グループウェアとAIの連携でできること | AI搭載のグループウェア4選

グループウェアにAI（人工知能）の機能が搭載されると、チャットボットによる回答精度が向上したり文章作成をサポートしてくれたりします。これにより、人間が行っていた定型業務や情報処理はAIが代行。従業員は創造的な業務へ集中できるようになります。

そのようなAIについて、グループウェアでどのように活用できるか、メリットは何か、AI搭載のグループウェアは何があるのかを解説します。

グループウェアで活用できるAI

AIチャットボット

AIチャットボットは、顧客からの問い合わせや社内からの質問に自動で対応できるツールです。24時間365日対応可能なため、顧客満足度の向上や従業員の負担軽減につながります。また、過去の対応履歴から学習し、回答精度を向上させることも可能です。

生成AI

生成AIはテキストや画像、音声といったコンテンツを生成できるAIです。たとえば、マーケティング資料の作成やアイデア出し、翻訳作業などを効率化できます。また、顧客の行動履歴や購買データから、パーソナライズされたコンテンツの生成もできます。

各社独自のAI

そのほかには各社が独自に搭載している機能にてAIを活用できます。たとえば表計算ソフトで関数の入力を提案してくれたり、文書へ挿入するための画像を生成してくれたりといった具合です。

グループウェアとAIの連携によりできること

グループウェアとAIが連携することで多くの業務が効率化されます。AIは文章の作成やチェックを一次的に対応するのが得意です。人の目によるチェックは必要なものの、草稿を作る際に役立ちます。

たとえば次のような業務がグループウェアとAIの連携で効率化されます。

• メールの要約
• 文章の作成と添削
• 問い合わせの自動応答
• 表計算ソフトでの関数入力
• 議事録の作成

グループウェアとAIを連携させるメリット

グループウェアとAIを連携させて得られるメリットは次のとおりです。RPAやOCRでは自動化の難しかった分野での効率化も目指せるため、DXを推進してきた事業でも活用の幅はおおいにあります。

• 定型業務の自動化
• すばやく情報を検索
• スムーズなコミュニケーション
• データ分析による課題発見
• パーソナライズされた情報提供

グループウェアとAIを導入する際のポイント

生産性向上のためにAIツールやグループウェアを選定する際は、いくつかのポイントがあります。代表的なポイントについて解説します。

AI機能の充実度

自社の課題に合ったAI機能が搭載されているかを確認しましょう。チャットボット、データ分析、自動化など、さまざまなAI機能があります。業務プロセスを分析し、どの機能が最も効果的かを検討することが重要です。

連携性

既存のシステムやツールとの連携が可能かを確認しましょう。APIが公開されているか、連携実績があるかなどを確認することで、スムーズな導入と運用が可能になります。

拡張性

将来的なAI技術の進化に対応できる柔軟性があるかを確認しましょう。AI技術は日々進化しているため、将来的な機能追加やアップデートに対応できる製品を選ぶことが重要です。

セキュリティ

AIが扱うデータの安全性は非常に重要です。機密情報を扱う場合はセキュリティ対策が十分な製品を選びましょう。暗号化技術やアクセス制限など、セキュリティ機能が充実しているかを確認しましょう。

サポート体制

AIツールの導入や運用には専門知識が必要になる場合があります。導入支援や運用サポートが充実しているベンダーを選ぶことで、スムーズな導入と安定した運用が可能になります。

費用対効果

AIツールやグループウェアの導入費用と、それによって得られる効果を比較検討しましょう。初期費用だけでなく、運用費用や保守費用なども考慮し、総合的な費用対効果を評価することが重要です。

導入事例

類似業種での導入事例を参考にしましょう。導入事例を見ることで、自社での導入イメージを掴みやすくなります。また、導入企業の課題や解決策を知ることで、自社での課題解決のヒントを得られるかもしれません。

カスタマイズ性

独自の業務フローに合わせてカスタマイズが可能かを確認しましょう。標準機能だけでは対応できない場合でも、カスタマイズによって自社のニーズに合わせた運用が可能になります。

ユーザーインターフェース

直感的に操作できるか、AI機能が使いやすいかを確認しましょう。従業員がストレスなく利用できるツールを選ぶことで、AIツールの導入効果を最大限に引き出せます。

学習機能

AIが継続的に学習し、精度向上できる仕組みがあるかを確認しましょう。AIは、データを入力し学習させることで、より精度の高いアウトプットを出せます。継続的に学習できるAIツールを選ぶことで、長期的な業務効率の向上につながります。

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AIを搭載したグループウェア4選

AIと連携できるグループウェアを紹介します。

Microsoft 365は、WordやExcelといったオフィススイートをはじめ、コラボレーションに必要な機能を多数搭載したMicrosoftのグループウェアです。Microsoft 365には次のような特徴があります。

• WordやExcelを同時に共同編集
• Power AppsやPower Automateで自動化
• Microsoft Copilotにて生成AIを活用

Google Workspaceは、GmailやGoogle スプレッドシートでのAI活用が便利な、Googleの提供するグループウェアです。Google Workspaceには次のような特徴があります。

• Google スプレッドシートにて関数をAIが提案
• 多要素認証やログ監視といった高度なセキュリティ対策
• Duet AI for Google Workspaceにて文章や画像を生成

desknet's NEOは、中小企業から官公庁まで幅広く利用されているWebのグループウェアです。desknet's NEOには次のような特徴があります。

• スケジュール管理、企業ポータル、ワークフローなど機能が充実
• AppSuiteとの連携で独自のアプリを作成可能
• ChatGPTによるAIアシスタント機能を搭載

公開羅針盤V4 - 株式会社両備システムズ

公開羅針盤V4は、自治体向けに開発されたグループウェアです。公開羅針盤V4には次のような特徴があります。

• LGWANを利用し行政で求められるセキュリティ要件に適応
• メールや掲示板、スケジュール、手書き機能などを搭載
• Azure OpenAI Serviceを活用したAIチャット

グループウェアとAIの連携で業務を効率化

グループウェアとAIの連携は、業務効率化と生産性向上を実現するうえで有効な手段です。AIチャットボットや生成AIを活用することで、メール処理や情報収集、会議などを効率化できます。

AI搭載のグループウェアを選ぶ際は、課題に合わせて最適なツールを選びましょう。グループウェアを選ぶ際には、搭載している機能、他システムとの連携、運用コストなどチェックしましょう。また、あわせて各サービスの口コミも見ておくとよいです。