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グループウェア事例を解説、導入・活用のポイントは?注目サービスも紹介

最終更新日時:
記事の情報は2021-08-13時点のものです。
企業内の情報共有によって円滑なコミュニケーションを実現し、業務改善を行うグループウェアが注目されています。その活用のポイントとはなにか、導入に際しての注意点とともに、導入事例から読み解いていきます。

顧客の嗜好が多様化するなか、企業が生き残っていくためには、それぞれのニーズにあわせたスピーディな対応が必要となってきます。

しかし、社内コミュニケーションが円滑に行われていなかったらどうでしょう。

伝統ある企業の産経新聞社でも広告営業での属人化が進み、ルイ高のように各地での拠点間の共有に悩む企業も少なくありません。

そうした状況を解決する大きな可能性を秘めているのがグループウェアだといえるでしょう。その活用はどのように行えばよいのか、導入の際のポイントとあわせ、導入事例ととも解説します。

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グループウェアとは

グループウェアとは、ネットワークを介して、企業内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、生産性向上を実現するソフトウェアのことを指し、コラボレーティブソフトウェア(Collaborative Software)といわれる場合もあります。

さまざまなツールが統合・内包されており、スケジュール調整や設備予約、チャットなどさまざまな機能が利用可能です。

オンプレミスとして社内ネットワークを使用するグループウェアもありますが、最近は利便性からインターネットを使用したクラウドサービスが主流となっています。

グループウェアの機能

ソフトウェア/サービスにより異なりますが、グループウェアはさまざまなツールを内包しており、基本的には次のような機能を搭載しています。

  • 電子メール機能
  • 電子掲示板機能(BBS)
  • ライブラリ機能(ドキュメント共有)
  • スケジュール管理機能
  • ワークフロー機能
  • 会議室予約機能

チャットのように掲示板を介したメッセージ交換を行ったり、メンバー間のスケジュールを共有して確認したりできます。これらにより、リアルタイムでお互いの行動が確認できるようになり、ムダな動きを最小化できることが大きなメリットといえます。

また、近年はリモートワークやテレワークが推進されたことにより、在宅勤務が増加しました。そのためグループウェアを活用する企業が増えており、機能豊富なグループウェアは注目を集めています。

このほかにも、システムによって独自機能を持つものもあり、それぞれの機能はメンバーや部門ごとのアクセス制限を設けることも可能です。

下の記事では、グループウェアについてより詳しく解説しています。

グループウェアを導入するメリット・デメリット | 失敗しない運用ポイント
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グループウェア導入の8つのポイント

このように、導入によって企業に大きなメリットをもたらすグループウェアですが、クラウドサービスの登場で導入がしやすくなっている反面、活用できずに使われないツールとなってしまっているケースも見られます。

その多くは、導入時に充分な検討がされなかったことが要因であり、機能が自社にマッチしていなかった、使い勝手が悪く現場で活用されなかったなどが原因といえるでしょう。

本来、グループウェアは全スタッフが活用することで最大限の効果を発揮するものであり、大前提として考慮すべきなのです。

その大前提を念頭におきつつ、どのようなことに気をつけて導入検討を行えばいいのか、またさまざまなサービスが存在するなかで、どんなグループウェアを選べば失敗することなく運用できるのか、8つのポイントを挙げてみます。

要件に最適な製品を選ぶ

まずはグループウェアに何を求めているのか、どのような目的を達成するために導入を検討しているのか、明確にする必要があります。

上述したように、ほとんどのグループウェアが基本的な機能を搭載している一方、重視したい機能がオプションであったり、搭載されていなかったりといったことも考えられます。

どれもさほど変わらないだろうという考えで、コスト重視した選定をしてしまうと、結果的に使われないツールになってしまいます。

まずは業務上どのような機能が必要なのか洗い出し、必要十分な機能を満たすグループウェアを探してみましょう。公式サイトで機能をチェックするのはもちろんですが、デモやトライアルを利用して実際の機能を確かめるのもおすすめです。

トライアルを通じて現場の声を反映させる

クラウドベースで提供されるグループウェアを中心に、無料で試せるトライアル期間が用意されている製品も多くなっています。

これを利用して現場での使い勝手を比較調査し、検討事項に反映、より使われる可能性の高い製品を採用するという手法が考えられます。

実際にグループウェアを使うのは現場の社員なので、どのような機能が必要なのか・使いやすさのポイントはどこにあるのかなど現実的な声を拾い上げられます。トライアルなら無料ですみますし、ミスマッチも防げるので、メリットは大きいといえるでしょう。

