【中小企業向け】グループウェアの比較 - 選び方

グループウェアとは、チャットツールやタスク管理ツールを使って業務効率を向上するためのソフトウェア・ツールを指します。近年はリモートワーク・テレワークが推進されたことにより、グループウェアを導入する企業が増加しました。そんなグループウェアの中小企業におすすめのサービスを厳選して紹介します。

グループウェアの選び方（中小企業向け）

グループウェアの選び方のうち、中小企業が特に注意すべき点について触れながら解説します。詳細はグループウェアの概要を解説した記事でも紹介しています。

オンプレミス型よりクラウド型

中小企業におすすめのグループウェアはクラウド型です。グループウェアの導入形態はクラウド型とオンプレミス型に大きく分かれます。クラウド型はサービス提供企業のサーバーへアクセスしてオンラインにて利用する形式、オンプレミス型は自社のサーバーへインストールして利用する形式です。

中小企業は、クラウド型を選ぶことで初期費用が安い点、サーバーのメンテナンスコストがかからない点において恩恵を受けられます。小さくはじめられるのが重要な中小企業は、ぜひクラウド型のグループウェアを選びましょう。

単体サービスよりグループウェア

中小企業においては、ビジネスチャットをはじめとした単体のサービスを導入するより、グループウェアのようなパッケージ化されたサービスを導入するほうがおすすめできます。コミュニケーションの改善に向けたサービスは、単体機能のサービスを導入する方法とグループウェアでまとめて導入する方法があります。

中小企業ならまとめて導入してコストを抑えられる点、連携にかかる工数を削減できる点からグループウェアの導入がおすすめです。なお、リテラシーがある場合や無料サービスでまかなえる場合は、単体サービスの組み合わせを検討してもよいでしょう。

日本製と海外製は用途によって検討

日本製のグループウェアと海外製のグループウェアには大きな違いがあるものの、企業規模によって選び分けることはあまりありません。日本製の場合は日本の商慣習に合致しているメリットが、海外製の場合はシステム連携しやすいメリットがあります。これらは、従業員がどちらを使いやすいかで判断するため、中小企業だからどちらを選ぶべきはあまりこだわらなくてよいです。

グループウェアの比較5選（中小企業向け）

今後の継続した成長が見込まれ、導入企業が増加していくであろうグループウェアですが、その選定に際してのポイントとなるよう、シェアも考慮に入れた注目のサービスを紹介していきます。

「J-MOTTO」は、ネオジャパン開発のグループウェア「desknet's NEO」の低価格サービスです。desknet's NEOと同様にスケジュールや設備予約、文書管理、プロジェクト管理など25の豊富なアプリケーションを利用できるため、特に中小企業におすすめです。

サイボウズOfficeは、サイボウズが提供するグループウェアで、従業員が300人以下の企業におすすめのサービスです。月額利用料金が1ユーザー500円〜と低価格でありながら、スケジュールやワークフローなどのが標準搭載されており、スマートデバイスにも対応しています。 なお従業員規模が300人以上の企業には、同社のグループウェア「Garoon」がおすすめです。

kintoneは、サイボウズが手がけるクラウドサービスで、企業独自のアプリを制作できるのがポイントです。タスクや案件ごとにコミュニケーションする土台を作成できるため、運用にあった形態でシステムを構築可能。また、社外や取引先のメンバーを「ゲストユーザー」として招待し、やり取りする「ゲストスペース機能」もあります。

GRIDYグループウェアは、Knowledge Suiteの廉価版で無料にて利用できるグループウェアです。メール送信やプロジェクト管理といった基本的な機能はひととおり揃っているため、無料でも十分に利用可能。SFAやCRMとしても活用したい場合は、Knowledge Suiteを導入することでグループウェアとしての機能と組み合わせて利用できるため便利です。

eValue V Airは、大塚商会が提供するeValue Vをクラウドで利用できるようにしたグループウェアです。ダッシュボードを作成すれば、予定やToDoリスト、売上レポートなど必要なデータをまとめて確認できます。料金プランは、ワークフローのみのプラン、ドキュメント管理のみのプラン、スケジュール管理とコミュニケーションも含めたプランなどががあり、適切な料金体系で導入可能。

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グループウェアで情報共有を促進

クラウドサービスが主流になったことによって導入ハードルが低くなったため、積極的にグループウェアの導入を検討されることをおすすめします。

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下の記事では、この記事で紹介したサービス以外も含む、グループウェアのサービスを厳選して紹介しています。

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