
- マルウェアや迷惑メールの自動ブロックといった高度なセキュリティ機能が充実
Google Workspaceの口コミ・評判
Microsoft 365 (旧称 Office 365)
- WordやExcelをオンラインで利用可能
- バージョンの管理や更新作業が不要
- 豊富なプランでアプリやセキュリティ要件を選べる
Microsoft 365 (旧称 Office 365)の口コミ・評判
詳しくは Microsoft 365とは をあわせて調べるとよいでしょう。
使えるOffice
- Outlook画面のまま利用できる中小企業向けのグループウェア
- メールやカレンダーなどの基本機能を完備
- データはすべて国内のデータセンターで管理
Zoho Connect
- 同社CRMやMAツールとも連携できる
- マニュアル作成機能がある
- 1人あたり40円という低価格で、エンタープライズでも1人あたり100円から使える
Zoho Connectの口コミ・評判
Lark – グッドウェーブ(販売代理店)
- メッセージ、ビデオ会議、ドキュメント、ワークフローなどを統合
- ボット機能でリマインダー送信やメッセージ掲載をサポート
- 各ツールが連携、ノーコードによる機能拡張も可能
LINE WORKS
- LINEの操作感で使えるビジネスコミュニケーションツール
- 予定共有や設備予約がスムーズに行えるカレンダー機能
- ユーザー数30人までのフリープランあり
グループウェアの比較7選【シンプル機能型】
シンプル機能型のグループウェアはサイボウズ Office、desknet’s NEO、J-MOTTOグループウェア、NI Collabo 360、GRIDY、クロジカスケジュール管理です。サイボウズ Officeはより機能の充実したGaroonも提供しているため、必要にあわせてチェックするとよいでしょう。
サイボウズ Office
- 累計導入社数80,000社※
- ユーザーごとの機能ON／OFFの切り替え管理が可能
- 未読一覧が表示されることで、いま対応すべき情報がすぐにわかる
※出典：サイボウズ「 サイボウズ Office｜中小企業の”チーム力”を強化するグループウェア 」（2026年6月30日閲覧）
サイボウズ Officeの口コミ・評判
SMALT OFFICE
- 社内の情報共有や日常業務を一元管理できる国産グループウェア
- ノーコードで日報や在庫管理などの自社専用アプリを作成・運用可能
- クラウド環境とオンプレミス環境、運用方針やセキュリティ要件に応じて選択可能
desknet's NEO
- 徹底した現場主義で直感的に使える
- 高性能かつ高信頼性
- デスクネッツは安心のセキュリティ環境
desknet’s NEOの口コミ・評判
J-MOTTOグループウェア
- 1ユーザー月額220円から26機能を提供
- 45,000社以上※導入のノウハウ、充実のサポート体制
- 高度な運用環境とセキュリティ対策
※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「 J-MOTTOグループウェア 公式サイト 」（2026年6月30日閲覧）
J-MOTTOグループウェアの口コミ・評判
必要な機能を足していく中で、追加料金などのない良心的な価格設定がとても気に入りました。
小規模からためせるのが助かります。
NI Collabo 360
- 多機能のうえグローバル対応や企業間での連携にも対応
- 運用に合わせカスタムできるポータル画面
- 機能を横断して検索できる横断検索機能
NI Collabo 360の口コミ・評判
GRIDYグループウェア
- 組織や権限によって情報の「見せる・見せない」を自動で制御
- 企業間を飛び越えたセキュアな情報共有が可能
- 最短5分で登録、簡単に導入できる
GRIDYグループウェアの口コミ・評判
クロジカスケジュール管理
- カレンダー共有と日程調整機能に必要な機能を追加可能
- URL共有後、都合のよい日時を選んでもらうだけで日程調整
- 設定条件に応じた候補日程を自動抽出
クロジカスケジュール管理の口コミ・評判
グループウェアの比較3選【大規模組織型】
大規模組織型のグループウェアは、稟議を細かく設定できたりセキュリティに力を入れていたりします。オンプレミス型で導入できるケースが多いですが、随時セキュリティアップデートしてくれるクラウド型もおすすめです。
Garoon
- サイボウズの大企業向けのグループウェア
- 直観的な操作でだれでも使いやすい
- 大規模組織の情報管理に適した管理機能
Garoonの口コミ・評判
Knowledge Suite
- ユーザー数無制限
- 名刺管理の機能に対応
- 営業、社内コミュニケーションに必要なシステムを統合連携
Knowledge Suiteの評判・口コミ
rakumo for Google Workspace（Basicパック、Suiteパック）
- Google Workspaceと組み合わせて利用するクラウド拡張ツール
- 経費精算やワークフロー、勤怠管理などのコア業務を更に使いやすく
- ユーザー情報はGoogle Workspaceの情報をそのまま利用可能
rakumo for Google Workspaceの口コミ・評判
グループウェアの比較5選【ノーコード拡張型】
グループウェアをより柔軟に使いたい企業にはノーコード拡張型がおすすめです。kintoneは同じ提供会社がサイボウズ OfficeとGaroonを提供しているため、組み合わせて使うのも便利です。AppSuiteとdesknet’s NEOも同様なため、比較時には視野に入れておくとよいでしょう。
kintone
- 業務に必要なシステムを直感的に作成でき、チーム内で共有して使える
- 通知やスレッドを使ってスピーディーに情報共有ができる
- 顧客管理、出張申請、業務日報など幅広い用途に対応
kintoneの口コミ・評判
AppSuite
- 業務を簡単にシステム化できる
- 業務を見える化・見せる化できる
- 複雑なアプリを構築できる
AppSuiteの口コミ・評判