ITスキルの低いスタッフの意見も重視する

グループウェアを活用する現場では、ITスキルが高くないスタッフも少なからず存在します。選定の際に、こうしたスタッフの意見を重視することで、現場でも使われやすいツールを導入可能になります。

ITスキルの高いスタッフはもちろん、高くないスタッフの声も取り入れることで、全社員が使いやすいグループウェアを導入するヒントが得られます。ITサービスの導入だからといってITスキルの高いスタッフから意見を聞くだけでなく、幅広く感想を求めるようにしましょう。

導入後のキーマンを配置する

グループウェア導入後のキーマンを配置しましょう。グループウェアに限らずですが、新たなツールやシステムは導入自体が目的ではなく、定着してはじめて意味があるものです。そのためには、導入後の全社的な活用を促進するよう、各部署で使い方を熟知し、周りに教えられるキーマンを配置しておく必要があります。

導入するグループウェアがいかに便利で、業務効率に役立つかを熟知し、啓蒙できるような人物が最適でしょう。

複数製品を検討する

システムやツールの導入時に、複数製品を候補にして検討することは鉄則ですが、親会社の意向で同じツールを導入せざるを得ないケースも考えられます。

しかし、親会社との情報共有が必須であるならばともかく、地方拠点の場合は独自の事情や、導入目的が異なるケースもあります。そのために、まずは要件を明確にし、複数製品から検討することが必要です。

親会社からの意向だからと同じツールにする前に、どのような目的で導入したいのか、別のツールにした場合のメリットはどのようなものかなど、よく検討しましょう。

フレキシブルな製品を選択する

変化の激しい市場経済に対応するため、企業自身も素早く変化することが求められています。

たとえば、事業規模の拡大や見直しは頻繁に行う必要がありますし、新たな事業を起こす必要があるかもしれません。

グループウェアを選定する場合、こうした人員の変動や、要件の変更にも柔軟に対応可能な製品が望ましく、あらゆる点で見極めていく必要があるでしょう。

小さく始めて拡大していく

グループウェアは全スタッフが活用することで効果を発揮する、と解説しましたが、周知徹底が進まないうちから全社的な採用に踏み切るのは危険だともいえます。

実際の運用にあたって不都合はないか、部署ごとに必要な機能の過不足はないかなど、一部での限られた運用を行ってみてから、全社導入に拡大しても遅くはありません

グループウェア活用のポイント

グループウェアには業務効率を改善し、生産性向上を実現するためのさまざまなツールが内包されています。

導入したグループウェアが定着したら、その機能を最大限活かしていく、活用方法の考慮が大事でしょう。

そのためのポイントを6つ紹介します。

報告書を作成・提出・共有

報告書や日報などの作成が必須となるビジネスパーソンであれば、これをできるだけ省力化し、共有することを望んでいるでしょう。

グループウェアはこうした機能を搭載しており、現時点でだれが閲覧したのかを確認できます

さらにワークフロー機能を持つサービスであれば、稟議の承認や決済までが可能で、その際も書類がどの段階にあるのかを把握できます。

下の記事では稟議について詳しく解説しています。

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従業員と会議室のスケジュールをまとめて管理

グループウェアでは従業員個々のスケジュール管理ができるだけでなく、他スタッフのスケジュールも共有可能なため、リアルタイムにお互いの行動を把握可能です。

また国産のグループウェアでは、これに加えて会議室の会社施設を管理可能なサービスもあり、日本企業の事情を考えた作り込みが行われている場合もあります。

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不在着信の用件を確実に伝達

ほとんどのグループウェアがマルチデバイス対応を果たし、外出先でのアクセスが可能となったことから、会社不在時の着信内容を確実に伝達可能となっています。

これによって、素早い対応が可能になり、顧客満足度を高められます。

業務進捗の一元管理

ToDo機能や案件管理機能を活用して、業務の進捗状況を一元管理、共有することが可能となります。

これによって、他スタッフの業務進捗が可視化され、リソースを振り分ける対応が可能になります。

社内規定や契約書の共有

社内文書や契約書のフォーマットを部署ごとに保存、共有して活用できます。

これによって、社内に散らばった情報を集約可能となり、必要なナレッジを素早く活用可能となります。

メンバー全員への通知確認

回覧・レポート機能を活用し、共有された情報をだれが開封したかを確認できます。

これによって情報漏れや伝達ミスを防止でき、紙の回覧のように途中で行方がわからなくなる、というようなこともなくなります。

desknet’s NEOでの活用事例

desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ)は、組織内の情報共有とコミュニケーションの改善に役立つ25のアプリケーションを標準搭載した、Webグループウェアです。

