【2023年】グループウェアを徹底比較！機能・選び方を解説

グループウェアのタイプ

グループウェアは、導入目的に応じて次の3つのタイプに分類できます。

	導入目的	内容
タイプA	最低限の機能で安く利用したい	既存のツールがほとんどないため、取り急ぎグループウェアを導入したい企業
タイプB	社内システムと連携して効率化したい	既存のビジネスチャットやオンラインストレージなどがあるため、各システムと連携して社内のコミュニケーションをより円滑にしたい企業
タイプC	自社仕様にシステムをカスタマイズしたい	業界や業種のために独自の機能を有したシステムを作りたい企業

自社に当てはまるタイプを確認したら、比較表で要件に合うサービスを探してみましょう。

おすすめグループウェアの比較表

グループウェアの失敗しない選び方

グループウェアの選び方で迷わないよう、自社に合ったツールを探せる手順をまとめました。

1.必要な機能を洗い出す

グループウェアを選ぶ際は、自社に必要な機能の要件を洗い出してから比較するのがおすすめです。以下のリストを使って洗い出しておきましょう。

2.予算を決める

グループウェアの各社の最安料金は1人あたり300〜2,000円、月額固定料金のサービスだと5,000〜50,000円です。機能の充実度によっては上位のプランが必要になり、費用も増加します。グループウェアの導入に使える予算を確認しておきましょう。

^{※料金相場は本記事に掲載しているサービスの料金を参考にしています。}

3.要件に合う企業へ資料請求する

これまで確認した内容を踏まえて、ボクシルの比較表で要件に合うグループウェアを探しましょう。

4.試験導入で社内評価を確認し、本導入するサービスを決める

絞り込んだサービスを試験導入し、実際の使用感を確かめてください。従業員からの評価も併せて確認し、本導入するサービスを選定しましょう。

おすすめのグループウェア

無料で利用できるサービスや英語対応など、各項目でおすすめのグループウェアを紹介します。評判・口コミの評価が高いサービスを厳選しました。

無料のおすすめグループウェア

無料サービスで検討する場合は、利用できる人数や利用できる機能、データ容量などを選定の軸として選ぶと良いです。無料のグループウェアは上記の内容で利用制限があるので、なるべく自社の導入基準に合ったサービスを選びましょう。

次のサービスは、機能数が多く無料でも使いやすいのでおすすめです。

• 組織や権限によって情報の「見せる・見せない」を自動で制御
• 企業間を飛び越えたセキュアな情報共有が可能
• わずか5分で登録、簡単に導入できる

小規模・中小企業におすすめグループウェア

小規模・中小企業向けのグループウェアを検討する場合は、企業規模や働き方に合っているかを選定の軸にすると良いです。また、費用を下げたいのであれば、多くの機能を網羅しているグループウェアをおすすめします。個別にシステムを追加導入せずに済むためです。

次のサービスは、10ユーザーまでで年額20,000円、20ユーザーまでで年額30,000円と人数が少ない場合に費用対効果が高くなるため、中小企業におすすめできます。

• 1ユーザーあたり月額150円から25機能を提供
• 約4,000社^※導入のノウハウ、充実のサポート体制
• 高度な運用環境とセキュリティ対策

※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「J-MOTTOグループウェア 公式死後」（2022年12月22日閲覧）

英語対応のおすすめサービス

英語対応のグループウェアを検討する場合は、海外利用できるか、海外拠点の内部統制に対応できるかを確認するとよいでしょう。

次のサービスは、数十カ国の言語に対応しており多くの方にとって使いやすいシステムだといえます。グローバルで使われることを前提に、セキュリティや内部統制を意識して設計している点は海外拠点での活用を見据えると強みだといえるでしょう。

• Google ドライブやGoogle スプレッドシートを搭載
• 各ツールが連携や拡張機能に対応
• オフラインでも利用可能

グループウェアの一覧

個別で紹介できなかったおすすめのグループウェアを一覧で紹介します。

• サイボウズの大企業向けのグループウェア
• 直観的な操作でだれでも使いやすい
• 大規模組織の情報管理に適した管理機能

• 36^※の機能を実装
• 運用に合わせカスタムできるポータル画面
• 機能を横断して検索できる横断検索機能

※NI Collabo 360公式サイトより（2022年8月時点）

• メッセージ、ビデオ会議、ドキュメント、ワークフローなどを統合
• ボット機能でリマインダー送信やメッセージ掲載をサポート
• 各ツールが連携、拡張に対応

※Lark公式サイトより（2022年7月時点）

• WordやExcelをオンラインで利用可能
• バージョンの管理や更新作業が不要
• 豊富なプランでアプリやセキュリティ要件を選べる

詳しくはMicrosoft 365とはをあわせて調べるとよいでしょう。

• 徹底した現場主義で直感的に使える
• 高性能かつ高信頼性
• デスクネッツは安心のセキュリティ環境

※出典：ネオジャパン「グループウェア desknet's NEO（デスクネッツ ネオ 公式サイト）」（2022年6月16日閲覧）

• 自社の業務をかんたんにシステム化できる
• 業務を見える化・見せる化できる
• 複雑なアプリを構築できる

• スケジュールやお知らせをポータル画面に集約し社内共有
• 出退勤打刻や設備管理、回覧の代理承認などの機能を標準搭載
• 経費申請や電子署名など豊富なオプション機能の選択追加が可能