monday.com
- タスクやプロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットなどを一元管理
- 必要な要素を組み合わせ部門を横断した協業環境をカスタマイズ構築
- タスク進捗の可視化でチームの生産性向上
monday.comの口コミ・評判
Confluence
- 社内に点在する情報やナレッジ、コンテンツを集約
- コメントや共同編集機能などでコラボレーションもまとめて管理
- 企画書や議事録、稟議書、ブログなど多様なテンプレートを搭載
Confluenceの口コミ・評判
楽々Webデータベース
- 今までどおりExcelを活用した運用を実現
- 複数シートのデータを共有化
- データ登録や更新時に自動でメール通知
楽々Webデータベースの口コミ・評判
「BOXIL SaaS AWARD Autumn 2025」の受賞サービス
「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL」が毎年3月4日を「SaaSの日（サースの日）」と定め、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。
今回の「BOXIL SaaS AWARD Autumn 2025」は、2024年7月1日から2025年6月30日までの1年間で新たに投稿された口コミを審査対象としており、計161サービスに、ユーザーから支持されるサービスの証としてバッジを付与しました。
Good Service 受賞サービス一覧 | ||
|---|---|---|
| desknet’s NEO | kintone | Google Workspace |
| rakumo for Google Workspace（Basicパック、Suiteパック） | Microsoft 365 (旧称 Office 365) | Garoon |
| サイボウズ Office | Confluence | SharePoint |
【Good Service】：「BOXIL」上に投稿された口コミを対象に、各カテゴリで総得点の高いサービスに対してスマートキャンプから与えられる称号です。
口コミ項目別No.1 受賞サービス一覧 | |
|---|---|
| お役立ち度No.1 | サイボウズ Office |
| サービスの安定性No.1 | Google Workspace |
| カスタマイズ性No.1 | サイボウズ Office |
| 使いやすさNo.1 | desknet’s NEO |
【口コミ項目別No.1】：「BOXIL」上に投稿された「口コミによるサービス評価」9項目を対象に、各カテゴリ、各項目において一定の基準を満たしたうえで、もっとも高い平均点を獲得したサービスに対して、スマートキャンプから与えられる称号です。
＞＞BOXIL SaaS AWARD Autumn 2025の詳細はこちら
グループウェアのメリット
グループウェアのメリット を一言でまとめると、コミュニケーションに必要なツールをまとめて導入できることです。具体的には次のようなメリットがあります。
- 情報やノウハウの共有がスムーズ
- ペーパーレス化でコスト削減
- クラウドならテレワークも円滑
- Web会議で生産性を向上
- ワークフローで承認作業を簡略化
これらのメリットにより、社内でのやり取りを効率化でき業務推進のスピードを向上させられます。
グループウェア導入の注意点
グループウェアを導入する際は、機能や価格だけでなく定着や運用まで見据えた計画が重要です。下記の点を意識することで失敗を防げるでしょう。
- 導入前に各部門の業務フローや課題を整理し、「何を改善したいか」を明確にする
- 必要機能を洗い出し、導入候補の製品の機能を確認する
- 操作研修やFAQ整備など、利用促進の仕組みを整える
- セキュリティ・権限設計を事前に検討する
導入して終わりではなく、継続して活用される仕組みづくりこそが重要です。
グループウェアに関するよくある質問
もっとも人気のあるグループウェアツールはどれですか？
グループウェアの導入に携わった1,704人を対象にしたBOXILの独自調査では、シェアがもっとも多かったのは、 Microsoft 365 で14.72%となりました。
シェアランキングについては、 グループウェアのシェア No.1は「Microsoft 365」 の見出しで詳しく解説しています。
無料で使えるグループウェアはありますか？
グループウェアは有料のサービスが多いものの、完全無料で使用できるサービスも存在します。
たとえば下記は完全無料で使用できるグループウェアです。ただしユーザー数やデータ容量に制限があることに注意しておきましょう。
- R-GROUP
- GRIDYグループウェア
- GroupSession
- e-Broad office
- サークルスクエア
グループウェアの比較ならBOXIL
グループウェアは多くの機能が搭載されているため、一度導入するとシステムの入れ替えが難しくなりがちです。
必要な機能を丁寧に洗い出し、導入時の失敗を防ぐようご注意ください。
サービス比較を負担に感じているのであれば、BOXILでの資料請求がおすすめです。BOXILならサービス提供会社が作成した紹介資料をまとめて入手できます。
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BOXILとは
BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「 BOXIL SaaS 」、ビジネスメディア「 BOXIL Magazine 」、YouTubeチャンネル「 BOXIL CHANNEL 」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。
BOXIL会員（無料）になると次の特典が受け取れます。
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