PC・タブレット・スマートフォンのマルチデバイスに対応。数人規模から数万人規模まで、すべてのユーザーに最小のコストで最大の導入成果を発揮します。

スケジュールやインフォメーション、ウェブメールといった基本的な機能に加え、本格ワークフローや社内ソーシャル、グローバル設計に対応した機能を標準で搭載し、国内メーカーならではの日本企業の商習慣にもマッチしています。

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事例:ルイ高

会社名:ルイ高業種:販売
事業内容:サッカーのゴールポストやテニス・バレー用のネットなど、各種スポーツ・公園施設器具の開発・販売

課題:拠点間の情報共有をスムーズに進める

東京本社のほか、仙台、福岡などに拠点を持つルイ高では、連絡に電話やFAXを利用していた。
ISO9001に基づいたさまざまな書類管理も行う必要があったため、グループウェアで業務の効率化を行う必要に迫られていた。

次の記事では、ISO(国際標準化機構)について詳しく解説しています。

ISO(国際標準化機構)とは?9001や14001などの規格の意味・制定手順
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効果:書類の共有、ワークフローで業務効率化、サーバ管理も激減

書類の共有がマスターを差し替えるだけで完了、申請もワークフローで行えることから業務効率が大幅にアップ、出張が減ると同時に、クラウド化によってサーバ管理が不要となり、コア業務へ集中できるという効果ももたらしている。

グループウェア注目サービス

さまざまな機能を活用することによって業務効率化と生産性向上をもたらすグループウェアを厳選して紹介します。

よりグループウェアを比較したい方はこちらをご覧ください。

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Google Workspaceは、業務に必要なGoogleが提供するツールを一か所にまとめたグループウェアです。

Google Chatでは、チームでファイルやドキュメントなどを共有し、リアルタイムに共同編集を実現。あらゆる端末でGmail、ドライブ、カレンダーなどを操作可能です。オフラインアクセス機能で、ネット環境のない場所でもアプリの基本機能が使用でき、生産性の向上をサポートします。

Google Workspaceについてはこちらから。

 Google Workspace(旧G Suite)とは?使い方・基本機能・料金・事例 - 対応アプリ一覧
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eValue V Airは、大塚商会が提供するeValue Vをクラウドで利用できるようにしたグループウェアです。ダッシュボードを作成すれば、予定やToDoリスト、売上レポートなど必要なデータをまとめて確認できます。料金プランは、ワークフローのみのプラン、ドキュメント管理のみのプラン、スケジュール管理とコミュニケーションも含めたプランなどががあり、自社にあった料金体系で導入可能。

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J-MOTTOグループウェアは、332万ユーザー以上が利用するdesknet's NEOの容量を抑え、安価なサービスをクラウド環境で提供するグループウェアです。

ビジネスに役立つ25種類のアプリケーションを標準搭載しており、導入してすぐに最大の効果を発揮し、セキュリティ対策やサポート体制も万全、中小企業を中心とする約4,000社、13万人のビジネスパーソンが活用しています。

特に徹底した不正アクセス防止対策、信頼性の高いデータセンター運用、二重化構造を採用した低障害設計は、法人にとって最適のサービスといえます。

Google WorkspaceJ-MOTTOグループウェアを含めたグループウェアの徹底比較はこちら。

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WaWaOffice for Workspace Organizerは、企業内LANを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかるグループウェアです。

もちろんクラウド環境を活用し、導入コストを大幅削減できるASPも提供、 グループウェアWaWaOfficeを中心に、オプションのワークフローWaWaFlow、簡易データベースWaWaD-Be、営業日報管理WaWaFrontierを連携可能なほか、既存のシステムとの連携もCSV経由で行えます。

シンプルな画面で直感的に操作が可能なことから、だれでも簡単に使用でき、中小企業からグループ会社まで最大3,000人まで利用可能です。

業務効率化のキーは、円滑なコミュニケーション

さまざまなチャネルが存在し、顧客の嗜好が多様化するなか、従来の属人的なビジネススタイルを継続していては、気が付かないうちに顧客の取りこぼしをしている可能性が大きくなります。

こうした属人的なスタイルから脱却し、企業全体のノウハウとして情報を蓄積・活用していくための第一歩は、社内のコミュニケーションを円滑に行うことにあるのではないでしょうか。

グループウェアはこれを実現するために最適のツールであり、上手く活用することによって、企業に大きなメリットをもたらします。

社内コミュニケーションで課題となっているのは何か、そのために何をするのか、企業自身が明確な目的意識を持ち、最適なグループウェアの導入・活用によって、労働生産性を上げていく必要があるといえるでしょう。

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