【中小企業向け】グループウェアの比較6選 - 選び方

グループウェアとは

グループウェアとは、チャットツールやタスク管理ツールを使って業務効率を向上させるためのソフトウェア・ツールのことです。

スケジュール管理・ファイル共有、会議室予約など、業務を円滑に行うため必要な機能を搭載しています。インターネット経由で場所を選ばずアクセルできるSaaSが主流です。

中小企業におけるグループウェアのメリット

情報共有が進む

中小企業ではひとりあたりの担当が多く、社内共有も頻繁です。グループウェアをつかえば、チャットや掲示板で手軽に情報共有がすすみ、業務効率化が進みます。

リモートワークがスムーズに

社員数が少ない中小企業では、綿密にコミュニケーションを取れるかどうかが業務遂行の鍵になります。リモートワークではどうしても対面でコミュニケーションを取りにくくなりますが、グループウェアを使えば補える面は多いでしょう。

グループウェアの選び方（中小企業向け）

グループウェアの選び方のうち、中小企業が特に注意すべき点について触れながら解説します。詳細はグループウェアの概要を解説した記事でも紹介しています。

オンプレミス型よりクラウド型

中小企業におすすめのグループウェアはクラウド型です。

グループウェアの導入形態はクラウド型とオンプレミス型に大きく分かれます。クラウド型はサービス提供企業のサーバーにアクセスしてオンラインにて利用する形式、オンプレミス型は自社のサーバーにインストールして利用する形式です。

中小企業は、クラウド型を選ぶことで初期費用が安い点、サーバーのメンテナンスコストがかからない点において恩恵を受けられます。小さくはじめられるのが重要な中小企業は、クラウド型のグループウェアを選びましょう。

単体サービスよりグループウェア

中小企業では、ビジネスチャットをはじめとした単体のサービスより、グループウェアのようなパッケージ化されたサービスの導入がおすすめです。まとめて導入することでコストを抑えられ、連携にかかる工数を削減できます。

なお、リテラシーがある場合や無料サービスでまかなえる場合は、単体サービスの組み合わせを検討してもよいでしょう。

日本製と海外製は用途によって検討

日本製と海外製では大きな違いがあるものの、企業規模によって選び分けることはあまりありません。日本製は日本人の使い方に合っている、海外製はシステム連携しやすいメリットがあります。

お試し期間がある場合は実際に使ってみたうえで、欲しい機能が付いていて使いやすいツールを選びましょう。

トータルコスト

トータルコストを考え、場合によっては無料プランも検討しましょう。

クラウド型は初期費用がかからず、1ユーザーあたり月500円程度ですみます。ただし従業員の規模が大きくなってきたり、オプションが必要になったりすると、費用がかさむケースもあります。トータルでどの程度かかるか前もって考えておくことが大切です。

グループウェアの比較6選（中小企業向け）

今後の継続した成長が見込まれ、導入企業が増加していくであろうグループウェア。シェアも考慮に入れたおすすめのサービスを紹介していきます。

Microsoft 365（旧称 Office 365）は、Officeシリーズのアプリを月額課金で提供するグループウェアです。WordやExcelをはじめ、グループウェアも常に最新の状態で利用できます。自動的にアップデートが行われ、更新する手間がかからないのも特徴です。

「J-MOTTO」は、ネオジャパン開発のグループウェア「desknet's NEO」の低価格サービスです。desknet's NEOと同様にスケジュールや設備予約、文書管理、プロジェクト管理など25の豊富なアプリケーションを利用できるため、特に中小企業におすすめです。

サイボウズOfficeは、サイボウズが提供するグループウェアで、従業員が300人以下の企業におすすめのサービスです。月額利用料金が比較的低価格でありながら、スケジュールやワークフローなどのが標準搭載されており、スマートデバイスにも対応しています。 なお従業員規模が300人以上の企業には、同社のグループウェア「Garoon」がおすすめです。

Google Workspaceは、グーグルが提供する企業向けのグループウェアです。クラウド型で高度なセキュリティ管理のもと提供されています。チャット、ビデオ通話、ファイル共有、メールなどのアプリケーションを利用可能。違うデバイスやOS間でも同じファイルにアクセスできます。

kintoneは、サイボウズが手がけるクラウドサービスで、企業独自のアプリを制作できるのがポイントです。タスクや案件ごとにコミュニケーションする土台を作成できるため、運用にあった形態でシステムを構築可能。また、社外や取引先のメンバーを「ゲストユーザー」として招待し、やり取りする「ゲストスペース機能」もあります。

GRIDYグループウェアは、Knowledge Suiteの廉価版で無料にて利用できるグループウェアです。メール送信やプロジェクト管理といった基本的な機能はひととおり揃っているため、無料でも十分に利用可能。SFAやCRMとしても活用したい場合は、Knowledge Suiteを導入することでグループウェアとしての機能と組み合わせて利用できます。

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グループウェアで情報共有を促進

クラウドサービスが主流になったことにより、導入ハードルが低くなったグループウェア。中小企業向けの選び方に注目しながら自社に合ったツールを選択しましょう。

• オンプレミス型よりクラウド型
• 単体サービスよりグループウェア
• 日本製と海外製は用途によって検討

業務の効率化のためにもグループウェアの導入をおすすめします。

下のボタンから、グループウェアサービスの資料をまとめてダウンロードできます。グループウェアの記事で紹介しているサービスの詳細を一気に確認できるので、ぜひ利用してください。

下の記事では、この記事で紹介したサービス以外も含む、グループウェアのサービスを厳選して紹介しています。

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