• カレンダー共有と日程調整機能に必要な機能を追加可能
• URL共有後、都合のよい日時を選んでもらうだけで日程調整
• 設定条件に応じた候補日程を自動抽出

※Aipo公式サイトより（2022年7月時点）

• タスク管理や進捗共有
• リマインダーやメッセージ機能つきのタスク管理
• 40以上のシステムと連携

• 同社CRMやMAツールとも連携
• マニュアル作成機能あり
• 1人あたり120円からと低価格

• 統合全文検索機能で探しやすい
• アクセス権限を柔軟に設定可能
• スケジュールにタスクや施設の予約を紐づけて管理

• 災害に強いIT環境を実現
• 管理者の運用・管理負担を軽減
• ワークフローやドキュメント管理を搭載

• 累計導入者数70,000社^※
• ユーザーごとの機能ON／OFFの切り替え管理が可能
• 未読一覧が表示されることで、いま対応すべき情報がすぐにわかる

※出典：サイボウズ「サイボウズ Office公式サイト」（2022年8月9日閲覧）

• 業務に必要なシステムを直感的に作成でき、チーム内で共有して使える
• 通知やスレッドを使ってスピーディーに情報共有ができる
• マルチデバイス対応で、いつでもどこでも仕事ができる

• 企業内LANを活用して情報共有の効率化やコミュニケーション
• シンプルな画面で直感的な操作
• 既存システムとの連携や独自のカスタマイズ

• 20以上の機能
• CRMやタイムカード、年末調整も
• 暗号化通信、二段階認証、IP制限によるセキュリティ体制

• トラブル時には約400の拠点^※からサポート
• 人事システムとの連携
• オンプレミスでの導入

グループウェアとは

グループウェアとは、コミュニケーションを円滑化するための機能を複数搭載したシステムで、ビジネスチャットやスケジュール管理などが含まれます。コミュニケーションの基盤を整えるのに便利なほか、独自の機能を自作できるグループウェアも存在します。

グループウェアの機能

グループウェアには次のような機能が含まれています。具体的には、コミュニケーションのためのビジネスチャットやWeb会議システム、情報共有のためのオンラインストレージやプロジェクト管理などが存在します。グループウェアを導入する際には、既存のシステムを連携するか、解約するか判断しましょう。

グループウェアの基本機能一覧

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入するメリットには大きく次の5つがあります。

• 業務情報・ナレッジの共有がスムーズ
• ペーパーレス化でコスト削減
• クラウド型ならリモートワークも円滑
• Web会議で生産性を向上
• ワークフローで承認作業を簡略化

詳細は、デメリットの紹介とあわせて次の記事で解説しています。

グループウェア導入の注意点

グループウェアを導入する際に注意すべき点をまとめました。必ず確認して導入時の参考にしてみてください。

注意点1：現場の従業員に使用感をヒアリングする

グループウェアの導入時には、実際にグループウェアを利用する方にトライアルをしてもらいフィードバックをもらいましょう。グループウェアは多くの従業員が利用することになるため、広範な人にとって使いやすいかがポイントです。

ぜひ、導入後に利用する従業員からの声を拾って選定に反映してください。導入してからの浸透までにかかる工数を減らせる可能性があります。

注意点2：必要な機能をこまかく洗い出す

グループウェアを導入するときに、必要な機能を関係する従業員からもれなくヒアリングしましょう。機能によっては、導入予定のグループウェアでは対応できない可能性があるためです。

グループウェアの場合は、既存のシステムとの連携を優先する場合もあります。いずれにしてもどのような運用をするのかを検討し、そこから逆算して必要な機能を洗い出しましょう。

グループウェア導入時の注意点をさらに確認したい方は、グループウェアの導入事例を参考にしてみて下さい。

グループウェアの口コミ数ランキング

BOXILでまとめているグループウェアのレビュー数のランキングを紹介します。サービス選びの参考にしてみてください。

グループウェアのシェア率

BOXILが実施したグループウェアの利用ユーザー50人を対象にしたアンケート^※によると、グループウェアのシェア率は、Microsoft 365が28%でトップでした。次点でサイボウズ Officeが22%、Garoonが10%と続いています。

※ 集計期間 2022年3月10日〜3月29日 「会社で利用経験のあるグループウェアに関する簡単なアンケート」をもとにスマートキャンプで集計

ここからは、シェア率の高いサービスはなぜ選ばれているのか、アンケートで得た回答をもとに解説します。

• 既存システムとの連携が便利
• Officeシリーズを使えるので浸透しやすい
• 海外拠点でも導入がしやすい

Microsoft 365が選ばれている理由としては、企業規模や国を問わず使いやすい点があげられます。なじみのあるExcelやWordを使える点はもちろん、社内ですでに利用しているシステムと連携しやすい点も評価されていました。また、セキュリティや内部統制、言語対応の観点から海外でも導入もしやすいのが魅力といえるでしょう。

• 日本企業で必要な掲示板やワークフローを搭載
• 中小企業で使われる機能を網羅
• スマートフォンに対応

サイボウズ Officeが選ばれている理由としては、日本企業で使いやすく老若男女はば広く扱える点が大きいです。具体的には、トライアルで年配の従業員に操作させたところ比較的慣れるのが早かった、シンプルでわかりやすく操作が簡単だったと評価されています。ワークフロー機能のような日本ならではの習慣に対応しているのも強みです。

• 費用対効果が高い
• カスタマイズが可能
• 民間企業だけではなく自治体にも導入

Garoonが選ばれている理由としては、とくに費用の安さが挙げられます。大企業向けのグループウェアではありながら、クラウドであるためオンプレミスのように初期費用がかからず、ライセンスでのディスカウントが効く点を評価されています。サイボウズ Officeと同じ提供会社であるため、機能面で不足のない点も特徴です。

グループウェア導入で失敗しないために

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

グループウェアについてのよくある質問

BOXILとは

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